Comment puis-je personnaliser ma disponibilité avec des groupes de disponibilité ?

Dans certains cas, les horaires que vous avez définis pour votre entreprise ou pour vous-même peuvent ne pas correspondre entièrement aux exigences de votre système de réservation en ligne.

Exemple : Vous souhaitez rendre certains types de rendez-vous disponibles pour la réservation en ligne certains jours de la semaine.

Pour ce tutoriel, nous allons configurer les rendez-vous en ligne pour qu'ils soient disponibles uniquement les mardis.

Activation des Groupes de Disponibilité

Dans ce cas, vous devrez utiliser des groupes de disponibilité pour y parvenir.

Vous pouvez activer les groupes de disponibilité dans vos paramètres "Horaire" :
https://www.colib.io/settings?show=scheduler

 Une fois les groupes de disponibilité activés, une seconde option apparaît juste en dessous : « Ignorer les heures d'ouverture de la clinique et des praticiens ». Nous vous recommandons de l'activer : vos groupes de disponibilité deviennent alors le seul endroit où vous définissez quand vos clients peuvent prendre rendez-vous, et vous n'avez plus à maintenir vos heures d'ouverture cohérentes avec eux.

Création de votre Groupe de Disponibilité

Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez cliquer sur le lien "+ Ajouter un Groupe". Cette action ouvrira une fenêtre modale où vous pourrez créer votre premier groupe. 

Sélectionnez les rendez-vous que vous souhaitez inclure dans ce groupe et définissez les plages horaires autorisées (jours et heures) pour ce groupe.

Exemple : Dans cet exemple, nous avons autorisé les rendez-vous en ligne uniquement les mardis.

En conséquence, les rendez-vous en ligne sont désormais disponibles uniquement les mardis lorsque les clients tentent de réserver via le système de réservation en ligne.

Un groupe de disponibilités peut être créé pour un praticien spécifique ou pour l'ensemble de la clinique, selon votre sélection dans le champ « Praticien » en bas de la fenêtre modale.

Considérations Importantes

1. Un type de rendez-vous peut être ajouté à plusieurs groupes de disponibilité. Si un type de rendez-vous appartient à plusieurs groupes, il sera disponible pendant la combinaison des créneaux horaires de ces groupes.

Exemple : Si vous créez un nouveau groupe de disponibilité pour les lundis et que vous y ajoutez les types de rendez-vous en ligne, les rendez-vous en ligne seront disponibles pour réservation les lundis et les mardis.

2. Si les groupes de disponibilité sont activés, les types de rendez-vous qui n'ont été ajoutés à aucun groupe ne seront pas disponibles pour la réservation en ligne.

3. Les praticiens de votre clinique peuvnt créer/modifier/supprimer leurs propres groupes de disponiblité via leur pofil (https://www.colib.io/profile?show=personalscheduler).

4. Si l'option « Ignorer les heures d'ouverture de la clinique et des praticiens » est activée, vos groupes de disponibilité décident seuls des moments où un rendez-vous peut être pris : vos heures d'ouverture et les horaires de travail personnels de vos praticiens ne sont plus pris en compte. Si cette option est désactivée, les plages réservables correspondent au chevauchement entre le groupe de disponibilité et les heures d'ouverture de la journée concernée. Vous devez alors vous assurer que les heures d'ouverture de votre clinique, ainsi que les horaires de travail personnels de vos employés, soient plus larges que les groupes de disponibilité. Exemple (option désactivée) : si un groupe de disponibilité autorise les rendez-vous en ligne le lundi entre 7 h et 21 h, mais que vos heures d'ouverture (ou vos horaires personnels) sont réglées de 6 h à 20 h, vos clients ne pourront réserver leurs rendez-vous en ligne qu'entre 7 h et 20 h.

Vous n’avez pas d’horaires réguliers et avez besoin de plus de flexibilité au quotidien ? La fonctionnalité des plages de travail est là pour vous aider : https://help.colib.io/fr/support/solutions/articles/153000257683-comment-g%C3%A9rer-mes-plages-de-travail-et-qu-est-ce-que-c-est-