Comment être notifié lorsqu'un rendez-vous n'a aucune facture rattachée ?

À qui s'adresse cet article ?

Colib peut alerter automatiquement vos praticiens lorsqu'un rendez-vous actif n'a toujours aucune facture active associée un certain nombre de jours après sa tenue. Vous choisissez ce nombre de jours. Ainsi, aucun rendez-vous n'est oublié au moment de la facturation.

Lorsque l'option est activée, le praticien associé au rendez-vous reçoit une notification interne Colib (l'icône de cloche dans la barre du haut), et non un courriel. La notification mène directement au rendez-vous à facturer.

Avant de commencer : cette option se trouve dans Réglages > Factures (www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices), dans la partie Admin des réglages. Il faut avoir accès aux réglages du cabinet pour l'activer. Elle s'applique à tout le cabinet : chaque praticien reçoit les notifications de ses propres rendez-vous.

1Ouvrir les réglages des factures

1. Connectez-vous sur www.colib.io/fr-ca.
2. Allez dans www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Réglages (engrenage) dans la barre du haut, puis sur Factures dans le menu Admin à gauche.
3. Ouvrez la section Automatisation.

2Activer la notification et choisir le délai

1. Activez Notifier le praticien lorsqu'un rendez-vous n'a aucune facture active associée.
2. Dans Nombre de jours après le rendez-vous avant l'envoi de la notification., saisissez le délai souhaité, entre 1 et 50 jours. Par exemple, saisissez 7 pour recevoir l'avis une semaine après le rendez-vous si aucune facture n'y est associée.
3. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la section Automatisation. Un message confirme l'enregistrement des modifications.

C'est tout : désormais, le praticien associé reçoit automatiquement un avis pour tout rendez-vous actif resté sans facture active après le délai que vous avez défini.

Important : le nombre de jours est obligatoire. Si vous le laissez vide, l'option n'est pas conservée à la sauvegarde. Un nombre en dehors de 1 à 50 affiche le message Le nombre de jours doit être compris entre 1 et 50.

Ce qui se passe une fois l'option activée

Chaque jour, Colib passe automatiquement vos rendez-vous en revue en arrière-plan. Vous n'avez rien à faire. Une notification est envoyée pour chaque rendez-vous qui remplit toutes les conditions suivantes :

• c'est un rendez-vous actif (non annulé, non supprimé). Les absences et les annulations tardives sont incluses, puisque vous pouvez les facturer ;
• aucune facture active n'y est associée. Une facture brouillon, annulée ou radiée ne compte pas : un rendez-vous qui n'a qu'une facture brouillon est quand même signalé ;
• il a eu lieu il y a exactement le nombre de jours configuré (par exemple 7 jours après le rendez-vous).

La notification :

• est envoyée au praticien associé au rendez-vous : chaque praticien ne voit donc que ses propres rendez-vous à facturer ;
• apparaît dans son centre de notifications Colib (l'icône de cloche, ou www.colib.io/fr-ca/notifications), sous le titre Rendez-vous sans facture ;
• s'affiche par exemple ainsi : Aucune facture active n'est associée au rendez-vous « Consultation initiale » (Terminé) prévu le 12 mars 2026. Elle indique le titre du rendez-vous, son statut et sa date ;
• comporte un bouton Voir le RDV : il ouvre directement le rendez-vous dans l'horaire, pour créer aussitôt la facture manquante (voir Comment créer et envoyer une facture ou un reçu).

Bon à savoir : chaque rendez-vous est vérifié une seule fois, le jour où le délai est atteint. Si une facture active est associée au rendez-vous avant ce jour-là, aucune notification n'est envoyée. Si la facture est créée après la notification, celle-ci reste simplement dans le centre de notifications, où vous pouvez la supprimer.

Voir vos rendez-vous sans facture à tout moment

Même sans cette option, la page d'accueil de Colib (www.colib.io/fr-ca/establishmentadmin/home, l'icône de maison dans la barre du haut) comporte une carte Rendez-vous sans facture. Elle liste vos rendez-vous passés qui n'ont toujours aucune facture active, avec la pastille Aucune facture. Cliquez sur un rendez-vous pour l'ouvrir dans l'horaire.

Conseils

• Choisissez un délai adapté à votre rythme de facturation — un délai court (par exemple 2 à 3 jours) pour un suivi serré, un délai plus long (par exemple 10 à 15 jours) si vous facturez moins souvent.
• Le délai s'applique à partir de maintenant — les rendez-vous déjà plus anciens que le délai au moment de l'activation ne font pas l'objet d'une notification. Utilisez la carte Rendez-vous sans facture de la page d'accueil pour les rattraper.
• Combinez-la avec la facturation automatique — cette option fonctionne de pair avec les autres options de la même section Automatisation, comme Envoyer automatiquement une facture au client. ou Facturer automatiquement le client., qui créent une facture lorsqu'un rendez-vous passe au statut Terminé. Si vous activez la facturation automatique, moins de rendez-vous se retrouveront sans facture.
• Plusieurs rendez-vous sur une même facture — un rendez-vous associé à une facture groupée n'est pas signalé (voir Comment créer une facture pour plusieurs rendez-vous).
• Factures impayées — pour relancer les factures créées mais non payées, consultez Comment automatiser les rappels de paiement des factures.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.