Comment produire un relevé de compte pour un client ?

À qui s'adresse cet article ?

Un client vous demande un relevé de ce qu'il a payé dans l'année, pour son assureur ou sa déclaration de revenus. Le rapport Relevé par client vous donne, en quelques clics, ce qu'un client a été facturé et a payé sur n'importe quelle période, ainsi qu'un PDF officiel à lui remettre.

Avant de commencer : il vous faut l'accès à la section Rapports. Pour les droits nécessaires, veuillez consulter l'article nommé « Comment utiliser la section Rapports ».

1Ouvrez le rapport Relevé par client

1. Allez à www.colib.io/fr-ca/reports?show=statements. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Rapports (graphique circulaire) dans la barre du haut, puis sur Relevé par client dans le menu de gauche.
2. Sans client sélectionné, le rapport liste tous les clients facturés sur la période, avec leurs totaux.

2Choisissez la période et le client

1. Réglez la période avec À partir de et Jusqu'au, ou un lien de Sélection rapide. Pour un relevé annuel, cliquez sur L'an dernier. Par défaut, la période va du 1^er janvier de l'année en cours à aujourd'hui.
2. Cliquez sur -- Sélectionnez un client --, commencez à taper le nom du client, puis cliquez dessus dans la liste.
3. Le rapport ne montre plus que ce client : nombre de factures, dates de la première et de la dernière facture, montant facturé (et les taxes incluses), montant payé et reste dû.

Vous pouvez aussi restreindre le rapport avec le filtre Praticien(ne) (et Clinique si votre cabinet compte plusieurs cliniques), par exemple pour un relevé des seules séances avec un praticien.

3Téléchargez le relevé en PDF

1. Cliquez sur PDF. Le relevé est téléchargé sur votre ordinateur.
2. Transmettez-le à votre client, par exemple en le partageant comme document dans son portail client (voir Comment partager un document avec un client ?).

Le PDF présente votre logo et le nom de votre cabinet, la période, le client (filtre appliqué), la date d'émission et la personne qui l'a émis, les totaux et le tableau du relevé.

Vous préférez un tableur ? L'icône Excel juste à côté télécharge le même rapport dans un fichier Excel.

Ce que compte le relevé

• Date de facture — les montants suivent la date de la facture, pas la date du paiement.
• Factures payées — une facture au statut payée compte comme entièrement payée, quel que soit le mode de paiement.
• Factures exclues — les factures en brouillon, annulées et passées en perte ne sont pas comptées. Les factures remboursées apparaissent avec un payé et un reste dû à zéro.
• Plusieurs devises — si un client a été facturé dans plus d'une devise, chaque devise a sa propre ligne.

Bon à savoir

• Des totaux, pas le détail des factures — le relevé donne les totaux de la période. Si l'assureur demande chaque séance, envoyez les reçus des factures : voir Comment créer et envoyer une facture ou un reçu
• Les clients que vous pouvez voir — la liste ne propose que les clients dont vous avez le droit de voir les informations financières.
• Traçabilité — quand vous affichez ou téléchargez le relevé d'un client, c'est inscrit dans votre journal d'activité.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.