Confidentialité : conformité pour les cliniques en Colombie-Britannique

Les cliniques exerçant en Colombie-Britannique sont assujetties à des lois provinciales encadrant la collecte, l’utilisation, la communication et la protection des renseignements personnels, y compris les renseignements personnels liés à la santé.

Cet article présente un aperçu du cadre de protection des renseignements applicable aux cliniques en Colombie-Britannique et explique comment Colib aide les cliniques à respecter leurs obligations en matière de confidentialité et de sécurité. Ce contenu est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique.

Lois sur la protection des renseignements applicables aux cliniques en Colombie-Britannique

Personal Information Protection Act (PIPA – Colombie-Britannique)

En Colombie-Britannique, les organisations du secteur privé — y compris les cliniques de soins privées — sont principalement régies par la Personal Information Protection Act (PIPA).

La PIPA s’applique aux organisations qui recueillent, utilisent ou communiquent des renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales. Cela inclut les renseignements personnels de santé recueillis et gérés par des cliniques privées, sauf lorsqu’une autre loi s’applique.

En vertu de la PIPA, les cliniques sont responsables de s’assurer que les renseignements personnels sont :

• recueillis à des fins raisonnables et appropriées ;

• utilisés et communiqués uniquement conformément à la loi ou avec le consentement requis ;

• protégés par des mesures de sécurité raisonnables ;

• conservés uniquement pour la durée nécessaire, puis détruits de façon sécuritaire ;

• accessibles aux personnes concernées sur demande, avec la possibilité de demander des corrections.

PIPA et LPRPDE (PIPEDA)

La Colombie-Britannique est reconnue comme disposant d’une législation en matière de protection des renseignements personnels substantiellement similaire à la LPRPDE (PIPEDA – Personal Information Protection and Electronic Documents Act).

Par conséquent, la PIPA s’applique généralement à la place de la LPRPDE pour les organisations du secteur privé opérant en Colombie-Britannique.

Toutefois, la LPRPDE peut encore s’appliquer dans certaines situations limitées, notamment :

• les échanges de données interprovinciaux ou transfrontaliers ;

• les interactions avec des organisations sous réglementation fédérale.

Les cliniques doivent donc être conscientes de ces deux cadres législatifs, tout en reconnaissant que la PIPA constitue la loi principale régissant la majorité de leurs activités en Colombie-Britannique.

Principes fondamentaux de confidentialité en vertu de la PIPA

La PIPA repose sur des principes similaires à ceux retrouvés dans l’ensemble des lois canadiennes en matière de protection des renseignements personnels, notamment :

• Responsabilité : l’organisation doit désigner une responsabilité interne et mettre en place des politiques appropriées ;

• Consentement : les renseignements personnels doivent généralement être recueillis, utilisés ou communiqués avec le consentement de la personne concernée ;

• Limitation de la collecte : seuls les renseignements nécessaires aux fins déterminées peuvent être recueillis ;

• Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : les renseignements ne peuvent être utilisés ou communiqués que pour des fins autorisées et conservés uniquement pour la durée nécessaire ;

• Exactitude : les renseignements doivent être raisonnablement exacts et complets ;

• Mesures de sécurité : des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables doivent être mises en place ;

• Transparence et accès : l’organisation doit être transparente quant à ses pratiques et permettre l’accès aux renseignements personnels.

Comment Colib soutient la conformité en Colombie-Britannique

Colib est conçu pour aider les cliniques à mettre en place des mesures techniques et organisationnelles conformes aux attentes de la PIPA et aux bonnes pratiques reconnues en matière de confidentialité.

Contrôles d’accès et mesures de sécurité

Colib permet aux cliniques de restreindre et de surveiller l’accès aux renseignements personnels et de santé grâce à :

• des comptes utilisateurs individuels avec identifiants uniques ;

• des contrôles d’accès granulaires, basés sur les rôles définis par la clinique ;

• l’authentification à deux facteurs (2FA) pour les praticiens et pour les clients utilisant le portail client ;

• des restrictions d’accès par adresse IP, au besoin, afin de limiter l’accès à des réseaux ou emplacements approuvés.

Ces contrôles contribuent à garantir que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux renseignements sensibles.

Responsabilité et auditabilité

• des journaux d’activité détaillés enregistrant les accès et modifications des renseignements personnels ;

• la possibilité pour les propriétaires de cliniques de consulter ces journaux afin de soutenir la supervision interne et les enquêtes.

Ces fonctionnalités soutiennent les exigences de responsabilité prévues par la PIPA.

Hébergement et protection des données

• données chiffrées en transit et au repos ;

• hébergement des renseignements personnels et de santé sur des serveurs situés au Canada ;

• sauvegardes régulières afin d’assurer la disponibilité et l’intégrité des données ;

• séparation logique des environnements de production, de test et de développement.

Ces mesures contribuent à protéger les renseignements personnels contre la perte, l’accès non autorisé ou la communication non autorisée.

Consentement, formulaires et documentation

• formulaires électroniques personnalisables permettant d’informer clairement les clients de la manière dont leurs renseignements sont recueillis et utilisés ;

• documentation du consentement intégrée aux flux cliniques et administratifs ;

• sauvegarde automatique et en temps réel des données afin de réduire les risques de perte accidentelle.

Ces outils soutiennent les exigences de consentement et de transparence prévues par la PIPA.

Responsabilités organisationnelles en vertu de la PIPA

Bien que Colib fournisse une plateforme technique sécurisée, la conformité en matière de confidentialité demeure la responsabilité de la clinique.

Les cliniques en Colombie-Britannique doivent notamment s’assurer de :

• maintenir des politiques et pratiques écrites en matière de confidentialité ;

• désigner une personne responsable de la protection des renseignements personnels ;

• répondre aux demandes d’accès et de correction dans les délais requis ;

• gérer et documenter les plaintes et incidents liés à la confidentialité.

Gestion des incidents de confidentialité

En vertu de la PIPA, les organisations doivent prendre des mesures raisonnables pour prévenir les atteintes à la vie privée et pour y réagir de manière appropriée lorsqu’elles surviennent.

Colib intègre des mesures préventives telles que le chiffrement, les contrôles d’accès et la journalisation des activités. Toutefois, l’évaluation des incidents, la détermination des obligations de notification et la communication avec les personnes concernées demeurent la responsabilité de la clinique.

Responsabilités de la clinique et rôle de Colib

Colib agit à titre de fournisseur de services technologiques, soutenant les cliniques dans la gestion sécurisée des renseignements personnels et de santé.

Ce que Colib fournit

• une plateforme sécurisée avec contrôles d’accès ;

• des fonctionnalités de sécurité et de confidentialité alignées avec les attentes de la PIPA ;

• des outils favorisant la documentation du consentement et la transparence ;

• l’hébergement des données au Canada et le chiffrement.

Les pratiques de Colib en matière de gestion des renseignements sont décrites dans sa Politique de confidentialité :
https://www.colib.io/privacypolicy

Ce qui demeure la responsabilité de la clinique

• déterminer les finalités de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels ;

• établir et maintenir des politiques et procédures internes en matière de confidentialité ;

• obtenir un consentement valide lorsque requis ;

• gérer les incidents de confidentialité et les demandes d’accès.

Le cadre contractuel et les responsabilités de Colib sont décrits dans ses Conditions d’utilisation :
https://www.colib.io/terms

Points clés à retenir

• La PIPA est la principale loi régissant la protection des renseignements personnels des cliniques privées en Colombie-Britannique.

• La LPRPDE (PIPEDA) peut s’appliquer dans certains contextes interprovinciaux ou fédéraux.

• Colib offre des fonctionnalités de sécurité, de contrôle d’accès, de traçabilité et de protection des données conformes aux attentes de la PIPA.

• Une conformité complète nécessite à la fois des mesures techniques et des pratiques organisationnelles solides.

Des questions ?

Si vous avez des questions concernant la conformité en matière de confidentialité en Colombie-Britannique ou sur la manière dont Colib soutient la gestion sécurisée des données, veuillez contacter support@colib.io