Quelles sont les mesures de sécurité des données et de conformité offertes par Colib?

À qui s'adresse cet article ?

Cet article s'adresse aux propriétaires de clinique, aux responsables de la protection des renseignements personnels et à toute personne qui doit expliquer comment les renseignements des clients sont protégés dans Colib, par exemple à un ordre professionnel, à un assureur ou à un client. Les fonctionnalités de sécurité de Colib protègent vos données à tous les niveaux et aident votre clinique à respecter ses obligations en vertu des lois PHIPA, LPRPDE, LPRPSP, HIA, PIPA et de la Loi 25 (Québec).

Colib est conforme à la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques), notamment en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur la santé (RPS). En d'autres termes, nous avons mis en place une série de protocoles de sécurité techniques et organisationnels, décrits ci-dessous. La liste complète et à jour figure sur notre page Sécurité (www.colib.io/fr-ca/security).

Hébergement et chiffrement

• Toutes les données hébergées au Canada — bases de données, fichiers et copies de sauvegarde sont hébergés exclusivement au Canada, dans la région AWS Canada (Montréal).
• Chiffrement de nos serveurs — les données sont chiffrées au repos sur nos serveurs, et les renseignements les plus sensibles sont chiffrés une seconde fois, champ par champ, en AES-256.
• Chiffrement du site Web — tous les échanges entre votre appareil et Colib sont chiffrés (TLS 1.2 ou 1.3 seulement). Les renseignements personnels sur la santé sont protégés par les identifiants propres à chaque utilisateur, et ne sont déchiffrés que lorsqu'un utilisateur autorisé ouvre une page.
• Documents chiffrés — les fichiers ajoutés au dossier d'un client sont chiffrés avant d'être enregistrés dans un stockage privé, et chaque fichier importé est vérifié contre les logiciels malveillants avant d'être enregistré.
• Sauvegardes quotidiennes — vos données sont sauvegardées chaque jour, au Canada.
• Aucun numéro de carte conservé — les numéros de carte sont transmis directement à notre partenaire de paiement certifié PCI DSS. Colib ne conserve qu'un jeton, les quatre derniers chiffres, la date d'expiration et le pays de la carte.

Accès à vos comptes

• Comptes individuels et droits d'accès — chaque administrateur et chaque praticien se connecte avec son propre compte. Les administrateurs décident, membre par membre, de ce que chaque personne peut voir et modifier. Consultez Quels sont les différents niveaux de droits/options pour les membres de mon cabinet ?
• Mots de passe robustes — les mots de passe doivent compter de 12 à 80 caractères et combiner majuscules, minuscules, chiffres et un caractère spécial. Les mots de passe connus pour avoir fuité sont refusés, et les cinq derniers mots de passe d'un compte ne peuvent pas être réutilisés.
• Authentification à deux facteurs — praticiens, personnel et clients peuvent exiger un code envoyé par courriel ou par message texte à chaque connexion. Elle est obligatoire pour les cliniques situées au Québec. Consultez Comment activer l'authentification à deux facteurs sur Colib ?
• Surveillance des connexions — un compte est verrouillé temporairement après des tentatives échouées répétées, et le titulaire reçoit un courriel quand son compte est utilisé depuis un appareil inconnu. Veuillez consulter l'article nommé « Mon compte est verrouillé après plusieurs tentatives de connexion : que faire ? » et l'article nommé « J'ai reçu un courriel « nouvelle connexion depuis un appareil inconnu » : que faire ? ».
• Appareils connus — pour distinguer une connexion habituelle d'une connexion inhabituelle, Colib conserve les appareils et les adresses utilisés par chaque compte. L'adresse est conservée chiffrée, jamais en clair. Un appareil est oublié après un an sans utilisation, et tout est effacé à la suppression du compte.
• Restriction par adresse IP — avec le forfait Pratique Pro, vous pouvez limiter certains membres de l'équipe aux connexions Internet de votre clinique. Veuillez consulter l'article nommé « Comment restreindre l'accès à Colib à certaines adresses IP ».
• Déconnexion automatique — chaque clinique choisit après combien de temps sans activité ses utilisateurs sont déconnectés. Veuillez consulter l'article nommé « Comment régler la déconnexion automatique après une période d'inactivité ».
• Revue des accès — dans Réglages > Équipe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=team), vous voyez la dernière connexion de chaque membre, les comptes sans connexion depuis 90 jours sont signalés pour que vous puissiez les révoquer, et la liste peut être exportée vers Excel.

Protection de la plateforme

• Protection contre les attaques — Colib dispose de plusieurs couches de protection contre les attaques Web courantes, et chaque connexion à Colib est obligatoirement chiffrée en HTTPS.
• Développement sécurisé — les composants logiciels sur lesquels Colib s'appuie sont vérifiés par rapport aux vulnérabilités connues.

Traçabilité

• Journaux d'accès des utilisateurs — chaque fois qu'un membre de l'équipe consulte, crée, modifie, supprime ou télécharge des renseignements sur un client, une entrée est enregistrée avec la date, l'utilisateur, l'appareil et l'adresse IP. Un second journal enregistre ce que les clients font dans leur portail client. Les administrateurs de chaque clinique, et les membres qu'ils autorisent, peuvent consulter et exporter ces journaux en tout temps. Consultez Comment accéder au journal d'activité ?
• Les interventions de Colib sont journalisées aussi — quand notre équipe de soutien intervient dans votre clinique, ses actions apparaissent dans votre journal sous son propre nom.
• Alertes de sécurité — les événements de sécurité sont revus chaque jour par le responsable de la sécurité de Colib, et les alertes qui concernent votre clinique sont listées dans Réglages > Sécurité. Veuillez consulter l'article nommé « Que sont les alertes de sécurité de ma clinique ? ».
• Transparence envers vos clients — dans le portail client, chaque client voit son propre journal d'accès et peut télécharger toutes ses données en une seule archive.
• Registre des consentements — les consentements donnés par vos clients sont enregistrés avec le texte exact affiché, sa version et la date, et sont visibles dans le dossier du client. Consultez Comment consigner et suivre les consentements de vos clients dans Colib ?

Notre organisation

• Formation annuelle des employés — nous offrons chaque année une formation obligatoire à tous les employés sur la confidentialité et la sécurité des données.
• Procédures claires de gestion des incidents — nous avons mis en place des procédures rigoureuses pour identifier, gérer et signaler toute situation suspecte ou douteuse à notre responsable de la protection des renseignements personnels.
• Tests d'intrusion indépendants — des firmes externes certifiées en sécurité testent notre plateforme au moins une fois par année.
• Responsable de la protection des renseignements personnels — Colib a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Ses coordonnées figurent dans notre politique de confidentialité (www.colib.io/fr-ca/privacypolicy).

Une intelligence artificielle encadrée

Les fonctions d'IA (transcription des séances de télésanté, brouillons de notes, assistant de reformulation, extraction de formulaires, dictée vocale) sont activées par la clinique et déclenchées par le praticien, et chaque brouillon produit par l'IA doit être révisé par le praticien. Vos renseignements sont toujours hébergés au Canada. La transcription s'effectue au Canada, tandis que la génération des brouillons de notes, des suggestions de reformulation et des extractions de formulaires peut être traitée en mémoire au Canada ou aux États-Unis, le temps de quelques secondes, sans que rien n'y soit stocké, journalisé ni conservé, et sans servir à entraîner des modèles d'IA. Détails : www.colib.io/fr-ca/aipolicy.

• Modèles utilisés — la transcription des séances de télésanté s'effectue sur un modèle hébergé dans l'infrastructure AWS de Colib, au Canada. Les brouillons de notes sont produits au moyen du service géré Amazon Bedrock, avec le modèle Claude Sonnet 4.6 pour toutes les cliniques.
• Le modèle est indiqué sur chaque brouillon — chaque brouillon porte le nom du modèle qui l'a rédigé.
• Consentement au Québec — au Québec, quand une note assistée par l'IA est prévue, le client doit cocher une case de consentement avant de rejoindre la séance de télésanté : sans ce consentement, il est impossible de rejoindre la séance. Veuillez consulter l'article nommé « Comment le consentement du client à la prise de notes par IA est recueilli et que se passe-t-il s'il le retire ».
• Chaque fonction peut être activée ou désactivée — chaque clinique peut activer ou désactiver les fonctions d'IA dans ses réglages, par exemple l'assistant de reformulation, l'extraction de formulaires et la dictée vocale. Veuillez consulter l'article nommé « Comment activer ou désactiver les fonctions d'intelligence artificielle de votre clinique ».
• Suspension centrale — Colib peut suspendre n'importe quelle fonction d'IA de façon centralisée.

Note concernant la conformité HIPAA

Bien que Colib soit une plateforme basée au Canada et ne soit pas directement soumise à la loi américaine HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), nous avons mis en place des mesures de sécurité techniques et organisationnelles alignées sur les principales exigences de HIPAA. Celles-ci incluent :

• Procédures de notification en cas de brèche — nous disposons de protocoles internes pour détecter, documenter et signaler tout accès non autorisé aux données personnelles, en suivant des processus similaires à ceux exigés par HIPAA.
• Journaux d'accès des utilisateurs — Colib conserve des journaux détaillés des accès effectués par les praticiens, ce qui assure une traçabilité complète des activités sur la plateforme. Ces journaux sont accessibles en tout temps par les administrateurs de chaque clinique.
• Plans de continuité et de réponse aux incidents — nous avons mis en place des plans clairs pour la gestion des incidents et la continuité des activités, avec des protocoles d'escalade définis et l'implication de notre responsable de la protection des renseignements personnels.
• Sécurité des données dès la conception — le chiffrement, l'authentification sécurisée et les contrôles de confidentialité sont intégrés à tous les niveaux de la plateforme, de l'hébergement des données au Canada jusqu'à l'accès par les praticiens.

Bien qu'aucun organisme ne délivre officiellement de certification HIPAA, Colib applique les meilleures pratiques conformes aux normes HIPAA et reste pleinement engagée à soutenir les praticiens établis aux États-Unis qui ont besoin de garanties conformes à ces normes.

Procédures de notification en cas de brèche

Colib a mis en place des protocoles internes pour détecter, évaluer et traiter tout accès non autorisé à des renseignements personnels sur la santé ou à d'autres données sensibles. Ces procédures incluent :

Accessibilité

Colib vise le niveau AA des règles d'accessibilité WCAG 2.2. Lisez notre déclaration d'accessibilité : www.colib.io/fr-ca/accessibilite.

Disponibilité du service et page d'état

• Page d'état du service — l'état actuel du service Colib est affiché sur notre page d'état publique : app.pulsetic.com/status/Sfv76lJ5. Elle est aussi accessible par le lien État du service au bas de chaque page de notre site Web. Consultez-la d'abord si Colib vous semble lent ou indisponible. Pour être averti par courriel en cas de panne, cliquez sur Manage subscription (la page est en anglais) sur la page d'état et inscrivez-vous.
• Disponibilité — comme l'indiquent nos conditions d'utilisation (www.colib.io/fr-ca/terms), Colib prend des mesures commercialement raisonnables pour maintenir la plateforme disponible (hébergement infonuagique au Canada, sauvegardes quotidiennes) et effectue la maintenance de façon à en limiter l'impact.
• Incidents touchant des renseignements personnels — ils suivent la procédure de notification en cas de brèche décrite plus haut : quand un incident présente un risque de préjudice sérieux, les cliniques et les personnes concernées sont avisées.

Vos données quand vous cessez d'utiliser Colib

Comme le décrit la section sur la conservation et la destruction de notre politique de confidentialité (www.colib.io/fr-ca/privacypolicy) :

• Une clinique qui a eu un abonnement payant et qui cesse d'utiliser Colib conserve ses données jusqu'à ce qu'elle nous demande de supprimer son compte. Le compte et toutes ses données sont alors supprimés définitivement.
• Une clinique qui n'a jamais souscrit de forfait payant, et dans laquelle personne ne s'est connecté depuis 18 mois, reçoit un courriel d'avertissement ; son compte et toutes ses données sont ensuite supprimés définitivement.
• Les notes cliniques, les factures, les documents et les formulaires remplis ne sont jamais purgés automatiquement : ils restent au dossier tant que la clinique le conserve.

Avant de partir, exportez ce que vous devez conserver : veuillez consulter l'article nommé « Comment annuler mon abonnement ou fermer mon compte Colib ? » ainsi que Comment exporter les données de mes clients. Ces exports sont en libre-service : vous les faites vous-même, en tout temps, directement dans Colib, sans avoir à le demander à notre équipe.

Comment l'accès au portail client est protégé

• Chaque client ne voit que ses propres renseignements — ses rendez-vous, les formulaires qui lui sont envoyés, ses factures, et seulement les notes et les documents que vous choisissez de partager avec lui. Consultez Qui peut accéder au portail client ?
• Adresse courriel confirmée — les factures d'un client ne s'affichent sur le portail qu'une fois son adresse courriel confirmée.
• Authentification à deux facteurs — un code envoyé par courriel ou par SMS peut aussi être demandé aux clients à chaque connexion (obligatoire au Québec).
• Suspendre l'accès — vous pouvez suspendre temporairement l'accès d'un client à son dossier, avec un motif documenté et une date de fin. Veuillez consulter l'article nommé « Comment suspendre temporairement l'accès d'un client à son dossier ».
• Traçabilité — les actions des clients sur le portail sont enregistrées dans le journal du portail client de votre journal d'audit, et chaque client peut consulter son propre journal d'accès.

Mesures contre les erreurs d'horaire et de facturation

• Réservation en ligne — votre page de réservation ne propose que les plages libres selon vos disponibilités et, avec la synchronisation bidirectionnelle du calendrier, vos événements personnels bloquent les plages correspondantes. Consultez Comment synchroniser votre horaire Colib avec Google Calendar ou Outlook (synchronisation bidirectionnelle).
• Rendez-vous sans facture — Colib peut vous aviser lorsqu'un rendez-vous n'a toujours pas de facture. Consultez Comment recevoir un avis lorsqu'un rendez-vous n'a aucune facture associée.
• Droits de chaque membre de l'équipe — chaque personne ne voit et ne modifie que ce que ses niveaux d'accès permettent (rendez-vous, renseignements des clients, notes, documents, renseignements financiers). Consultez Quels sont les différents niveaux de droits/options pour les membres de mon cabinet?
• Chaque modification est tracée — les modifications et les suppressions de rendez-vous et de factures sont enregistrées dans le journal d'activité. Consultez Comment accéder au journal d'activité (journal d'audit).

Besoin d'une entente de confidentialité ?

Si votre organisation a besoin d'une entente de confidentialité ou d'une entente sur le traitement des données avec Colib, ou doit remplir un questionnaire de sécurité, écrivez-nous à support@colib.io en indiquant le nom de votre clinique et le document dont vous avez besoin. Notre page Sécurité, notre politique de confidentialité et notre politique sur l'intelligence artificielle (www.colib.io/fr-ca/security, www.colib.io/fr-ca/privacypolicy, www.colib.io/fr-ca/aipolicy) répondent déjà à la plupart des questions.

Bon à savoir

• Une conformité partagée — Colib vous fournit les outils, mais la conformité dépend aussi de vos propres politiques et pratiques.
• Lois et documents — consultez Êtes-vous conforme aux lois canadiennes sur la vie privée ?
• Plus sur la conformité — vous trouverez plus d'informations sur la conformité provinciale et générale de Colib ici : Confidentialité : conformité à la LPRPDE (PIPEDA) pour les cliniques au Canada.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.