Comment activer et configurer la fonctionnalité ?

 La facturation aux tiers payeurs vous permet de facturer des services à un tiers (un assureur, un employeur, un programme gouvernemental, etc.) au lieu du client — ou en plus de celui-ci. Avant de pouvoir créer des payeurs, rattacher des polices de financement à des clients ou consigner du temps facturable, la fonctionnalité doit être activée et configurée pour votre clinique.

▎ Qui peut le faire ? Il s'agit d'un réglage au niveau de la clinique : vous devez donc avoir un accès administrateur aux réglages de votre clinique. La consultation des tableaux de bord de facturation aux tiers payeurs nécessite par ailleurs la permission Informations financières.

1. Ouvrir les réglages de facturation aux tiers payeurs

Rendez-vous directement à : https://www.colib.io/settings?show=directbilling

Déployez ensuite le panneau Facturation aux tiers payeurs.

2. Activer la fonctionnalité

Basculez l'interrupteur Activer la facturation aux tiers payeurs sur Activé. Les options de configuration ci-dessous n'apparaissent qu'une fois la fonctionnalité activée.

3. Définir votre taux horaire par défaut

Dans Taux horaire par défaut pour les services facturables, saisissez le taux (en $) qui servira à valoriser vos services facturables. Ce taux s'applique chaque fois qu'aucun taux plus précis n'est défini.

4. Choisir le mode de gestion des taux horaires

Utilisez l'interrupteur Les heures facturables sont les mêmes pour tous les praticiens :

- Activé — chaque praticien est facturé au taux horaire par défaut que vous venez de saisir.
- Désactivé — une liste Taux horaire par praticien apparaît. Saisissez un taux propre à chaque praticien. Un praticien doté de son propre taux l'utilise ; tout praticien laissé vide retombe sur le taux horaire par défaut.

▎ Le taux est figé (capturé) au moment où le temps est consigné ou lorsqu'un rendez-vous est facturé. Modifier un taux par la suite ne change pas rétroactivement les entrées déjà enregistrées.

5. Ajouter vos payeurs

Dans la section Payeurs, vous pouvez rechercher des payeurs existants et cliquer sur Ajouter un payeur pour en créer de nouveaux (assureurs, employeurs, programmes gouvernementaux…).

▎ La création de payeurs est expliquée pas à pas dans l'article « Facturation aux tiers payeurs : comment créer des payeurs ».

6. Configurer les alertes de financement

La section Alertes de financement détermine à quel moment Colib vous avertit qu'une police de financement d'un client s'épuise ou arrive à échéance. Définissez les seuils adaptés à votre clinique :

- Alerter lorsque X % des heures financées sont consommées — p. ex. 80 signifie que vous êtes averti dès que 80 % des heures autorisées sont utilisées. (Par défaut : 80, valeur entre 1 et 100.)
- Alerter lorsqu'il reste X $ du montant financé — p. ex. 500 signifie que vous êtes averti dès que le montant financé restant tombe à 500 $ ou moins. (Par défaut : 500.)
- Alerter lorsque la date d'échéance de la police est dans X jours — p. ex. 30 signifie que vous êtes averti 30 jours avant la date de fin d'une police. (Par défaut : 30.)

▎ Un seuil laissé à 0 désactive l'alerte correspondante. Le fonctionnement détaillé des alertes est expliqué dans l'article « Facturation aux tiers payeurs : comment fonctionnent les alertes de financement ».

7. Choisir les destinataires des alertes

Dans Destinataires des notifications, sélectionnez l'une ou les deux options :

- Notifier le courriel de la clinique — l'alerte est envoyée au courriel de contact de votre clinique.
- Notifier le praticien assigné au client — l'alerte est envoyée au praticien rattaché au client concerné.

▎ Filet de sécurité : si l'alerte ne peut pas atteindre un praticien (option désactivée ou client sans praticien assigné), Colib bascule automatiquement vers le courriel de la clinique afin qu'aucune alerte ne soit perdue.

8. Choisir le mode de diffusion des alertes

Dans Canal de notification, sélectionnez l'une ou les deux options :
- Courriel — les alertes sont envoyées par courriel.
- Notification dans l'application — les alertes apparaissent dans la cloche de notification de Colib.

9. Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer au bas du panneau. Un message de confirmation s'affiche une fois vos réglages enregistrés.

Vous êtes prêt

Une fois la fonctionnalité activée, vous pouvez :
1. Créer des payeurs (assureurs, employeurs…).
2. Rattacher une police de financement à un client.
3. Consigner du temps facturable et créer des factures adressées à un payeur.