Comment recueillir les informations de l'enfant et du tuteur dans vos formulaires d'admission ?

À qui s'adresse cet article ?

Si vous voyez des enfants, le formulaire d'admission est souvent rempli par un parent ou un tuteur. Colib peut créer deux dossiers clients à partir d'un seul formulaire, un pour l'enfant et un pour le parent ou le tuteur, et les lier dans un groupe de clients.

Cet article explique comment préparer un tel formulaire et ce que Colib crée à sa soumission.

Avant de commencer : l'option Lier chaque formulaire rempli à un dossier client doit être activée dans Réglages > Formulaires (www.colib.io/fr-ca/settings?show=signature). C'est elle qui fait apparaître la liste Lien avec la fiche client dans vos questions. Consultez Comment lier les questions de mes formulaires aux champs du dossier client

1Comprendre les quatre champs

Chaque formulaire commence par le Prénom et le Nom de famille de la personne qui le remplit. Pour recueillir le nom de l'autre personne, ajoutez des questions de type Texte (une seule ligne) associées à l'un de ces quatre champs :

• Mineur/Client – Prénom et Mineur/Client – Nom de famille : à utiliser quand le parent ou le tuteur remplit le formulaire. Ils reçoivent le nom de l'enfant.
• Parent/Tuteur – Prénom et Parent/Tuteur – Nom de famille : à utiliser quand c'est l'enfant (un adolescent, par exemple) qui remplit le formulaire. Ils reçoivent le nom du parent ou du tuteur.

2Ajouter les questions à votre formulaire

1. Allez sur www.colib.io/fr-ca/forms, cliquez sur l'icône crayon (Éditer) de votre formulaire d'admission, puis sur Sections et Questions.
2. Cliquez sur Créer une question dans la section de votre choix.
3. Saisissez la question, par exemple Prénom de l'enfant, et choisissez le type Texte (une seule ligne).
4. Dans Lien avec la fiche client, choisissez Mineur/Client – Prénom, puis cliquez sur Sauvegarder.
5. Faites de même pour Nom de famille de l'enfant avec Mineur/Client – Nom de famille.
6. Activez Obligatoire sur ces questions si chaque formulaire doit nommer un enfant.

Vos clients voient ensuite ces questions dans le formulaire, sous le prénom et le nom de la personne qui le remplit :

3Ce que Colib crée à la soumission du formulaire

Dans tous les cas :

• le second dossier reçoit aussi le courriel et le téléphone donnés dans le formulaire s'il ne les a pas déjà, ainsi que l'adresse donnée dans le formulaire (à défaut, l'adresse et la personne à contacter en cas d'urgence du premier dossier) ;
• ils sont liés dans un groupe de clients dont le propriétaire (responsable principal) est le parent ou le tuteur ;
• si un client du même nom existe déjà, Colib utilise ce dossier au lieu de créer un doublon.

Bon à savoir

• Groupes de clients — le propriétaire du groupe peut recevoir les communications envoyées à l'enfant et voir ses informations sur le portail client. Pour voir ou modifier le groupe créé par le formulaire, consultez Comment communiquer avec les clients mineurs grâce aux groupes de clients
• Deuxième signature — si un parent et l'enfant doivent tous deux signer, activez Inclure une deuxième signature électronique dans l'onglet Général du formulaire.
• Autres champs du dossier — téléphone, adresse, date de naissance et plus peuvent aussi être copiés dans le dossier. Consultez Comment lier les questions de mes formulaires aux champs du dossier client

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Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.