Comment consigner du temps facturable à un payeur (hors rendez-vous) ?

Au-delà des rendez-vous planifiés, vous pouvez facturer à un payeur d'autres travaux facturables — rédaction de rapports, appels téléphoniques, gestion de dossier, etc. Cela se fait en consignant du temps facturable sur une police de financement du client.

Prérequis :
▎ - Le client doit avoir au moins une police de financement (voir l'article sur le rattachement d'une police de financement).
▎ - Votre clinique doit avoir au moins une tâche active configurée (Voir https://help.colib.io/fr/support/solutions/articles/153000257103-comment-utiliser-les-t%C3%A2ches-). La tâche  décrit le type de travail facturé. 

▎ Si l'un ou l'autre manque, la fenêtre vous l'indique et vous propose un raccourci pour le corriger.

1. Ouvrir la fenêtre « Consigner du temps facturable »

Depuis le profil du client, cliquez sur Consigner du temps facturable — disponible dans la section Rendez-vous et dans la section Tiers payeurs.

2. Remplir l'entrée

- Tâche (obligatoire) — le type de travail facturable, choisi parmi les tâches de votre clinique.
- Police de financement (obligatoire) — la police du client à facturer. Seules les polices ouvertes et non épuisées peuvent être sélectionnées.
- Praticien (obligatoire) — qui a effectué le travail. Par défaut, le praticien du client.
- Date (obligatoire) — doit se situer à l'intérieur des dates de début et de fin de la police.
- Durée (minutes) (obligatoire) — entre 1 et 1440 minutes.
- Notes (facultatif).

3. Enregistrer

Cliquez sur Sauvegarder. L'entrée est enregistrée et l'utilisation de la police est immédiatement recalculée (heures et montant utilisés, solde restant, barres de progression).

▎ Comment le taux est appliqué : lors de l'enregistrement, Colib fige le taux horaire — le taux propre au praticien s'il est défini, sinon le taux horaire par défaut de votre clinique. Le montant facturé = durée × ce taux.

Règles de gestion à retenir

- Avertissement de dépassement : si l'enregistrement de l'entrée faisait dépasser les heures autorisées et/ou le montant financé de la police, Colib affiche une confirmation (« L'enregistrement de cette entrée dépassera… Voulez-vous quand même enregistrer ? »). Vous pouvez confirmer pour l'enregistrer malgré tout.
- La date doit être dans la période de couverture : une entrée datée avant la date de début ou après la date de fin est refusée.
- Changer de police par la suite : la police de financement d'une entrée existante est en lecture seule. Pour déplacer une entrée vers une autre police, supprimez-la et créez-en une nouvelle.
- Une fois facturée, l'entrée est verrouillée : une entrée de temps facturable ajoutée à une facture ne peut plus être modifiée ni supprimée.
- Alertes : l'enregistrement ou la suppression d'une entrée réévalue les alertes de financement de la police (voir l'article sur les alertes).