Comment automatiser les rappels de formulaires ?

À qui s'adresse cet article ?

Quand vous envoyez un formulaire par courriel à un client, il n'est pas toujours rempli tout de suite. Avec les rappels automatiques, Colib renvoie le formulaire aux clients qui ne l'ont pas rempli après le nombre de jours que vous choisissez : vous n'avez pas à faire le suivi vous-même.

Cet article explique comment activer les rappels, quels formulaires les reçoivent et comment vérifier qu'un rappel est parti.

Avant de commencer : les rappels se règlent pour toute la clinique dans Réglages > Formulaires (www.colib.io/fr-ca/settings?show=signature). Ils concernent uniquement les formulaires envoyés par courriel.

1Activer les rappels automatiques

1. Allez sur www.colib.io/fr-ca/settings?show=signature. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Réglages (engrenage) dans la barre du haut, puis sur Formulaires dans le menu Admin à gauche.
2. Ouvrez la section Rappels automatiques.
3. Activez Envoyer automatiquement un rappel si un formulaire envoyé à un client n'a pas été rempli.
4. Dans Nombre de jours entre le dernier email envoyé et le rappel du formulaire., saisissez un nombre de jours (par exemple 3).
5. Dans Nombre maximal de rappels pouvant être envoyés pour un même formulaire., saisissez la limite (au moins 1).
6. Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.

Si le nombre de jours est vide ou à 0, les rappels sont désactivés à la sauvegarde.

2Comment fonctionnent les rappels

• Délai — un rappel part environ le nombre de jours choisi après le dernier courriel envoyé pour le formulaire (le premier courriel ou le rappel précédent). Votre client peut donc recevoir plusieurs rappels, espacés de ce nombre de jours.
• Limite — le maximum compte tous les courriels envoyés pour le formulaire, le premier compris. Avec 5, votre client reçoit le premier courriel et jusqu'à 4 rappels.
• Contenu — le rappel reprend le premier courriel, avec le même lien, et [RAPPEL] ([REMINDER] pour les clients anglophones) devant le sujet.
• Quels formulaires — tout formulaire envoyé par courriel à un client : depuis www.colib.io/fr-ca/forms ou depuis le dossier du client, automatiquement avec la confirmation d'un rendez-vous, ou par un envoi récurrent.

3Vérifier qu'un rappel est parti

Chaque courriel envoyé à un client, rappels compris, apparaît dans l'historique des communications du dossier client, avec son statut de livraison. Consultez Comment consulter les communications d'un client : état de livraison des courriels et SMS

Dans www.colib.io/fr-ca/forms?show=results, le statut du formulaire vous indique si votre client l'a ouvert ou rempli. Consultez Comment voir les résultats des formulaires ?

Bon à savoir

• Pour toute la clinique — le réglage s'applique à tous les formulaires et à tous les praticiens de la clinique.
• Texte du courriel — le rappel reprend le message du premier courriel. Pour préparer un bon message pour chaque formulaire, consultez Comment configurer un message courriel par défaut pour ses formulaires ?
• Formulaires avant un rendez-vous — pour envoyer un formulaire automatiquement avec la confirmation du rendez-vous, consultez Comment demander automatiquement à un client de remplir un formulaire avant sa séance ?

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.