Confidentialité : conformité à la LPRPDE (PIPEDA) pour les cliniques au Canada

Créé par Thibault Breboin, Modifié le Mer, 4 Févr. à 5:55 H par Thibault Breboin

Confidentialité : conformité à la LPRPDE (PIPEDA) pour les cliniques au Canada

Les cliniques exerçant au Canada sont tenues de respecter la législation fédérale en matière de protection des renseignements personnels qui encadre la collecte, l’utilisation, la communication et la protection des renseignements personnels, y compris les renseignements personnels de santé.

Pour les cliniques situées dans des provinces ou territoires ne disposant pas d’une loi provinciale du secteur privé jugée substantiellement similaire, la loi principale applicable est la LPRPDE (PIPEDA – Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques).

Cet article présente un aperçu des exigences de la LPRPDE applicables aux cliniques et explique comment Colib soutient la mise en place de pratiques de gestion des données sécuritaires et conformes. Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique.

Guides provinciaux de conformité en matière de confidentialité

En complément de cet aperçu national, Colib propose des guides de conformité spécifiques à certaines provinces. Consultez l’article correspondant à votre province :

Ces guides détaillent les lois provinciales applicables (PHIPA, Health Information Act, Loi 25, PIPA C.-B.) et expliquent comment les mesures de sécurité et de confidentialité de Colib soutiennent vos obligations de conformité.

Lois sur la protection des renseignements applicables aux cliniques au Canada

LPRPDE (PIPEDA) — loi fédérale canadienne du secteur privé

La LPRPDE (PIPEDA) s’applique aux organisations du secteur privé partout au Canada qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales.

Dans le contexte des soins de santé, la LPRPDE s’applique généralement aux cliniques exerçant dans des provinces ou territoires ne disposant pas d’une loi provinciale du secteur privé substantiellement similaire, ou dans des situations impliquant :

des échanges de données interprovinciaux ou transfrontaliers ;
des interactions avec des organisations sous réglementation fédérale ;
des activités commerciales relevant de la compétence fédérale.

En vertu de la LPRPDE, les cliniques sont responsables de la gestion des renseignements personnels — y compris les renseignements personnels de santé — tout au long de leur cycle de vie.

Principes fondamentaux de la LPRPDE

La LPRPDE repose sur dix principes de protection des renseignements personnels, qui constituent la base de la conformité pour les cliniques, notamment :

Responsabilité : désigner une personne responsable de la conformité et mettre en place des politiques et pratiques appropriées.
Détermination des fins de la collecte : les fins doivent être précisées avant ou au moment de la collecte.
Consentement : un consentement valable doit être obtenu pour la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements, sous réserve de certaines exceptions.
Limitation de la collecte : seuls les renseignements nécessaires aux fins déterminées doivent être recueillis.
Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements ne doivent être utilisés ou communiqués que pour des fins autorisées et conservés uniquement pour la durée nécessaire.
Exactitude : les renseignements doivent être exacts, complets et à jour.
Mesures de sécurité : des mesures administratives, techniques et physiques appropriées doivent protéger les renseignements personnels.
Transparence : les cliniques doivent être transparentes quant à leurs pratiques de confidentialité.
Accès individuel : les personnes ont le droit d’accéder à leurs renseignements et d’en demander la correction.
Possibilité de porter plainte : les personnes doivent pouvoir contester la conformité aux pratiques de confidentialité.

Comment Colib soutient la conformité à la LPRPDE

Colib est conçu pour aider les cliniques à mettre en place des mesures de protection raisonnables et des contrôles opérationnels conformes aux attentes de la LPRPDE en matière de confidentialité, de sécurité et de responsabilité.

Contrôles d’accès et mesures de sécurité

Colib met à disposition des outils permettant de sécuriser et de gérer l’accès aux renseignements personnels et de santé, notamment :

des comptes utilisateurs individuels avec identifiants uniques ;
des contrôles d’accès granulaires basés sur les rôles définis par la clinique ;
l’authentification à deux facteurs (2FA) pour les praticiens et les clients utilisant le portail client ;
des restrictions d’accès par adresse IP, au besoin, afin de limiter l’accès à des réseaux ou emplacements approuvés.

Ces mesures contribuent à réduire les risques d’accès non autorisé et à satisfaire aux exigences de sécurité de la LPRPDE.

Responsabilité et auditabilité

des journaux d’activité détaillés enregistrant les accès et modifications des renseignements personnels, avec indication de l’utilisateur ;
la possibilité pour les propriétaires de cliniques de consulter ces journaux afin de soutenir la supervision interne, les enquêtes et la responsabilité.

Hébergement et protection des données

chiffrement des données en transit et au repos ;
hébergement des renseignements personnels et de santé sur des serveurs situés au Canada ;
sauvegardes régulières afin d’assurer la disponibilité et l’intégrité des données ;
séparation logique des environnements de production, de test et de développement.

Consentement, formulaires et documentation

formulaires électroniques personnalisables permettant d’informer clairement les patients sur la collecte et l’utilisation de leurs renseignements ;
documentation du consentement intégrée aux flux cliniques et administratifs ;
sauvegarde automatique et en temps réel des données afin de réduire les risques de perte accidentelle.

Responsabilités organisationnelles en vertu de la LPRPDE

Bien que Colib fournisse une plateforme technique sécurisée, la conformité à la LPRPDE demeure la responsabilité de la clinique.

Les cliniques doivent notamment :

maintenir des politiques et pratiques écrites en matière de confidentialité ;
désigner une personne responsable de la confidentialité ;
répondre aux demandes d’accès et de correction dans les délais requis ;
gérer et documenter les plaintes et incidents de confidentialité.

Gestion des atteintes à la sécurité

En vertu de la LPRPDE, les organisations doivent déclarer les atteintes aux mesures de sécurité impliquant des renseignements personnels qui présentent un risque réel de préjudice grave.

Cela comprend l’obligation de :

notifier les personnes concernées ;
signaler l’incident au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ;
tenir un registre de toutes les atteintes.

Colib intègre des mesures préventives telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et la journalisation des activités. Toutefois, l’évaluation des incidents et le respect des obligations de notification demeurent la responsabilité de la clinique.

Responsabilités de la clinique et rôle de Colib

Colib agit à titre de fournisseur de services technologiques, soutenant les cliniques dans la gestion sécurisée des renseignements personnels et de santé.

Ce que Colib fournit

une plateforme sécurisée avec contrôles d’accès ;
des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité alignées avec les exigences de la LPRPDE ;
des outils soutenant la documentation du consentement et la transparence ;
l’hébergement des données au Canada et le chiffrement.

Les pratiques de Colib en matière de gestion des renseignements sont décrites dans sa Politique de confidentialité :
https://www.colib.io/privacypolicy

Ce qui demeure la responsabilité de la clinique

déterminer les finalités de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels ;
établir et maintenir des politiques et procédures internes ;
obtenir un consentement valide conformément à la LPRPDE ;
gérer les incidents de confidentialité, les plaintes et les demandes d’accès.

Le cadre contractuel et les responsabilités de Colib sont décrits dans ses Conditions d’utilisation :
https://www.colib.io/terms

Colib fournit l’infrastructure technique, tandis que la responsabilité réglementaire demeure celle de la clinique.

Points clés à retenir

La LPRPDE (PIPEDA) régit la conformité en matière de confidentialité pour de nombreuses cliniques au Canada.
Les cliniques demeurent responsables de la protection des renseignements personnels et de santé.
Colib offre des contrôles d’accès, des mesures de sécurité, une traçabilité et un hébergement des données au Canada pour soutenir la conformité.
Une conformité complète exige à la fois des mesures techniques et des pratiques organisationnelles solides.

Des questions ?

Si vous avez des questions concernant la conformité à la LPRPDE ou la manière dont Colib soutient les cliniques partout au Canada, veuillez contacter support@colib.io.