Comment recevoir des telecopies/faxs en ligne avec un numéro dédié ?

À qui s'adresse cet article ?

Avec un numéro de télécopieur dédié, votre clinique reçoit ses télécopies directement dans Colib : références, rapports, résultats, demandes de renseignements. Plus de télécopieur à surveiller ni de papier à numériser, et chaque télécopie se classe dans le bon dossier client en quelques clics.

Cet article explique comment brancher votre propre compte SRFax à Colib, qui est avisé à l'arrivée d'une télécopie, qui peut ouvrir la messagerie fax, et comment l'utiliser.

Avant de commencer : la réception de télécopies nécessite votre propre compte SRFax. Vous le créez et le payez directement auprès de SRFax : Colib ne facture rien pour ce compte. Consultez Télécopies : combien ça coûte ? Pour brancher le compte, il faut avoir accès aux réglages du cabinet.

1Créer votre compte SRFax

1. Rendez-vous sur www.srfax.com et créez votre compte. Vous choisissez votre numéro de télécopieur à l'inscription. Vous n'avez rien à installer ni aucune ligne téléphonique à configurer.
2. Utilisez un mot de passe unique pour ce compte, que vous n'utilisez nulle part ailleurs.
3. Conservez le courriel de bienvenue de SRFax : il contient votre numéro de télécopieur et votre numéro de compte, dont vous avez besoin à l'étape suivante.

2Brancher votre compte SRFax à Colib

1. Allez dans Réglages > Communications (www.colib.io/fr-ca/settings?show=communications) et descendez jusqu'à la section Télécopie.
2. Cliquez sur Brancher mon compte SRFax. Une fois un compte branché, le bouton devient Modifier mon compte SRFax.

3. Dans la fenêtre Votre compte SRFax, saisissez le Numéro de télécopieur de votre compte SRFax, votre Numéro de compte SRFax (il est différent de votre numéro de télécopieur) et le Mot de passe du compte SRFax (celui qui sert à vous connecter à SRFax).
4. Laissez Utiliser mon compte SRFax dans Colib activé, puis cliquez sur Sauvegarder.

À l'enregistrement, Colib vérifie auprès de SRFax que le numéro de compte et le mot de passe sont exacts. Si SRFax les refuse, vérifiez-les dans votre courriel de bienvenue de SRFax et réessayez. Une fois votre compte branché :

• les télécopies que vous recevez arrivent dans Colib, sans avoir à vous connecter à SRFax ;
• les télécopies que vous envoyez depuis les dossiers clients partent de votre numéro, et vos correspondants peuvent vous répondre par télécopie ;
• le menu Télécopie apparaît dans la barre du haut pour votre équipe.

Vous pouvez communiquer votre numéro de télécopieur à votre réseau dès maintenant : médecins requérants, hôpitaux, assureurs et cliniques partenaires. Ajoutez-le aussi à votre papier à en-tête, à votre signature de courriel et à votre site Web. Votre numéro est affiché dans Réglages > Communications > Télécopie (Votre compte SRFax est connecté), ainsi qu'en haut de votre messagerie fax.

Comment votre mot de passe est-il protégé ? Il est chiffré avant d'être enregistré dans Colib et n'est plus jamais affiché, à personne. Si vous le changez dans SRFax, mettez-le aussi à jour dans Colib : cliquez sur Modifier mon compte SRFax, saisissez le nouveau mot de passe et sauvegardez. Laissez le champ vide pour conserver le mot de passe enregistré.

3Choisir qui est avisé à l'arrivée d'une télécopie

1. Dans la même section Télécopie de Réglages > Communications (www.colib.io/fr-ca/settings?show=communications), ouvrez la liste Membre avisé à la réception d'une télécopie.
2. Choisissez un membre de l'équipe, ou Administrateurs de la clinique.
3. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la page.

Par défaut, c'est la personne qui a créé le compte de la clinique qui est avisée. Vous pouvez faire ce choix avant de brancher votre compte SRFax : tout sera prêt dès le premier jour.

À l'arrivée d'une télécopie, cette personne reçoit une notification Colib, Télécopie reçue, et un courriel. Le courriel ne contient jamais la télécopie elle-même : il invite seulement à ouvrir votre messagerie fax dans Colib.

4Décider qui peut ouvrir la messagerie fax

Par défaut, tous les membres de l'équipe peuvent ouvrir la messagerie fax. Pour retirer cet accès à quelqu'un :

1. Allez dans Réglages > Équipe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=team) et cliquez sur l'icône de crayon du membre.
2. Dans la section Droits, désactivez Accès à la messagerie fax.
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Utiliser votre messagerie fax

Cliquez sur Télécopie dans la barre du haut (www.colib.io/fr-ca/faxes). L'onglet Télécopies reçues s'ouvre en premier, avec le numéro de télécopieur de votre clinique en haut, et affiche les télécopies des trois derniers mois.

Pour chaque télécopie, vous voyez :

• Reçue le — la date et l'heure de réception.
• Titre — l'identification envoyée par le télécopieur de l'expéditeur, ou Télécopie reçue s'il n'y en a pas.
• Expéditeur — le numéro de télécopieur de l'expéditeur. Si ce numéro fait partie des destinataires mémorisés par votre équipe lors d'envois, son nom s'affiche à côté.
• Pages, le Dossier client où la télécopie est classée (Non classée sinon) et son Type de contenu.

Le nombre de télécopies à classer s'affiche au-dessus de la liste. Utilisez les filtres pour retrouver une télécopie par période, par client ou par statut : À classer ou Classées.

Qui voit quoi : les télécopies pas encore classées sont visibles par tous les membres de l'équipe qui ont accès à la messagerie fax. Une fois classée dans un dossier client, une télécopie n'est visible et ne s'ouvre que pour les membres autorisés à consulter les documents de ce client.

Nouvelles télécopies

Colib vérifie régulièrement votre ligne et importe automatiquement les nouvelles télécopies. Pour vérifier tout de suite, cliquez sur Actualiser : les nouvelles télécopies apparaissent aussitôt dans la liste.

Consulter une télécopie

Cliquez sur l'icône d'œil pour ouvrir la télécopie dans une visionneuse. Vous pouvez parcourir ses pages et la télécharger.

Classer une télécopie dans un dossier client

1. Cliquez sur l'icône de dossier (Classer dans un dossier client).
2. Choisissez le client dans la liste. Tapez quelques lettres du nom pour le chercher.
3. Choisissez le Type de contenu : document, rapport, formulaire, facture, reçu ou autre.
4. Cliquez sur Classer la télécopie.

Une fois classée, la télécopie apparaît à deux endroits dans le dossier du client :

• dans l'onglet Communications, avec son type de contenu ;
• dans l'onglet Documents, dans un dossier Faxes créé automatiquement la première fois.

Classée dans le mauvais dossier ? Classez-la de nouveau dans le bon : le document est déplacé vers le dossier du nouveau client, il n'est pas dupliqué. Pour classer une télécopie, il faut avoir le droit de modifier les documents des clients ; la liste n'affiche que les clients dont vous pouvez modifier les documents.

Supprimer une télécopie

Cliquez sur l'icône de corbeille, puis confirmez. La télécopie est supprimée définitivement de la messagerie. Si elle était déjà classée, la copie dans les documents du client est conservée, et la supprimer de la messagerie demande le droit de modifier les documents de ce client.

Ne plus utiliser votre compte SRFax dans Colib

Cliquez sur Modifier mon compte SRFax, désactivez Utiliser mon compte SRFax dans Colib, puis cliquez sur Sauvegarder. Colib cesse de recevoir vos télécopies, le menu Télécopie disparaît, et les télécopies que vous envoyez repartent du numéro partagé de Colib. Pour fermer le compte SRFax lui-même, communiquez avec SRFax.

Bon à savoir

• Conservation — les télécopies reçues restent dans votre messagerie fax pendant un an, puis sont supprimées automatiquement. Les télécopies classées dans un dossier client restent dans les documents du client, comme vos autres documents.
• Fournisseur canadien — SRFax est une entreprise canadienne établie en Colombie-Britannique. Son service de télécopie est conforme à la PHIPA, et les télécopies sont stockées à Vancouver.
• Télécopies importées — une fois importée dans Colib, une télécopie est retirée de votre boîte de réception SRFax, et le fichier est stocké chiffré dans Colib.
• Traçabilité — chaque consultation, téléchargement, classement et suppression d'une télécopie reçue, ainsi que chaque modification de votre compte SRFax, est consigné dans le journal d'audit de votre clinique.
• Envoyer des télécopies — consultez Comment envoyer une télécopie à partir du dossier client.

Vous avez encore une question ?

Si une télécopie attendue n'apparaît pas après une actualisation, ou pour toute autre question, écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider. Pour toute question sur votre forfait ou votre facture SRFax, communiquez avec SRFax.