Comment créer un envoi récurrent de formulaire pour un client ?

 Les envois récurrents de formulaires permettent d'envoyer automatiquement un formulaire par courriel à un client à intervalle régulier — par exemple un questionnaire de suivi tous les 7 jours, ou un formulaire de bilan mensuel. Une fois l'envoi configuré, Colib envoie le formulaire par courriel automatiquement : aucune action manuelle n'est nécessaire.

Avant de commencer
- Le client doit avoir une adresse courriel dans sa fiche (ou appartenir à un groupe de clients dont le responsable a un courriel et les notifications de groupe activées). Si le client n'a pas de courriel, l'option n'est pas affichée.
- Le formulaire doit être actif pour votre clinique.
- Vous devez avoir la permission de modifier les formulaires.

Créer un envoi récurrent
1. Ouvrez la fiche du client.
2. Allez à la section Formulaires, puis descendez jusqu'à Envois récurrents de formulaires (sous la liste des formulaires déjà envoyés). Vous pouvez aussi utiliser le menu ⋯ de la carte Formulaires en haut de la fiche client et choisir Ajouter un envoi récurrent.
3. Cliquez sur Ajouter un envoi récurrent.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre :
- Sélectionnez le formulaire à envoyer.
- Entrez la fréquence en jours (entre 1 et 400). Par exemple, entrez 7 pour envoyer le formulaire chaque semaine.
5. Enregistrez.

Le premier courriel est envoyé automatiquement le lendemain matin de la création, puis de nouveau après chaque intervalle. La colonne Dernier envoi affiche la date du dernier envoi automatique.

Bon à savoir
- Un seul envoi récurrent par formulaire peut exister pour un même client. Pour envoyer deux formulaires différents de façon récurrente, créez une récurrence pour chacun.
- Chaque envoi crée une demande de formulaire régulière : les réponses complétées apparaissent dans la fiche du client et dans vos résultats de formulaires, exactement comme un formulaire envoyé manuellement.
- Si le client n'est plus joignable par courriel ou est désactivé, les envois automatiques cessent.

Modifier ou arrêter un envoi récurrent
- Pour arrêter les envois, cliquez sur l'icône de corbeille à côté de la récurrence dans la liste Envois récurrents de formulaires.
- Pour changer la fréquence ou le formulaire, supprimez la récurrence existante et créez-en une nouvelle avec les nouveaux paramètres.