À qui s'adresse cet article ?
Un type de rendez-vous décrit l'un des services que vous offrez : une évaluation initiale, une visite de suivi, une séance vidéo, un atelier de groupe, etc. Chaque rendez-vous inscrit dans Colib utilise l'un de ces types.
Cet article explique ce que contrôle un type de rendez-vous et pourquoi il vaut la peine de prendre quelques minutes pour bien configurer les vôtres : une fois en place, votre horaire, vos factures, votre page de réservation et vos communications avec les clients suivent automatiquement.
Où les trouver : les types de rendez-vous se gèrent dans Réglages > Rendez-vous (www.colib.io/fr-ca/settings?show=appointments), regroupés par catégorie. Seuls les administrateurs de la clinique voient cette page et peuvent la modifier.
Ce que contrôle un type de rendez-vous
Quand vous ouvrez un type de rendez-vous (icône crayon sur sa ligne), ses réglages sont regroupés en sections. Cliquez sur le titre d'une section pour l'ouvrir. Voici à quoi sert chacune.
| Section | Ce que vous réglez |
|---|---|
| Général | Le nom en anglais et en français (chaque client voit le nom dans sa langue), la catégorie, l'emplacement, la durée, s'il s'agit d'une réunion en ligne, les clients et les praticiens qui peuvent l'utiliser, et sa couleur dans votre horaire. Avec plusieurs cliniques, vous choisissez aussi les cliniques où le type est offert ; avec des salles, si une salle est requise. |
| Réservation directe | Si les clients peuvent choisir ce type sur votre page de réservation et dans une demande d'inscription à la liste d'attente, combien de temps à l'avance ils peuvent réserver (minimum en heures, maximum en jours), et les temps tampons avant et après le rendez-vous. |
| Rendez-vous de groupe/classe | Transforme le type en rendez-vous de groupe, avec un nombre maximum de participants. |
| Facturation | La description imprimée sur les factures et les notifications (anglais et français), la devise, le prix, les taxes, les lignes supplémentaires de la facture, l'affichage du prix sur votre page de réservation et, si vous acceptez les paiements par carte, les options de paiement de la réservation en ligne. |
| Notifications | Le contenu ajouté à la confirmation, les rappels (un ou deux, et combien d'heures avant), la demande de confirmation d'arrivée et le courriel de suivi envoyé après le rendez-vous. |
| Automatisation des formulaires | Les formulaires envoyés automatiquement avec la confirmation de ce type de rendez-vous. |
| Chargement par lots | Le nom de ce service dans votre ancien logiciel, pour le faire correspondre lors de l'importation de vos données. |
| Paramètres de génération de notes alimentés par l'IA | Le gabarit utilisé pour mettre en forme vos notes IA pour ce type de rendez-vous. Il remplace le gabarit général choisi dans Réglages > Notes (www.colib.io/fr-ca/settings?show=notes). |
Certaines options n'apparaissent que lorsqu'elles s'appliquent à votre compte (plusieurs cliniques, salles, paiements par carte, couleurs...).
Ce que votre clinique y gagne
- Une facturation rapide et exacte — le prix, les taxes et la description de la facture viennent du type de rendez-vous : vous ne les ressaisissez pas à chaque rendez-vous.
- Des communications adaptées à chaque service — rappels, confirmation d'arrivée, courriels de suivi et formulaires se règlent par type : une première visite et un suivi n'envoient pas forcément les mêmes messages.
- La téléconsultation sans étape de plus — pour une réunion en ligne, Colib peut ajouter automatiquement un lien de visioconférence Colib au rendez-vous, ou vous pouvez saisir le lien de votre propre fournisseur de visioconférence. Le lien figure dans les notifications envoyées au client.
- Une page de réservation claire — vous décidez quels types vos clients peuvent réserver en ligne, avec quels praticiens, dans quel délai et avec quels temps tampons.
- Un horaire lisible — chaque type a sa propre durée et sa propre couleur dans votre horaire.
Bon à savoir
- Catégories — chaque type de rendez-vous appartient à une catégorie (et, au besoin, à une sous-catégorie). Les catégories organisent votre liste et les choix proposés sur votre page de réservation. Voir Comment organiser vos types de rendez-vous en catégories et sous-catégories.
- Partir d'un type existant — dupliquer un type copie tous ses réglages : créer une variante (par exemple une séance plus longue) prend quelques secondes.
- Les changements ne sont pas rétroactifs — un nouveau délai de rappel, par exemple, s'applique aux notifications planifiées après votre modification. Le bouton Actualiser les notifications programmées de la section Notifications les recalcule pour les rendez-vous à venir de ce type.
- Pour aller plus loin — rendez-vous de groupe/classe, types réservés à certains clients, formulaires envoyés avant un rendez-vous, un gabarit de note IA par type.
Pour les configurer, lisez Comment afficher, modifier, dupliquer et supprimer vos types de rendez-vous.
Vous avez encore une question ?
Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.
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