Confidentialité : conformité pour les cliniques au Québec

Les cliniques exerçant au Québec sont assujetties à des obligations strictes en matière de protection des renseignements personnels, notamment en ce qui concerne la collecte, l’utilisation, la communication et la protection des renseignements personnels, y compris les renseignements personnels de santé.

Cet article présente un aperçu du cadre juridique applicable aux cliniques au Québec, explique les principales exigences introduites par la Loi 25, et décrit comment Colib aide les cliniques à mettre en place des mesures de sécurité et de gouvernance conformes à ces obligations. Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique.

Lois sur la protection des renseignements applicables aux cliniques au Québec

Loi 25 — cadre de modernisation de la protection des renseignements personnels au Québec

La Loi 25 (anciennement le projet de loi 64) a modernisé le régime québécois de protection des renseignements personnels en modifiant, notamment, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

La Loi 25 s’applique à toute organisation qui recueille, utilise ou communique des renseignements personnels dans le cadre de ses activités, y compris les cliniques privées et les professionnels de la santé exerçant au Québec.

La Loi 25 introduit des obligations renforcées, notamment en matière :

• de gouvernance et de responsabilité à l’égard des renseignements personnels ;

• de consentement, de transparence et de limitation des finalités ;

• de sécurité des données et de gestion des incidents de confidentialité ;

• d’harmonisation avec des normes internationales reconnues en matière de protection des données.

LPRPDE (PIPEDA) et les cliniques au Québec

En plus de la Loi 25, la LPRPDE (PIPEDA – Personal Information Protection and Electronic Documents Act) peut s’appliquer dans certains contextes.

Le Québec est reconnu comme disposant d’une législation en matière de protection des renseignements personnels substantiellement similaire à la LPRPDE. Par conséquent, la Loi 25 régit généralement les renseignements personnels traités au Québec, notamment dans le cadre des activités locales et des services de santé.

Toutefois, la LPRPDE peut encore s’appliquer dans certaines situations, notamment :

• les échanges de données interprovinciaux ou transfrontaliers ;

• les interactions avec des organisations sous réglementation fédérale ;

• certaines activités commerciales impliquant des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Les cliniques doivent donc s’assurer que leurs pratiques respectent à la fois la Loi 25 et la LPRPDE, selon le contexte.

Principes fondamentaux de confidentialité en vertu de la Loi 25

La Loi 25 repose sur plusieurs principes clés que les cliniques doivent respecter :

• Responsabilité : mise en place de politiques et pratiques démontrant la conformité.

• Consentement : consentement clair, libre et éclairé pour des finalités précises.

• Limitation de la collecte : collecte limitée aux renseignements strictement nécessaires.

• Exactitude, conservation et destruction : renseignements exacts, conservés pour une durée limitée et détruits de façon sécuritaire.

• Transparence : information claire sur les pratiques de gestion des renseignements.

• Mesures de sécurité : protections administratives, techniques et physiques appropriées.

Ces principes sont cohérents avec ceux de la LPRPDE.

Comment Colib soutient la conformité à la Loi 25 et à la LPRPDE

Colib est conçu pour aider les cliniques à aligner leurs pratiques opérationnelles avec les exigences techniques et organisationnelles prévues par la Loi 25 et la LPRPDE, notamment en matière de sécurité, de contrôle d’accès, de responsabilité et de transparence.

Contrôles d’accès et mesures de sécurité

• Comptes utilisateurs individuels avec identifiants uniques

• Contrôles d’accès granulaires basés sur les rôles

• Authentification à deux facteurs (2FA) pour les praticiens et les clients

• Restrictions d’accès par adresse IP, au besoin

Responsabilité et auditabilité

• Journaux d’activité détaillés indiquant qui a accédé aux données et quand

Hébergement et protection des données

• Chiffrement des données en transit et au repos

• Hébergement des données au Canada

• Sauvegardes régulières

• Séparation logique des environnements (production, test, développement)

Consentement, formulaires et documentation

• Formulaires électroniques personnalisables

• Documentation du consentement intégrée aux flux de travail

• Sauvegarde automatique et en temps réel des données

Obligations organisationnelles en vertu de la Loi 25

Gouvernance et responsabilité

Les cliniques doivent :

• établir des politiques internes de protection des renseignements personnels ;

• désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels ;

• évaluer et gérer les risques liés à la confidentialité.

Transparence à l’égard des personnes concernées

Les organisations doivent informer clairement les personnes :

• des finalités de la collecte ;

• de l’utilisation et de la communication des renseignements ;

• de leurs droits d’accès et de rectification.

Obligations de notification en cas d’incident de confidentialité

En cas d’incident présentant un risque de préjudice sérieux, la Loi 25 exige :

• la notification des personnes concernées ;

• la notification de la Commission d’accès à l’information ;

• la documentation de l’incident et des mesures correctives.

La LPRPDE impose des obligations similaires lorsqu’elle s’applique.

Responsabilités de la clinique et rôle de Colib

Ce que Colib fournit

• Une plateforme sécurisée avec contrôles d’accès

• Des fonctionnalités de sécurité alignées avec la Loi 25 et la LPRPDE

• Des outils pour la gestion du consentement et la transparence

• Hébergement des données au Canada

La politique de confidentialité de Colib est disponible ici : https://www.colib.io/privacypolicy

Ce qui demeure la responsabilité de la clinique

• Déterminer les finalités de la collecte et de l’utilisation

• Maintenir des politiques et procédures internes

• Obtenir un consentement valide

• Gérer et déclarer les incidents de confidentialité

Les conditions d’utilisation de Colib sont disponibles ici : https://www.colib.io/terms

Points clés à retenir

• La Loi 25 encadre les obligations de confidentialité au Québec

• La LPRPDE (PIPEDA) peut également s’appliquer selon le contexte

• Colib offre des mesures de sécurité, de contrôle d’accès et de traçabilité

• La conformité complète requiert des mesures techniques et organisationnelles

Des questions ?

Pour toute question concernant la Loi 25, la LPRPDE ou la conformité en matière de confidentialité avec Colib, veuillez contacter support@colib.io.