Comment créer des payeurs ?

Un payeur est le tiers que vous facturez au lieu du client (ou en plus de celui-ci) — un assureur, un employeur, un programme gouvernemental, etc. Vous créez vos payeurs une seule fois au niveau de la clinique, puis vous les rattachez aux clients par l'intermédiaire de polices de financement.

▎ Prérequis : la facturation aux tiers payeurs doit être activée pour votre clinique. Voir l'article « Facturation aux tiers payeurs : comment activer et configurer la fonctionnalité ».

1. Ouvrir la section Payeurs

Rendez-vous à : https://www.colib.io/settings?show=directbilling

Déployez le panneau Facturation aux tiers payeurs et descendez jusqu'à la section Payeurs. Vous y trouverez un champ de recherche et la liste des payeurs déjà créés.

2. Ajouter un payeur

Cliquez sur Ajouter un payeur. Un formulaire s'ouvre pour saisir les coordonnées du payeur.

3. Saisir les coordonnées du payeur

- Nom du payeur (obligatoire) — le nom qui apparaîtra sur les factures (p. ex. le nom de l'assureur).

- Type (obligatoire) — choisissez Assureur, Employeur, Gouvernement ou Autre.

- Courriel de facturation (obligatoire) — l'adresse à laquelle les factures sont envoyées. C'est le courriel utilisé

lorsque vous envoyez une facture au payeur, et non celui du client.

- Téléphone (facultatif).

- Adresse de facturation (facultatif) — apparaît sur les factures adressées à ce payeur.

- Numéro / référence du payeur (facultatif) — votre numéro de compte ou de fournisseur auprès de ce payeur.

- Mode de soumission (facultatif) — comment vous soumettez les réclamations à ce payeur : Courriel, Portail, Courrier,

ou laissez Non spécifié.

- Notes (facultatif) — notes internes, non visibles par le payeur.

▎ Règles conditionnelles :

▎ - Si le mode de soumission est Courriel, un courriel de facturation est obligatoire.

▎ - Si le mode de soumission est Courrier, une adresse de facturation est obligatoire.

4. Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le payeur apparaît dans la liste avec le statut Actif et devient sélectionnable lorsque vous rattachez une police de financement à un client.

Gérer les payeurs existants

Chaque ligne de la liste affiche le Nom, le Type, le Courriel de facturation, le Mode de soumission et le Statut, avec les actions suivantes :

- Modifier (crayon) — mettre à jour les coordonnées du payeur.

- Archiver / Désarchiver (boîte) — un payeur archivé n'apparaît plus dans les menus de sélection, mais reste visible

sur les factures antérieures. Utilisez cette option pour retirer un payeur avec lequel vous ne travaillez plus.

- Supprimer (corbeille) — retire définitivement le payeur.

▎ Archiver plutôt que supprimer : si un payeur a déjà été utilisé sur des factures ou des polices, archivez-le au lieu de le supprimer, afin de préserver votre historique.

▎ Badge « Ajouté via la prise de rendez-vous – à vérifier » : si un client a sélectionné lui-même son assureur lors d'une prise de rendez-vous en ligne, le payeur est signalé pour révision. Ouvrez-le, confirmez ou corrigez les informations, puis enregistrez.