Comment fonctionnent les alertes de financement ?

À qui s'adresse cet article ?

Les alertes de financement vous préviennent avant que la couverture d'un client ne s'épuise, soit parce que les heures ou le montant autorisés sont presque utilisés, soit parce que la politique de financement arrive à échéance. Vous définissez les seuils une seule fois dans les réglages de votre pratique ; Colib surveille ensuite chaque politique ouverte pour vous.

Cet article explique quand les alertes sont envoyées, qui les reçoit, ce qu'elles contiennent et comment lire d'un coup d'œil le statut d'une politique.

Où les régler : les seuils, les destinataires et les canaux se configurent dans Réglages > Fact. directe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=directbilling), panneau Facturation à un tiers, section Alertes de financement. Consultez Facturation à un tiers : comment activer et configurer la fonctionnalité.

Les deux types d'alertes

1. Alertes de consommation (heures et montant)

Elles sont vérifiées chaque fois que le financement d'une politique change :

• lorsque vous sauvegardez une entrée de temps facturable (nouvelle ou modifiée) ;
• lorsque vous changez les heures autorisées, le montant total financé ou le critère d'épuisement d'une politique ouverte ;
• lorsque vous sauvegardez une facture adressée au payeur ou changez son statut (sauf si vous l'annulez).

Colib vérifie alors :

• Seuil d'heures — si la politique suit des heures et que les heures utilisées atteignent le pourcentage configuré des heures autorisées (par exemple 80 %), une alerte est envoyée.
• Seuil de montant — si la politique suit un montant et que le montant restant descend à la valeur configurée ou moins (par exemple 500 $), une alerte est envoyée.

Tant qu'une politique reste au-delà d'un seuil, une nouvelle alerte est envoyée chaque fois que son financement change de nouveau (par exemple, à chaque nouvelle entrée de temps facturable) : vous recevez un rappel jusqu'à ce que vous agissiez.

2. Alertes d'expiration (date de fin)

Une fois par jour, Colib vérifie toutes les politiques ouvertes et envoie une seule alerte le jour où une politique atteint le délai configuré, par exemple exactement 30 jours avant sa date de fin. Elle n'est envoyée qu'une fois : vous ne recevez pas de rappel chaque jour jusqu'à l'expiration.

Quand les alertes ne sont pas envoyées

• Un montant ou un nombre de jours fixé à 0 désactive l'alerte correspondante (le pourcentage d'heures ne peut pas être désactivé : il doit rester entre 1 et 100).
• Les politiques fermées ne génèrent jamais d'alertes.
• Les alertes de consommation ne sont envoyées que si la politique suit réellement la limite correspondante (heures et/ou montant).
• La suppression d'une entrée de temps facturable réduit l'utilisation : elle n'envoie pas d'alerte.

Qui reçoit l'alerte

Les alertes sont transmises aux destinataires choisis dans les réglages :

• le courriel de contact de la pratique (Notifier le courriel de la clinique) et/ou le praticien assigné au client (Notifier le praticien assigné au client) ;
• par Courriel et/ou sous forme de Notification dans l'application (icône de cloche de la barre du haut), selon vos réglages de Canal de notification.

Filet de sécurité : lorsque les alertes sont envoyées par courriel et qu'aucun courriel n'a pu joindre un praticien (option désactivée, ou client sans praticien assigné), Colib envoie aussi l'alerte au courriel de contact de la pratique : aucune alerte n'est perdue.

Contenu de l'alerte

Chaque alerte identifie le client et le payeur, et résume ce qui a été déclenché, par exemple :

• Heures utilisées : 16 / 20 (80 %)
• Montant restant : 450,00 $ sur 2 000,00 $
• Expire dans 30 jour(s) (2026-07-05)

Pour protéger la confidentialité, le courriel d'alerte n'affiche que les initiales du client. Il comprend un bouton qui ouvre directement le dossier du client, pour que vous puissiez agir : renouveler l'autorisation, communiquer avec le payeur ou fermer la politique. La notification dans l'application affiche le nom du client et un lien Voir le client.

Toutes vos notifications sont regroupées dans le Centre de notification (www.colib.io/fr-ca/notifications).

Lire le statut d'un coup d'œil

Dans la liste Tiers payeurs de la page Facturation (www.colib.io/fr-ca/invoices), chaque politique affiche une étiquette de statut, et vous pouvez filtrer la liste par statut :

• Actif — dans les limites et n'expire pas bientôt.
• Expire bientôt — date de fin dans les 30 jours.
• Expirée — date de fin dépassée.
• Épuisé — heures et/ou montant entièrement utilisés, ou politique fermée.

Dans le dossier client (onglet Facturation > Tiers payeurs), chaque politique affiche Actif ou Fermé, avec des barres de progression pour les heures et le montant utilisés : vertes, orange dès 80 %, rouges à 100 %. Consultez Facturation à un tiers : comment rattacher une politique de financement à un client.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.