Confidentialité : conformité pour les cliniques en Ontario

Les cliniques exerçant en Ontario sont tenues de respecter les lois provinciales et fédérales en matière de protection des renseignements personnels, notamment ceux liés à la santé.

Cet article présente un aperçu des principales obligations en matière de confidentialité pour les cliniques ontariennes et explique comment Colib aide les cliniques à soutenir leur conformité. Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique.

Lois sur la protection des renseignements applicables en Ontario

Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA)

En Ontario, la principale loi encadrant les renseignements de santé est la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (PHIPA).

La PHIPA s’applique aux dépositaires de renseignements sur la santé, y compris les cliniques privées et les professionnels de la santé réglementés, lorsqu’ils recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels sur la santé (RPS) dans le cadre de la prestation de soins.

La PHIPA établit des règles concernant :

• la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels sur la santé ;

• les mesures de protection à mettre en place ;

• les droits des patients d’accéder à leurs renseignements et d’en demander la correction ;

• la transparence des pratiques de gestion de l’information.

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE / PIPEDA)

En plus de la PHIPA, les cliniques en Ontario peuvent également être assujetties à la LPRPDE (PIPEDA), la loi fédérale canadienne sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

Bien que la PHIPA ait généralement préséance pour les dossiers cliniques et la prestation de soins en Ontario, la LPRPDE peut s’appliquer dans certains contextes, notamment :

• la gestion de renseignements personnels non liés à la santé ;

• des activités commerciales ou administratives ne relevant pas directement des soins ;

• des échanges de données ou communications relevant de la compétence fédérale.

Ainsi, de nombreuses cliniques en Ontario opèrent sous le cadre des deux lois, selon la nature des renseignements traités.

Principes fondamentaux de confidentialité

Tant la PHIPA que la LPRPDE reposent sur des principes communs que les cliniques doivent respecter, notamment :

• recueillir, utiliser et communiquer les renseignements uniquement à des fins légitimes et appropriées ;

• limiter la collecte aux renseignements strictement nécessaires ;

• obtenir le consentement requis ;

• protéger les renseignements contre tout accès, utilisation ou communication non autorisés ;

• s’assurer que les renseignements sont exactes et à jour ;

• permettre aux personnes d’accéder à leurs renseignements et d’en demander la correction ;

• faire preuve de transparence quant aux pratiques de confidentialité.

Comment Colib soutient la conformité en matière de confidentialité

Colib est conçu pour aider les cliniques à mettre en place des mesures administratives, techniques et organisationnelles raisonnables afin de soutenir leurs obligations légales en matière de confidentialité.

Contrôles d’accès et gestion des utilisateurs

• Comptes utilisateurs individuels avec identifiants uniques

• Contrôles d’accès basés sur les rôles définis par la clinique

• Authentification à deux facteurs (2FA) pour renforcer la sécurité des comptes

• Restrictions par adresse IP (au besoin) afin de limiter l’accès à des réseaux ou emplacements approuvés

Ces mesures permettent de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux renseignements des clients.

Traçabilité et responsabilité

• Journaux d’activité enregistrant les accès et modifications des dossiers

• Possibilité pour les propriétaires de cliniques de surveiller l’utilisation et d’enquêter en cas d’incident

Ces fonctionnalités soutiennent les exigences de responsabilité prévues par la PHIPA et la LPRPDE.

☁️ Sécurité des données et hébergement

• Données chiffrées en transit et au repos

• Hébergement des données de santé sur des serveurs situés au Canada

• Sauvegardes régulières afin d’assurer la disponibilité et l’intégrité des données

Ces mesures contribuent à protéger les renseignements personnels et de santé contre la perte, le vol ou l’accès non autorisé.

Formulaires, consentement et documentation

• Création de formulaires personnalisés pour recueillir des renseignements et documenter le consentement

• Prise en charge des signatures électroniques, le cas échéant

• Sauvegarde automatique des notes cliniques afin de préserver des dossiers exacts

Ces outils aident les cliniques à répondre aux exigences en matière de consentement, de transparence et de tenue de dossiers.

Responsabilités des cliniques au-delà du logiciel

Bien que Colib fournisse une plateforme sécurisée, la conformité en matière de confidentialité demeure la responsabilité de chaque clinique.

Les cliniques en Ontario doivent également s’assurer de mettre en place des politiques et procédures internes appropriées.

Pratiques écrites en matière de confidentialité

La PHIPA exige que les cliniques maintiennent une description écrite de leurs pratiques de gestion de l’information, incluant :

• la manière dont les renseignements sont recueillis, utilisés et communiqués ;

• la façon dont les patients peuvent accéder à leurs renseignements ou en demander la correction ;

• le processus de gestion des plaintes liées à la confidentialité.

La Politique de confidentialité de Colib, qui décrit les pratiques propres à Colib, est disponible ici :
? https://www.colib.io/privacypolicy

Personne responsable de la confidentialité

Les cliniques doivent désigner une personne responsable de :

• superviser la conformité en matière de confidentialité ;

• répondre aux demandes d’accès et de correction ;

• traiter les questions ou plaintes liées à la protection des renseignements personnels.

Gestion du consentement

Les cliniques doivent s’assurer que le consentement requis est obtenu et que les membres de l’équipe comprennent bien la différence entre le consentement implicite et explicite, tel que prévu par la PHIPA.

PHIPA, LPRPDE et cadre juridique de Colib

Colib opère selon un cadre juridique clair, incluant ses Conditions d’utilisation, accessibles ici :
? https://www.colib.io/terms

Pour la majorité des cliniques en Ontario :

• la PHIPA régit les renseignements personnels sur la santé utilisés dans la prestation des soins ;

• la LPRPDE peut s’appliquer aux renseignements personnels non liés à la santé et aux activités commerciales.

L’utilisation d’une plateforme comme Colib, axée sur le contrôle des accès, la sécurité, la responsabilité et la transparence, aide les cliniques à répondre aux attentes des deux lois.

 Points clés à retenir

• Les cliniques ontariennes doivent se conformer à la PHIPA et, dans certains cas, à la LPRPDE

• Les cliniques sont responsables de la protection des renseignements personnels et de santé

• Colib offre des fonctionnalités de sécurité telles que la 2FA, les restrictions IP, le chiffrement, les contrôles d’accès et les journaux d’activité

• Des politiques écrites, une gestion claire du consentement et une personne responsable de la confidentialité sont essentielles

? Des questions ?

Si vous avez des questions concernant la manière dont Colib soutient la conformité en matière de confidentialité ou si vous souhaitez obtenir des précisions sur les fonctionnalités liées à la sécurité et à la protection des données, veuillez contacter support@colib.io.