omment facturer les absences et les annulations tardives ?

À qui s'adresse cet article ?

Si votre politique d'annulation prévoit des frais pour les rendez-vous manqués, Colib peut les facturer pour vous. Une fois l'option activée, il suffit de changer le statut du rendez-vous à Non-présentation ou Annulé tardivement : Colib crée la facture, la prélève sur la carte de paiement enregistrée du client ou, s'il n'y a pas de carte, envoie la facture par courriel.

Avant de commencer : pour prélever une carte, les paiements par carte doivent être configurés dans Réglages > Paiements et le client doit avoir une carte de paiement enregistrée (voir Comment demander à un client de saisir ses informations de paiement). Chaque type de rendez-vous doit aussi avoir un prix (Réglages > Rendez-vous, section Facturation).

1Activer l'option et fixer vos frais

1. Allez dans les réglages de vos factures : www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices (Réglages > Factures).
2. Ouvrez la section Automatisation.
3. Activez Facturer automatiquement les non-présentations et les annulations tardives.
4. Sous Non-présentation, choisissez le Type de frais : Forfait (un montant fixe, par exemple 40 $) ou Pourcentage du prix du rendez-vous (par exemple 50 %). Saisissez ensuite le montant ou le pourcentage.
5. Faites de même sous Annulation tardive. Les deux frais peuvent être différents.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

2Changer le statut du rendez-vous

1. Ouvrez le rendez-vous à partir de votre horaire (www.colib.io/fr-ca/scheduler).
2. Dans Statut, choisissez Non-présentation ou Annulé tardivement, selon la situation.

3Confirmer : le client est facturé

Une fenêtre Confirmation Nécessaire vous indique que le ou les clients seront facturés et informés. Cliquez sur Oui pour confirmer, ou sur Non pour garder le statut précédent.

Après votre confirmation, Colib crée une facture pour les frais et :

• la prélève sur la carte de paiement du client s'il en a une enregistrée et que le rendez-vous n'a pas déjà été payé;
• sinon, envoie la facture au client par courriel;
• si la carte est refusée, envoie la facture par courriel et affiche un avertissement vous invitant à vérifier la carte de paiement du client.

Pour Annulé tardivement, le client est aussi informé de l'annulation, et la fenêtre de confirmation vous permet d'ajouter un message facultatif à cette notification. Pour un rendez-vous de groupe, chaque participant est facturé; sinon, la facture est adressée au payeur du rendez-vous.

Bon à savoir

• Prix obligatoire — aucuns frais ne sont créés pour un type de rendez-vous sans prix ou dont le prix est de 0 $. Colib affiche un avertissement si la facture n'a pas pu être créée.
• Modifications de tarif — si le client a une modification de tarif (tarif dégressif), elle est aussi prise en compte dans les frais (voir Comment configurer des tarifs dégressifs pour vos clients).
• Devise — un forfait s'applique aux types de rendez-vous dont le prix est en dollars canadiens. Pour une autre devise, utilisez un pourcentage du prix du rendez-vous.
• Une facture existe déjà — la fenêtre de confirmation vous l'indique et propose un lien pour changer le statut sans créer de nouvelle facture.
• Certains clients seulement — pour un client que vous ne voulez jamais facturer automatiquement, voir Comment ignorer les automatisations de facturation pour certains clients.
• Taxes selon la province du client — si vous utilisez ce mode, rien n'est facturé ni prélevé pour un client sans adresse (voir Comment mettre à jour les taxes par défaut de mes factures).
• Remboursements — si vous avez facturé un client par erreur, vous pouvez rembourser le paiement à partir du reçu de la facture.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.