Comment marquer automatiquement les rendez-vous passés comme terminés ?

À qui s'adresse cet article ?

Marquer chaque rendez-vous comme Terminé à la main après chaque séance prend du temps, et un rendez-vous oublié, c'est une facture qui n'est jamais envoyée. Avec le réglage Marquer automatiquement les rendez-vous passés comme complétés, Colib le fait pour vous peu de temps après la fin de chaque rendez-vous, sauf si le rendez-vous est marqué comme absence ou annulé.

Cet article explique comment activer le réglage, quels rendez-vous sont concernés et ce qui se passe avec vos automatisations de facturation.

Avant de commencer : le réglage s'applique à toute la clinique et se modifie dans Réglages par un administrateur de la clinique. Si vous utilisez la facturation automatique, lisez la section « Vos automatisations de facturation s'appliquent » ci-dessous avant de l'activer.

1Activez le réglage

1. Accédez à Réglages > Horaire (www.colib.io/fr-ca/settings?show=scheduler).
2. Dans la section Général, activez Marquer automatiquement les rendez-vous passés comme complétés.
3. La modification est enregistrée tout de suite. Pour arrêter l'automatisation, désactivez l'interrupteur.

2Quels rendez-vous passent à Terminé, et quand ?

Toutes les heures, Colib cherche les rendez-vous terminés depuis au moins 2 heures et les marque comme Terminé. En pratique, un rendez-vous passe à Terminé entre 2 et 3 heures après son heure de fin.

Indiquez les absences rapidement : un rendez-vous encore programmé ou confirmé 2 heures après sa fin passe à Terminé, même si le client n'est pas venu. Indiquez les absences et les annulations tardives dès que vous les connaissez. Si un rendez-vous est passé à Terminé par erreur, changez son statut à la main : veuillez consulter l'article nommé « Comment indiquer qu'un rendez-vous est confirmé, terminé ou que le client ne s'est pas présenté ».

Lorsque vous activez le réglage, les rendez-vous des 10 derniers jours encore programmés, confirmés ou reportés passent à Terminé au passage suivant, avec les automatisations de facturation ci-dessous. Vérifiez d'abord le statut de vos rendez-vous récents.

3Vos automatisations de facturation s'appliquent

Un rendez-vous passé à Terminé automatiquement est traité exactement comme si vous l'aviez marqué vous-même, au nom du praticien du rendez-vous :

• Facturation automatique — si Envoyer automatiquement une facture au client. ou Facturer automatiquement le client. est activé dans Réglages > Factures (www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices), Colib crée la facture et l'envoie au client par courriel, ou débite la carte de paiement du client. Veuillez consulter l'article nommé « Comment créer et envoyer automatiquement une facture quand un rendez-vous est terminé ».
• Déjà payé — si le rendez-vous est déjà payé, rien n'est créé, envoyé ni prélevé.
• Rendez-vous de groupe — chaque participant est facturé.
• Clients exclus de l'automatisation — les clients pour qui Ignorer les automatisations de facturation est activé ne sont pas facturés automatiquement, mais leur rendez-vous passe quand même à Terminé.
• Virement Interac déjà reçu — si l'automatisation Interac est activée et que le client a déjà envoyé un virement qui convient à la facture, il est appliqué à la facture. Veuillez consulter l'article nommé « Que se passe-t-il quand un paiement Interac arrive avant la création de la facture ou du client ? »

Quand quelque chose demande votre attention

Vous recevez une notification dans le centre de notifications (icône de cloche), qui commence par Rendez-vous du suivi de la date du rendez-vous, lorsque :

• le rendez-vous n'a pas pu passer à Terminé : Le rendez-vous n'a pas pu être marqué comme « Complété » automatiquement. Veuillez en mettre à jour le statut manuellement.
• le rendez-vous est passé à Terminé, mais la facturation n'a pas abouti (par exemple aucune adresse courriel pour le client, carte refusée ou aucun prix pour le type de rendez-vous) : Le rendez-vous a été marqué comme « Complété » automatiquement, mais la facturation requiert votre attention : suivi de la raison.

La notification est envoyée au praticien du rendez-vous. Cliquez dessus pour ouvrir le rendez-vous dans votre horaire.

Bon à savoir

• Vous pouvez toujours changer le statut à la main — à tout moment, avant ou après le changement automatique.
• Compte bloqué — lorsque le compte de la clinique est bloqué (par exemple après des paiements échoués du forfait Colib), aucun rendez-vous ne passe à Terminé automatiquement.

Articles connexes

• Veuillez consulter l'article nommé « Comment indiquer qu'un rendez-vous est confirmé, terminé ou que le client ne s'est pas présenté ».
• Veuillez consulter l'article nommé « Comment créer et envoyer automatiquement une facture quand un rendez-vous est terminé ».
• Que signifient les icônes sur les rendez-vous ?

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.