Comment la création de plusieurs cliniques affecte-t-elle les droits des praticiens?

Lorsque vous créez votre première clinique, votre compte bascule en mode multi-clinique. Vos données existantes (clients, praticiens, types de rendez-vous, formulaires, factures, demandes de liste d'attente, salles et rendez-vous) sont automatiquement rattachées à cette première clinique : rien ne disparaît.

À partir de ce moment, la clinique agit comme un deuxième niveau de filtrage, qui s'ajoute aux permissions que vous aviez déjà.

La règle d'or
En mode multi-clinique, le filtre par clinique s'applique en premier, et il s'applique à tout le monde.

- Un praticien voit les données des cliniques auxquelles il est rattaché (Réglages > Multi-cliniques).
- Un utilisateur rattaché à aucune clinique voit une liste de clients vide, aucun formulaire et aucune demande de liste d'attente — même s'il est administrateur ou qu'il a la permission « Possibilité de consulter les informations d'autres praticiens ».
- Un client rattaché à aucune clinique est invisible pour tout le monde.

Les permissions existantes (rôle d'administrateur, accès aux données des autres praticiens, droits de facturation,
etc.) continuent de s'appliquer, mais à l'intérieur des cliniques auxquelles vous avez accès. Les cliniques et les permissions se combinent : l'une ne remplace jamais l'autre.

▎ Avant toute chose, assurez-vous que chaque utilisateur est rattaché à au moins une clinique, sinon il se connectera à un compte vide.

Ce que ça change pour un administrateur
Être administrateur ne permet pas de contourner le filtre par clinique. Un administrateur doit être rattaché à descliniques comme tout le monde.
- Un administrateur rattaché à une ou plusieurs cliniques voit toutes les données de ces cliniques, pour tous les praticiens qui y travaillent, mais rien des cliniques auxquelles il n'est pas rattaché. C'est ainsi que l'on crée un gestionnaire de clinique : donnez-lui le rôle d'administrateur et rattachez-le uniquement à sa clinique.
- Un administrateur rattaché à aucune clinique ne voit rien du tout, même s'il a toujours accès aux réglages.
- Les administrateurs conservent un avantage sur les praticiens : ils voient aussi les éléments qui ne sont pas encore liés à un client — formulaires publics remplis par un nouveau patient, demandes de liste d'attente provenant de la page de réservation — à l'intérieur de leurs propres cliniques.

Les réglages restent communs à tout le compte. Les types de rendez-vous, les formulaires, les communications, les options de facturation, etc. sont partagés par toutes les cliniques : un administrateur d'une seule clinique les modifie quand même pour l'ensemble du compte. Les exceptions sont :
- Salles : un administrateur ne voit et ne gère que les salles de ses propres cliniques, et ne peut créer une salle que dans l'une d'elles.
- Multi-cliniques : seul un administrateur peut créer des cliniques et y rattacher les praticiens.

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1. Horaire et rendez-vous
Ce que vous voyez
- L'horaire affiche un sélecteur de cliniques et de praticiens. Seuls les praticiens rattachés à la ou aux cliniques sélectionnées y apparaissent.
- Votre sélection est conservée d'une session à l'autre.

Modifier un rendez-vous
Un utilisateur peut ouvrir et modifier un rendez-vous si :
- le rendez-vous appartient à l'une de ses cliniques, ou il en est le praticien assigné, ou il s'agit d'une entrée de type « Occupé » ou « Autre » (celles-ci ne sont jamais restreintes par clinique) ;
- et ses permissions lui donnent accès aux données de ce praticien.

Dans la fenêtre du rendez-vous
Dès qu'une clinique est sélectionnée, les listes sont filtrées automatiquement :
- Clients : uniquement les clients rattachés à cette clinique.
- Types de rendez-vous : uniquement ceux liés à cette clinique (Réglages > Rendez-vous).
- Praticiens : uniquement ceux rattachés à cette clinique.
- Salles : uniquement les salles de cette clinique, plus toute salle cochée « Disponible pour toutes les cliniques ».

Un élément qui n'a aucune clinique rattachée n'est jamais filtré, et la valeur déjà sélectionnée sur un rendez-vous existant reste toujours visible : vous ne perdrez aucune information sur un rendez-vous créé avant le changement.

Page de réservation en ligne : vos clients choisissent la clinique au moment de réserver.

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2. Clients
- La liste des clients n'affiche que les clients qui partagent au moins une clinique avec vous.
- Une colonne Cliniques et un filtre par clinique sont ajoutés à la liste (le filtre ne propose que vos propres cliniques). Le filtre s'applique aussi à l'export Excel.
- Chaque client doit être rattaché à au moins une clinique, et à trois au maximum. Le champ devient obligatoire dans la fiche client.
- Lorsque vous créez un client, il est automatiquement pré-rattaché à vos propres cliniques.
- Lorsque vous assignez un praticien à un client, seuls les praticiens des cliniques de ce client vous sont proposés.
- Un client créé à partir d'un formulaire est rattaché à la clinique sélectionnée sur ce formulaire.

▎ Si un utilisateur sans clinique crée un client, ce client n'aura aucune clinique et disparaîtra aussitôt de sa propre liste. Une raison de plus pour rattacher chaque utilisateur à une clinique dès le départ.

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3. Factures
Les factures suivent une règle plus souple que le reste de la plateforme. Un utilisateur voit :
- les factures de ses propres cliniques,
- plus ses propres factures, quelle que soit leur clinique,
- plus les factures sans clinique (typiquement celles créées avant le passage en multi-clinique).

Autres changements :
- Un filtre par clinique apparaît dans la liste des factures, et la clinique est affichée dans le tableau ainsi que dans l'export Excel.
- La clinique d'une nouvelle facture reprend celle du client, et est remplacée par la clinique du premier rendez-vous facturé si la facture porte sur des rendez-vous.
- Vous pouvez changer la clinique directement sur la facture. Les cliniques proposées sont celles du client.

Ce qui ne change pas : la numérotation et le PDF de la facture. La séquence de numérotation reste au niveau du compte
(ou par praticien si vous utilisez cette option), et le logo, l'adresse et l'en-tête du PDF restent ceux de votre établissement. Il n'y a pas de numérotation ni d'en-tête distincts par clinique.

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4. Formulaires

Dès que vous êtes en mode multi-clinique, un nouveau champ « Clinique » obligatoire est automatiquement ajouté à vos
formulaires, afin que la clinique soit enregistrée au moment où le formulaire est rempli. Il est prérempli avec la clinique du client lorsque celui-ci est déjà connu.

Les résultats de formulaires sont ensuite cloisonnés par clinique :
- Vous ne voyez que les résultats dont le client appartient à l'une de vos cliniques et dont le formulaire a été rempli pour l'une de vos cliniques.
- Un formulaire sans clinique enregistrée n'apparaît pas en mode multi-clinique.
- Un utilisateur sans clinique ne voit aucun résultat.

Ce champ apparaît dès que vous avez plus d'une clinique. Si vous n'en avez qu'une seule, les formulaires restent inchangés.

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5. Liste d'attente

- Chaque demande de liste d'attente est rattachée à une clinique, et la clinique est affichée dans la liste des demandes.
- Vous ne voyez que les demandes de vos propres cliniques — et, lorsque la demande est liée à un client existant, ce client doit lui aussi partager une clinique avec vous.
- Lorsqu'une place se libère, seuls les praticiens de cette clinique sont avisés.
- Le réordonnancement manuel des priorités est désactivé en mode multi-clinique, car l'ordre n'aurait pas de sens d'une clinique à l'autre.

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Bon à savoir

- Si un praticien change de lieu de pratique, mettez à jour son rattachement dans Réglages > Multi-cliniques : le changement est immédiat.
 - Si vous supprimez votre dernière clinique, le compte revient en mode clinique unique et tous les rattachements aux cliniques sont effacés.