Comment créer et utiliser des modèles de message pour répondre plus vite dans la messagerie ?

Les modèles de message permettent à votre clinique d'enregistrer des messages prérédigés afin que les praticiens puissent insérer une réponse courante en un seul clic — au lieu de retaper la même chose chaque fois. Les modèles sont partagés dans toute votre clinique, et le message demeure toujours modifiable avant son envoi.

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Ce que sont les modèles de message

Un modèle de message est un message réutilisable (par exemple un rappel de rendez-vous, une confirmation de réception de documents ou votre politique d'annulation). Une fois créé :

- Il est accessible à tous les praticiens de votre clinique.
- Il apparaît dans le composeur de la messagerie privée, prêt à être inséré.
- Le praticien peut modifier le texte inséré avant de l'envoyer — rien n'est envoyé automatiquement.

▎ Note : Les modèles de message ne sont disponibles que lorsque la messagerie privée avec les clients est activée pour votre clinique.

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Partie 1 — Créer et gérer vos modèles (administrateur)

Les modèles sont gérés par un administrateur de la clinique à partir des paramètres.

1. Allez dans Paramètres → Communications. ( https://www.colib.io/Settings?show=communications )
2. Ouvrez la section Messagerie privée avec les clients.
3. Assurez-vous que la messagerie privée est activée — la zone Modèles de message n'apparaît que lorsqu'elle est activée.
4. Cliquez sur Ajouter un modèle.
5. Remplissez les champs :
- Nom — l'étiquette du modèle dans la liste et dans le menu du clavardage (doit être unique dans votre clinique).
- Message — le texte qui sera inséré dans la conversation.
6. Laissez l'option Actif activée pour que le modèle soit proposé dans le clavardage, puis cliquez sur Sauvegarder.

Vous pouvez modifier ou supprimer un modèle plus tard à partir de la même liste. Rendre un modèle inactif le conserve dans vos paramètres, mais le masque dans le clavardage.

Personnaliser avec le prénom du client

Dans le message d'un modèle, utilisez le paramètre de substitution {firstname} ou {prenom} là où vous souhaitez que le
prénom du client apparaisse. Lorsqu'un praticien insère le modèle, le paramètre est automatiquement remplacé par le
prénom du client de cette conversation.

Exemple de modèle :

Bonjour {prenom}, petit rappel concernant votre prochain rendez-vous. À bientôt!

devient, dans une conversation avec John Doe:

Bonjour John, petit rappel concernant votre prochain rendez-vous. À bientôt!

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Partie 2 — Utiliser un modèle dans le clavardage (praticien)

1. Ouvrez la Messagerie et sélectionnez (ou démarrez) une conversation avec un client.
2. Dans la zone de message, cliquez sur le bouton modèles (l'icône en forme de bulle de dialogue à côté du champ de message).
3. Choisissez un modèle dans la liste — son texte est inséré dans la zone de message.
4. Révisez et modifiez le message au besoin, puis envoyez-le comme d'habitude.

Le modèle est seulement inséré, jamais envoyé de lui-même : vous gardez ainsi toujours le contrôle du message final.

▎ Astuce : Si vous ne voyez pas le bouton des modèles, c'est qu'aucun modèle actif n'a encore été créé — demandez à un administrateur de la clinique d'en ajouter (partie 1).

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Foire aux questions

Les modèles sont-ils personnels ou partagés?
Ils sont partagés dans toute la clinique. Tous les praticiens voient la même liste.

Puis-je modifier un modèle après l'avoir inséré?
Oui. Le texte est inséré dans votre zone de message et demeure entièrement modifiable avant l'envoi.

Le prénom du client se remplit-il toujours?
Oui, à condition que votre modèle utilise {firstname} ou {prenom}. Il est remplacé par le prénom du client de la conversation ouverte.

Puis-je masquer temporairement un modèle sans le supprimer?
Oui — réglez-le sur inactif. Il reste dans vos paramètres, mais n'apparaîtra pas dans le clavardage.