Comment permettre aux clients de prendre des rendez-vous au nom d'une personne à charge ?

À qui s'adresse cet article ?

Certains de vos clients ne prennent pas leurs rendez-vous eux-mêmes : des enfants, mais aussi des adultes dont les soins sont gérés par un proche. Avec l'option personne à charge, un parent ou un adulte responsable réserve sur votre page de réservation pour quelqu'un d'autre. Colib conserve un dossier client distinct pour la personne qui reçoit les soins et le relie à l'adulte qui a réservé.

Cet article explique comment activer l'option, ce que remplissent vos clients et quels dossiers Colib crée.

Quand l'activer ? Activez-la si vous traitez :

• des enfants (pédiatrie, orthophonie, ergothérapie, etc.);
• des personnes âgées dont les rendez-vous sont gérés par un membre de la famille;
• toute clientèle où la personne qui réserve est régulièrement différente de la personne qui reçoit les soins.

Laissez-la désactivée si votre pratique ne traite que des adultes qui réservent eux-mêmes : votre page de réservation reste plus simple. Quand l'option est désactivée, la page de réservation fonctionne comme d'habitude : la personne qui remplit le formulaire est le client, aucune case à cocher ni aucun champ supplémentaire ne s'affiche, et un seul dossier client est créé pour cette personne.

Avant de commencer : cette option fait partie de la réservation en ligne (type de réservation client Réservation en ligne par le client). Consultez comment configurer le processus de réservation.

1Activer l'option

1. Allez dans Réglages > Réservations (www.colib.io/fr-ca/settings?show=bookingpage).
2. Ouvrez la section Réservation directe et descendez jusqu'à Informations client.
3. Activez Permettre aux clients de réserver au nom d'une personne à charge (p. ex. un parent qui réserve pour un enfant).
4. Cliquez sur Sauvegarder en bas de la page.

2Ce que remplissent vos clients

1. À la première étape de la page de réservation, le client saisit ses propres prénom, nom, courriel et téléphone, comme d'habitude : ce sont les coordonnées de l'adulte responsable.
2. Le client coche Je réserve ce rendez-vous pour une personne à ma charge (p. ex. mon enfant).
3. Un bloc Personne à charge apparaît. Le client y saisit le Prénom, le Nom de famille et la Date de naissance de la personne à charge. Les trois champs sont obligatoires et la date de naissance ne peut pas être dans le futur.
4. Le client choisit ensuite le type de rendez-vous, la date et l'heure, et poursuit comme d'habitude.

Si vous faites vérifier les adresses courriel à la réservation, l'étape de vérification rappelle au client pour qui est le rendez-vous (Réservation pour une personne à charge) et qui en est responsable (Titulaire responsable).

Quand la personne à charge a moins de 14 ans, le client doit aussi cocher Je confirme être le parent ou le tuteur légal de ce mineur et je consens en son nom. à la dernière étape, avant de confirmer.

À cette dernière étape, le résumé de la réservation affiche le prénom, le nom et la date de naissance de la personne à charge, pour que le client puisse tout vérifier avant de confirmer. Le courriel de confirmation est envoyé à l'adresse de l'adulte responsable et l'écran final confirme la réservation; le rendez-vous lui-même est au nom de la personne à charge.

3Ce que Colib crée à la confirmation de la réservation

• L'adulte responsable — Colib retrouve le client existant qui a la même adresse courriel, ou crée un nouveau client.
• La personne à charge — Colib cherche un client existant qui a les mêmes prénom et nom (et la même date de naissance quand les deux sont connues). S'il n'en trouve pas, un nouveau client est créé avec le courriel, le téléphone et l'adresse de l'adulte.
• Le rendez-vous — il est rattaché au dossier de la personne à charge : il apparaît dans son dossier, et non dans celui de l'adulte. Les réponses à vos questions supplémentaires et l'éventuel paiement pris à la réservation vont aussi dans le dossier de la personne à charge.
• Le groupe de clients — quand un nouveau dossier est créé pour la personne à charge, Colib l'ajoute au groupe de clients de l'adulte. Si l'adulte n'a pas encore de groupe, un groupe est créé avec l'adulte comme Propriétaire du groupe.
• Votre notification — la notification que vous recevez pour la nouvelle réservation indique que l'adulte a pris un rendez-vous pour la personne à charge.

Dans un groupe créé de cette façon, les notifications liées aux rendez-vous et à la facturation sont envoyées au titulaire responsable. Vous pouvez modifier ces choix dans la fenêtre du groupe de clients, depuis l'icône de groupe du dossier du client. Les groupes créés de cette façon se consultent et se modifient exactement comme ceux que vous créez vous-même : cliquez sur l'icône de groupe de la ligne du client dans la liste des clients (www.colib.io/fr-ca/clients) ou dans son dossier. Consultez comment gérer les notifications des groupes de clients et comment communiquer avec les clients enfants grâce aux groupes de clients.

Bon à savoir

• Réservations suivantes — quand le même adulte réserve de nouveau pour la même personne à charge, le dossier existant est réutilisé : aucun doublon n'est créé. Un deuxième enfant obtient son propre dossier et rejoint le même groupe.
• Dossiers existants — si vous aviez déjà créé vous-même le dossier de la personne à charge, il est réutilisé quand le nom correspond. Si plusieurs clients portent ce nom, celui dont le courriel correspond à celui de l'adulte est privilégié.
• Pas de groupe dans certains cas — si la personne à charge avait déjà un dossier, ou si l'adulte est déjà membre (et non propriétaire) d'un autre groupe, Colib ne crée ni ne modifie aucun groupe. Vous pouvez regrouper les dossiers vous-même.
• Même nom que l'adulte — si les prénom et nom de la personne à charge sont ceux de l'adulte, la réservation est traitée comme une réservation normale pour l'adulte.
• Modification d'une réservation — quand un client modifie ou reprend un rendez-vous pour une personne à charge depuis le lien de son courriel, le formulaire est prérempli avec les coordonnées de l'adulte et de la personne à charge. Si le nom de la personne à charge est changé, une fenêtre demande de confirmer le changement de patient, car le rendez-vous sera rattaché à un autre dossier client.
• Activation de l'option — elle ne modifie pas vos dossiers clients ni vos rendez-vous existants : seules les nouvelles réservations sont concernées.
• Désactivation de l'option — vous pouvez la désactiver à tout moment : les dossiers, groupes et rendez-vous existants sont conservés. Les nouvelles réservations n'affichent plus la case, mais les clients peuvent encore modifier un rendez-vous déjà pris pour une personne à charge.
• Courriel de bienvenue — si le courriel de bienvenue est envoyé automatiquement à tous vos nouveaux clients, un nouveau dossier de personne à charge le reçoit aussi, à l'adresse courriel de l'adulte responsable.
• Factures — vous pouvez afficher le nom du tuteur sur les factures de la personne à charge : consultez comment ajouter le nom d’un tuteur sur une facture client.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.