Comment créer des consentements personnalisés pour votre clinique ?

À qui s'adresse cet article ?

Le registre des consentements de Colib couvre déjà les consentements usuels : collecte et utilisation des renseignements personnels, communication à un tiers, consentement du parent ou du tuteur, rappels par message texte. Mais chaque clinique recueille aussi ses propres consentements : photos au dossier clinique, participation à des séances de groupe, présence d'un interprète ou d'un stagiaire pendant la séance, etc.

Avec les consentements personnalisés, vous rédigez ces consentements une seule fois, dans vos mots, en anglais et en français. Votre équipe peut ensuite les consigner dans n'importe quel dossier client, et Colib conserve avec chaque consignation le texte exact présenté au client. Si vous modifiez ce texte plus tard, vous pouvez toujours prouver ce que chaque client a accepté.

Avant de commencer : les consentements personnalisés se créent dans les Réglages, par un administrateur de la clinique. Une fois créés, toute personne qui peut modifier les renseignements des clients peut les consigner dans un dossier client. Pour le fonctionnement général du registre des consentements, consultez Comment consigner et suivre les consentements des clients dans Colib.

1Créer un consentement personnalisé

1. Allez dans Réglages > Clients (www.colib.io/fr-ca/settings?show=clients).
2. Dans la section Consentements personnalisés, cliquez sur Ajouter un consentement personnalisé.
3. Saisissez le Nom (anglais) : c'est le nom que votre équipe choisit dans la liste et celui qui s'affiche dans le registre des consentements du client, par exemple Photos for the clinical record. Le Nom (français) est facultatif ; il s'affiche pour les personnes qui utilisent Colib en français, par exemple Photos au dossier clinique.
4. Rédigez le Texte du consentement (anglais) : la phrase exacte que le client accepte. Ajoutez le Texte du consentement (français) si vous avez des clients francophones, par exemple J'accepte que des photos de la zone traitée soient prises pendant mes séances et conservées dans mon dossier clinique, afin de suivre l'évolution de mon traitement.
5. Laissez Actif activé, puis cliquez sur Sauvegarder.

Le consentement apparaît dans le tableau de la section, avec son Nom, la date de Texte modifié le et son Statut.

Astuce : un consentement personnalisé par objet. Un client peut accepter les photos et refuser les séances de groupe : avec deux consentements distincts, le registre montre clairement chaque réponse.

2Consigner un consentement personnalisé dans un dossier client

1. Ouvrez le dossier client depuis votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients), cliquez sur l'onglet Intimité, puis sur Consentements.
2. Cliquez sur Consigner un consentement.
3. Dans Type de consentement, choisissez Consentement personnalisé. Une deuxième liste apparaît : choisissez votre consentement dans Consentement personnalisé.
4. Lisez le Texte présenté au client avec le client, ou vérifiez qu'il correspond à ce qui a été accepté. Il s'affiche dans la langue du client.
5. Choisissez la Réponse : Consentement obtenu ou Consentement refusé ou retiré.
6. Si le consentement a été donné un autre jour, indiquez la Date d'obtention. Laissez ce champ vide s'il a été donné aujourd'hui.
7. Au besoin, ajoutez quelques mots dans Details, par exemple la façon dont le consentement a été donné (verbalement à la première séance, sur le formulaire papier).
8. Activez l'attestation J'atteste que ce consentement a été donné par la personne concernée, ou par le titulaire de l'autorité parentale.
9. Cliquez sur Sauvegarder.

Vous ne voyez pas Consentement personnalisé dans la liste ? Ce choix n'apparaît que si votre clinique a au moins un consentement personnalisé actif. Les administrateurs de la clinique voient aussi, dans la fenêtre, un lien Gérer vos consentements personnalisés qui ouvre Réglages > Clients.

Important : le texte du consentement et vos détails sont conservés ensemble avec la consignation, et ensemble ils ne peuvent pas dépasser 600 caractères. Si Colib vous indique que les détails sont trop longs, raccourcissez-les : le texte du consentement, lui, est toujours conservé en entier.

Ce que conserve le registre

La nouvelle consignation apparaît en haut du registre des consentements du client :

• Type : le nom de votre consentement personnalisé.
• Source : Praticien(ne), avec le nom de la personne qui l'a consigné.
• Version : la date et l'heure (UTC) du texte en vigueur au moment de la consignation.
• Details : cliquez sur Voir pour lire le texte exact présenté au client, suivi de vos détails.

Au-dessus du tableau, chaque consentement personnalisé a sa propre pastille, qui indique la réponse actuelle du client : un crochet vert quand le consentement tient, une croix rouge quand il a été refusé ou retiré.

3Modifier le texte ou ne plus utiliser un consentement

Dans Réglages > Clients > Consentements personnalisés, cliquez sur le crayon d'un consentement pour ouvrir Modifier le consentement personnalisé.

• Modifier le texte : corrigez le texte et cliquez sur Sauvegarder. La date de Texte modifié le change, et les consentements que vous consignez à partir de ce moment portent le nouveau texte et la nouvelle version. Les consentements déjà consignés conservent le texte présenté à l'époque : rien n'est réécrit dans les dossiers clients.
• Renommer un consentement : changer seulement le nom ne crée pas de nouvelle version du texte. Le nouveau nom s'affiche partout, y compris sur les consignations déjà faites.
• Ne plus utiliser un consentement : désactivez Actif et cliquez sur Sauvegarder. Le consentement n'est plus proposé lors de la consignation d'un consentement, mais les consignations déjà faites demeurent dans les dossiers clients. Vous pouvez le réactiver à tout moment.

Important : un consentement personnalisé ne peut pas être supprimé, seulement désactivé, parce que des dossiers clients peuvent y faire référence. Si vous changez le sens d'un consentement, créez-en un nouveau plutôt que de réécrire l'ancien : le registre reste facile à lire.

Bon à savoir

• Qui peut faire quoi : les administrateurs de la clinique créent, modifient et désactivent les consentements personnalisés. Les personnes qui peuvent modifier les renseignements des clients les consignent ; celles qui peuvent seulement consulter les dossiers clients voient le registre, sans le bouton Consigner un consentement.
• Propres à chaque clinique : les consentements personnalisés appartiennent à votre clinique ; ils ne sont proposés que dans vos propres dossiers clients.
• Jusqu'à 50 consentements personnalisés : une fois la limite atteinte, le lien Ajouter un consentement personnalisé disparaît. Les consentements désactivés comptent dans la limite.
• Rien n'est modifié ni effacé : comme toute consignation du registre, un consentement personnalisé consigné ne peut être ni modifié ni supprimé. Pour corriger une erreur, consignez une nouvelle entrée avec la bonne réponse et expliquez-la dans les détails. Un retrait se consigne de la même façon, avec Consentement refusé ou retiré.
• À voir aussi : les autres types de consentement, ce que Colib consigne de lui-même et la façon de consigner un refus : Comment consigner et suivre les consentements des clients dans Colib.

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Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.