Comment rattacher une police de financement à un client ?

 Une police de financement relie un client à un payeur et définit ce que ce payeur couvre : combien d'heures et/ou quel montant est autorisé, sur quelle période, et comment le financement est considéré comme épuisé. Un client peut avoir plusieurs polices (p. ex. un payeur principal et un payeur secondaire).

▎ Prérequis : la facturation aux tiers payeurs doit être activée et le payeur doit déjà exister. Voir les articles sur l'activation de la fonctionnalité et la création de payeurs.

1. Ouvrir la section Tiers payeurs du client

Allez dans le profil du client et ouvrez la section Tiers payeurs. Elle affiche les polices de financement existantes du client, avec l'utilisation et le statut. Cliquez sur Ajouter une police de financement.

2. Remplir la police

- Payeur (obligatoire) — sélectionnez l'un de vos payeurs. (Les payeurs archivés n'apparaissent que s'ils sont déjà rattachés à cette police.)
- Priorité (obligatoire) — Principal, Secondaire ou Tertiaire. À utiliser lorsqu'un client est couvert par plus d'un payeur.
- Financement épuisé selon (obligatoire) — comment Colib décide que le financement est épuisé :
- Nombre d'heures — suit les heures autorisées.
- Montant — suit un montant financé en dollars.
- Heures ou montant — suit les deux ; ce qui s'épuise en premier épuise la police.
- Aucun — pas de limite de consommation ; seule la période de validité s'applique.
- Numéro de police / d'autorisation (obligatoire) — la référence de police ou d'autorisation du payeur.
- Date de début et Date de fin (les deux obligatoires) — la période de couverture. La date de fin doit être égale ou
postérieure à la date de début.
- Heures autorisées — le nombre d'heures couvertes par le payeur.
- Plafond du taux horaire — le taux horaire maximal accepté par le payeur.
- Montant total financé — calculé automatiquement comme Heures autorisées × Plafond du taux horaire. Vous pouvez le
remplacer manuellement, et utiliser Réinitialiser à la valeur automatique pour le recalculer.
- Notes (facultatif).

▎ Les champs obligatoires dépendent de « Financement épuisé selon » :
▎ - Nombre d'heures → Heures autorisées est obligatoire.
▎ - Montant → Montant total financé est obligatoire.
▎ - Heures ou montant → au moins l'un des deux (Heures autorisées ou Montant total financé) est obligatoire.
▎ - Aucun → aucun des deux n'est obligatoire.

3. (Facultatif) Fermer la police

L'interrupteur Fermer cette police arrête le décompte de la police. Les polices fermées restent visibles dans l'historique, mais ne consomment plus d'heures/de montant et ne génèrent plus d'alertes. Utilisez-le lorsqu'une couverture est terminée mais que vous souhaitez conserver l'enregistrement.

4. Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. La police apparaît dans la liste du client et affiche :

- Les heures utilisées / autorisées et le montant utilisé / financé, chacun avec une barre de progression (vert →
orange à 80 % → rouge à 100 %) et le solde restant.
- Un statut : Active, Expire bientôt (date de fin dans les 30 jours), Expirée, Épuisée ou Fermée.

Modifier et supprimer

- Vous pouvez modifier une police à tout moment. Changer les heures autorisées, le montant ou la base d'épuisement
réévalue les alertes de financement.
- Une police ne peut être supprimée que si elle n'a aucune entrée de temps facturable ni aucune facture liée. Sinon,
fermez-la (ou archivez-la) à la place — c'est volontaire, afin de protéger votre historique de facturation.