Comment puis-je personnaliser ma disponibilité avec des groupes de disponibilité ?

Dans certains cas, les horaires que vous avez définis pour votre entreprise ou pour vous-même peuvent ne pas correspondre entièrement aux exigences de votre système de réservation en ligne.

Exemple : Vous souhaitez rendre certains types de rendez-vous disponibles pour la réservation en ligne certains jours de la semaine.

Pour ce tutoriel, nous allons configurer les rendez-vous en ligne pour qu'ils soient disponibles uniquement les mardis.

Activation des Groupes de Disponibilité

Dans ce cas, vous devrez utiliser des groupes de disponibilité pour y parvenir.

Vous pouvez activer les groupes de disponibilité dans vos paramètres "Planificateur" :
https://www.colib.io/settings?show=scheduler

Création de votre Groupe de Disponibilité

Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez cliquer sur le lien "+ Ajouter un Groupe". Cette action ouvrira une fenêtre modale où vous pourrez créer votre premier groupe.

Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez inclure dans ce groupe et définissez les plages horaires autorisées (jours et heures) pour ce groupe.

Exemple : Dans cet exemple, nous avons autorisé les rendez-vous en ligne uniquement les mardis.

En conséquence, les rendez-vous en ligne sont désormais disponibles uniquement les mardis lorsque les clients tentent de réserver via le système de réservation en ligne.

Un groupe de disponibilités peut être créé pour un praticien spécifique ou pour l'ensemble de la clinique, selon votre sélection dans le champ « Praticien » en bas de la fenêtre modale.

Considérations Importantes

1. Un type de rendez-vous peut être ajouté à plusieurs groupes de disponibilité. Si un type de rendez-vous appartient à plusieurs groupes, il sera disponible pendant la combinaison des créneaux horaires de ces groupes.

Exemple : Si vous créez un nouveau groupe de disponibilité pour les lundis et que vous y ajoutez les types de rendez-vous en ligne, les rendez-vous en ligne seront disponibles pour réservation les lundis et les mardis.

2. Si les groupes de disponibilité sont activés, les types de rendez-vous qui n'ont été ajoutés à aucun groupe ne seront pas disponibles pour la réservation en ligne.

3. Les praticiens de votre clinique peuvnt créer/modifier/supprimer leurs propres groupes de disponiblité via leur pofil (https://www.colib.io/profile?show=personalscheduler).

4. Assurez-vous que les horaires d'ouverture de votre établissement, ainsi que les horaires personnels de vos employés, sont plus larges que les groupes de disponibilité.

Exemple : Si un groupe de disponibilité autorise les rendez-vous en ligne les lundis entre 7h et 21h, mais que vos horaires d'ouverture (ou horaires personnels) sont définis de 6h à 20h, les clients ne pourront réserver des rendez-vous en ligne qu'entre 7h et 20h. Cela est dû au fait que les horaires disponibles pour la réservation sont déterminés par l'intersection entre le groupe de disponibilité et les horaires d'ouverture pour ce jour-là.

Nous recommandons d’ouvrir les disponibilités individuelles de tous les praticiens de la clinique si vous utilisez des groupes de disponibilités. Cela facilite la gestion des disponibilités, puisque vous n’aurez plus qu’à modifier vos groupes de disponibilités, sans avoir à tenir compte des horaires d’ouverture de la clinique ou des disponibilités personnelles.

Pour ouvrir les disponibilités, veuillez suivre les étapes suivantes :

1. Rendez-vous sur https://www.colib.io/Settings?show=team

2. Pour chaque membre de l’équipe (praticien), cliquez sur l’icône en forme de crayon pour ouvrir la fenêtre de modification, puis suivez les étapes suivantes :

   a) Désactivez l’option « Utiliser les heures d’ouverture du cabinet »
   b) Sélectionnez « Toute la journée » pour chaque jour de la semaine
   c) Cliquez sur Sauvegarder