Comment permettre aux clients de prendre des rendez-vous au nom d'une personne à charge ?

Certains de vos clients ne peuvent pas prendre eux-mêmes leurs rendez-vous — généralement des enfants, mais aussi des adultes à charge tels que des parents âgés ou toute personne dont un membre de la famille gère les soins. L'option « Autoriser les clients à réserver pour une personne à charge » permet à un parent ou à un adulte responsable de prendre rendez-vous pour quelqu'un d'autre via votre page de réservation, tout en conservant une fiche client propre et précise pour le patient réel.

Où trouver cette option

Rendez-vous dans Réglages de la clinique→ Page de réservation ( https://www.colib.io/Settings?show=bookingpage ) et activez l'option« Permettre aux clients de réserver au nom d'une personne à charge (p. ex. un parent qui réserve pour un enfant) ».

Ce qu'il se passe quand l'option est désactivée

Votre page de réservation fonctionne comme avant. La personne qui remplit le formulaire est considérée comme le patient. Aucune case à cocher n'apparaît, aucun champ supplémentaire n'est affiché, et une seule fiche client est créée pour la personne qui réserve.

Si vous ne traitez que des clients adultes, ou si vos patients sont toujours en mesure de réserver eux-mêmes, vous pouvez laisser cette option désactivée.

Ce qu'il se passe quand l'option est activée

Une nouvelle case à cocher apparaît sur votre page de réservation, juste sous les champs de contact standard :

☐ Je prends ce rendez-vous pour une personne à charge (ex. mon enfant)

Lorsque le client coche cette case, trois champs supplémentaires apparaissent :

• Prénom de la personne à charge (obligatoire)
• Nom de la personne à charge (obligatoire)
• Date de naissance (facultatif)

Les champs standard situés au-dessus de la case à cocher (prénom, nom, courriel, téléphone) restent affichés — mais ils correspondent désormais à l'adulte responsable, et non au patient.

Comment les fiches sont créées

Lorsque le client confirme la réservation, Colib effectue automatiquement les actions suivantes :

1. Crée ou retrouve l'adulte responsable en tant que client (en utilisant son e-mail et son nom).
2. Crée ou retrouve la personne à charge comme client distinct, avec ses propres prénom, nom et date de naissance. La personne à charge hérite de l'e-mail et du téléphone de l'adulte responsable.
3. Crée un Groupe de clients  avec l'adulte responsable défini comme Titulaire responsable et la personne à charge ajoutée au groupe.
4. Rattache le rendez-vous à la fiche client de la personne à charge — afin que le rendez-vous apparaisse dans le dossier du patient, et non dans celui du parent.

Le Groupe familial est configuré par défaut pour :

• Envoyer les notifications de rendez-vous au titulaire responsable (rappels, confirmations).
• Envoyer les notifications de facturation au titulaire responsable.
• Désigner le titulaire responsable comme tiers payeur pour les factures générées sur les rendez-vous de la personne à charge.

Vous pouvez consulter et modifier ces réglages par défaut à tout moment depuis les paramètres du Groupe familial.

Ce que voient les clients tout au long du parcours de réservation

• Page de réservation — les champs de la personne à charge apparaissent sous la case à cocher.
• Écran récapitulatif (avant la confirmation finale) — le nom et la date de naissance de la personne à charge sont clairement affichés dans le résumé de la réservation, afin que le client puisse tout vérifier avant de valider.
• Écran de vérification par e-mail — lorsque la 2FA est requise, une bannière rappelle au client pour quelle personne à charge le rendez-vous est pris et qui en est le titulaire responsable.
• E-mail de confirmation et écran final — envoyés à l'adresse e-mail de l'adulte responsable ; le rendez-vous lui-même est au nom de la personne à charge.

Modifier ou dupliquer une réservation pour une personne à charge

Lorsqu'un parent modifie un rendez-vous existant pour une personne à charge depuis le lien reçu par e-mail, le formulaire est automatiquement pré-rempli avec les coordonnées de l'adulte responsable en haut et celles de la personne à charge en dessous — exactement comme lors de la réservation initiale. Il en va de même lorsqu'il duplique une réservation pour planifier un suivi.

Si le client modifie le prénom ou le nom de la personne à charge lors de l'édition, une fenêtre de confirmation l'avertit : « Vous êtes sur le point de changer de patient. Le rendez-vous sera rattaché à une nouvelle fiche client. » Cela évite que de simples fautes de frappe créent des fiches clients fantômes.

Réservations récurrentes — comment fonctionne la correspondance

Si le même parent prend ultérieurement un autre rendez-vous pour la même personne à charge, Colib la reconnaît grâce à la correspondance du prénom, du nom et de la date de naissance. Aucun doublon de client n'est créé — le nouveau rendez-vous est simplement ajouté à la fiche existante de la personne à charge.

Si le parent prend ensuite rendez-vous pour une autre personne à charge (ex. un deuxième enfant), une nouvelle fiche client est créée pour cette seconde personne à charge et ajoutée au même Groupe familial.

Cas particuliers à connaître

• L'adulte responsable est lui-même déjà une personne à charge dans un autre Groupe de clients. C'est rare, mais cela arrive (par exemple, un adulte qui est lui-même la personne à charge d'un parent dans votre cabinet, et qui réserve maintenant pour son propre enfant). Dans ce cas, Colib ne crée pas de nouveau client de groupe— la personne à charge est créée comme client autonome et vous pouvez les regrouper manuellement si nécessaire.
• Détection manuelle des doublons. Si vous aviez déjà créé manuellement une fiche client correspondant au nom et à la date de naissance de la personne à charge dans votre cabinet, Colib réutilise cette fiche existante plutôt que d'en créer une nouvelle. Si plusieurs correspondances sont trouvées, le client dont l'e-mail correspond à celui de l'adulte responsable est privilégié.

Quand activer cette option

Activez-la si vous traitez :

• Des enfants (pédiatrie, orthophonie, ergothérapie, etc.)
• Des clients âgés dont les rendez-vous sont gérés par un membre de la famille
• Toute patientèle où la personne qui réserve est régulièrement distincte du patient

Laissez-la désactivée si votre cabinet ne traite que des adultes qui réservent eux-mêmes — cela garde votre page de réservation plus simple.

À noter

• L'activation de cette option ne modifie pas rétroactivement les fiches clients ni les rendez-vous existants.
• Vous pouvez la désactiver à tout moment. Les réservations déjà effectuées pour des personnes à charge restent intactes, mais les nouveaux clients ne verront plus la case à cocher.
• Les Groupes familiaux créés automatiquement via ce parcours peuvent être consultés et modifiés depuis Clients → Groupes familiaux, comme les groupes créés manuellement.