Comment accéder au journal d'activité (journal d'audit)

À qui s'adresse cet article ?

Cet article s'adresse aux administrateurs de clinique et aux membres de l'équipe qu'ils autorisent à vérifier l'activité de la clinique. Colib tient un journal d'activité, appelé Journal d'audit dans l'application : chaque fois qu'un membre de votre équipe consulte, crée, modifie, supprime ou télécharge des renseignements sur un client, une entrée est enregistrée avec la date, l'utilisateur, l'adresse IP et le navigateur utilisé. Un second journal enregistre ce que vos clients font dans leur portail client.

Cet article explique comment ouvrir le journal d'activité, comment y faire une recherche, comment l'exporter et comment y donner accès à un membre de l'équipe.

Avant de commencer : le journal d'activité est ouvert uniquement aux membres dont le Niveau d'accès pour le journal d'audit est réglé sur Visualisation uniquement, administrateurs compris. Si vous ne voyez pas l'icône Audit dans la barre du haut, demandez à un administrateur de votre clinique de vous donner cet accès (voir l'étape 5).

1Ouvrir le journal d'activité

1. Cliquez sur l'icône Audit (un bouclier) dans la barre du haut, ou allez directement sur www.colib.io/fr-ca/establishmentadmin/audit.
2. La page Journal d'audit s'ouvre. Elle porte la mention Lecture seule : vous pouvez rechercher les enregistrements et les exporter, mais personne ne peut les modifier ni les supprimer.

2Choisir le journal et la période

1. Dans Journal de, choisissez : 
   • Praticien(ne) pour voir ce que les membres de votre équipe ont fait dans Colib (choix par défaut) ;
   • Client (portail client) pour voir ce que vos clients ont fait dans leur portail client : connexions, documents consultés ou téléchargés, formulaires, factures, messages et rendez-vous.
2. Réglez la période avec À partir de et Jusqu'au. Par défaut, la page affiche les 10 derniers jours. Les deux dates sont obligatoires.

3Filtrer et lire les enregistrements

Affinez la liste avec les filtres. Le tableau se met à jour dès que vous en modifiez un.

Chaque enregistrement du journal de l'équipe indique la Date, l'Utilisateur, le Domaine, le Type, une Description de l'action, ainsi que l'adresse IP et le Navigateur utilisés. Chaque enregistrement du journal du portail client indique la Date, le Patient (le compte du portail), le dossier Client concerné, le Domaine, le Type et une Description.

4Exporter les enregistrements

Au-dessus du tableau, cliquez sur Exporter en CSV ou sur l'icône Excel (Exporter vers Excel). Le fichier contient les enregistrements qui correspondent à vos filtres : pratique pour en garder une copie, répondre à une demande d'accès d'un client ou documenter vos revues périodiques des accès.

5Donner accès à un membre de l'équipe (administrateurs)

1. Allez dans Réglages > Équipe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=team).
2. Cliquez sur l'icône crayon du membre pour ouvrir la fenêtre Édition membre de l'équipe.
3. Dans la section Droits, réglez Niveau d'accès pour le journal d'audit sur Visualisation uniquement (ou sur Aucun pour retirer l'accès).
4. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la fenêtre. L'icône Audit apparaît alors dans la barre du haut du membre.

Cet accès permet au membre de lire le journal et de l'exporter, rien de plus. Les autres niveaux d'accès sont expliqués dans Quels sont les différents niveaux de droits/options pour les membres de mon cabinet ?

Bon à savoir

• Durée de conservation — les enregistrements de l'équipe sont conservés 3 ans et ceux du portail client 18 mois.
• Rien ne peut être effacé — le journal est en lecture seule pour tout le monde. L'ouverture du journal d'activité est elle-même enregistrée.
• L'équipe de soutien de Colib est journalisée aussi — quand notre équipe de soutien intervient dans votre clinique, ses actions apparaissent dans votre journal sous son propre nom, exactement comme celles de vos utilisateurs.
• Vos clients voient leur propre journal — dans le portail client, chaque client dispose d'un onglet Mon journal d'accès qui liste ses connexions et les actions sur ses données.
• Alertes de sécurité — la section Alertes de sécurité de Réglages > Sécurité (www.colib.io/fr-ca/settings?show=security) liste les événements inhabituels détectés sur les comptes de votre clinique. Veuillez consulter l'article nommé « Que sont les alertes de sécurité de ma clinique ? ».
• Protéger l'accès à vos comptes — Comment activer l'authentification à deux facteurs sur Colib ? et Quelles sont les mesures de sécurité des données et de conformité offertes par Colib ?

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.