Comment envoyer une télécopie à partir du dossier client ?

À qui s'adresse cet article ?

Certains de vos correspondants travaillent encore par télécopieur : médecins, hôpitaux, assureurs, autres cliniques. Colib vous permet de télécopier un document, une facture, un reçu ou un formulaire complété directement depuis le dossier d'un client, sans rien imprimer et sans télécopieur.

Cet article explique comment envoyer une télécopie, comment suivre sa livraison et comment retrouver toutes les télécopies envoyées par votre clinique.

Avant de commencer : l'envoi de télécopies est offert à toutes les cliniques, sans configuration. Chaque télécopie livrée avec succès est facturée. Consultez l'article Tarification des télécopies pour le détail.

Que pouvez-vous télécopier ?

Les notes cliniques ne peuvent pas être télécopiées.

Pour envoyer une télécopie, vous devez avoir le droit de modifier la section correspondante du dossier client (Documents, Factures ou Formulaires). Les membres de l'équipe qui ont un accès en consultation seulement ne voient pas le bouton de télécopie.

Étape 1 — Ouvrir la fenêtre d'envoi

1. Ouvrez le dossier du client.
2. Allez dans l'onglet Documents, Factures ou Formulaires.
3. Sur la ligne de l'élément à envoyer, cliquez sur l'icône de télécopieur (Envoyer par télécopie).

Étape 2 — Indiquer le destinataire

• Numéro de télécopieur du destinataire — un numéro nord-américain à 10 chiffres, par exemple 514 555-0123.
• Nom du destinataire — facultatif, il apparaît sur la page de garde.
• Destinataires mémorisés — si vous avez déjà envoyé une télécopie à ce correspondant, choisissez-le dans la liste au lieu de retaper le numéro.
• Mémoriser ce destinataire — cochez cette case pour ajouter le destinataire à votre liste personnelle. Cette liste est chiffrée et vous seul y avez accès.

Important : vérifiez bien le numéro avant l'envoi. Une télécopie envoyée au mauvais numéro ne peut pas être rappelée.

Étape 3 — Vérifier la page de garde et l'objet

Colib prépare tout pour vous, et vous pouvez tout modifier :

• Objet — prérempli avec le nom de votre clinique, le nom du client et le titre du document.
• Ajouter une page de garde — cochée par défaut. La page de garde indique le destinataire, votre clinique et l'objet.
• Commentaires de la page de garde — un message prêt à partir : le document envoyé, le client concerné, une mention de confidentialité et votre signature. Si votre clinique ne reçoit pas de télécopies, le message invite aussi le destinataire à vous répondre par courriel.
• Envoyer la confirmation de transmission à — l'adresse courriel qui reçoit la confirmation de livraison : la vôtre par défaut, ou celle de la clinique.

Étape 4 — Envoyer

Cliquez sur Envoyer. La télécopie est aussitôt confiée à notre fournisseur, et elle apparaît dans l'historique des communications du client.

Comment savoir si la télécopie a été livrée ?

Une télécopie met de quelques secondes à environ une heure à être livrée, selon la ligne du destinataire. Son statut est affiché dans l'historique des communications du client et dans la liste Télécopies envoyées.

Colib vérifie le statut des télécopies en attente toutes les heures. Si une télécopie ne peut pas être livrée, la personne qui l'a envoyée reçoit une notification Colib, Problème de livraison de télécopie, avec un lien vers le dossier du client. Vérifiez le numéro et renvoyez la télécopie.

Retrouver toutes les télécopies envoyées par votre clinique

1. Cliquez sur Télécopie dans le menu principal.
2. Ouvrez l'onglet Télécopies envoyées.

La liste affiche les télécopies des trois derniers mois. Utilisez les filtres pour la restreindre :

• À partir de et Jusqu'au — la période.
• Client — une liste de vos clients, avec recherche.
• Envoyée par — le membre de l'équipe qui a envoyé la télécopie.
• Statut — en cours, envoyée ou non envoyée.

Passez la souris sur un statut Non envoyé pour voir le motif donné par le fournisseur.

Vous ne voyez que les télécopies des clients que vous avez le droit de consulter.

Remarque : le menu Télécopie n'apparaît qu'une fois que votre clinique dispose d'un numéro de télécopieur dédié. Consultez l'article Recevoir des télécopies avec un numéro dédié. Sans ce numéro, vous suivez vos télécopies dans l'historique des communications de chaque client.

De quel numéro partent mes télécopies ?

• Votre clinique a un numéro de télécopieur dédié : vos télécopies partent de ce numéro, et vos correspondants peuvent vous répondre par télécopie à ce même numéro.
• Sinon : vos télécopies partent du numéro partagé de Colib. Vos correspondants ne peuvent pas vous répondre à ce numéro, c'est pourquoi la page de garde les invite à répondre par courriel.

Sécurité et confidentialité

• Notre fournisseur de télécopie est SRFax, une entreprise canadienne établie en Colombie-Britannique. Son service de télécopie est conforme à la PHIPA, et les télécopies sont stockées à Vancouver.
• Les numéros de télécopieur, les noms des destinataires et les objets sont chiffrés dans Colib.
• Chaque télécopie envoyée est consignée dans le journal d'audit de votre clinique.

Vous avez encore une question ?

Si une télécopie échoue à répétition vers un numéro donné, ou si vous ne voyez pas le bouton de télécopie dans un dossier client, écrivez-nous à support@colib.io. Nous serons heureux de vous aider.