Comment notifier automatiquement les clients des nouvelles ouvertures correspondant à leurs préférences ?

À qui s'adresse cet article ?

Quand un rendez-vous est annulé ou déplacé, une plage se libère dans votre horaire. Plutôt que d'appeler un par un les clients de votre liste d'attente, Colib peut les avertir automatiquement par courriel ou par texto (ou les deux), avec un lien pour réserver la plage libérée en ligne.

Cet article explique comment activer ces alertes, combien de clients sont avertis et quand Colib détecte une nouvelle ouverture.

Important : cette option ne fonctionne que si la réservation en ligne par les clients est activée pour votre cabinet : dans Réglages > Réservations (www.colib.io/fr-ca/settings?show=bookingpage), le Type de réservation client doit être Réservation en ligne par le client. La liste d'attente doit aussi être activée (voir Comment activer la liste d'attente).

1Activer les alertes automatiques

1. Allez dans les réglages de la liste d'attente : www.colib.io/fr-ca/settings?show=waitlist.
2. Activez l'option Alerter automatiquement les clients sur la liste d'attente lorsqu'une ouverture correspond à leurs préférences. Deux réglages s'affichent en dessous.

2Choisir comment et combien de clients sont avertis

1. Dans Préférences de communication, choisissez comment les alertes sont envoyées : Courriel et SMS, Courriel uniquement ou SMS uniquement.
2. Dans Combien de clients de votre liste d'attente doivent être avertis ?, indiquez le nombre de clients avertis pour chaque nouvelle ouverture (au moins 1).
3. Cliquez sur le bouton Sauvegarder en bas de la page.

• Préférences de contact du client — les messages sont envoyés selon les préférences de contact de votre client. Si la demande est rattachée à un dossier client réglé sur Courriel uniquement ou SMS uniquement, Colib utilise ce canal.
• Ordre des alertes — Colib avertit les clients en commençant par le haut de votre liste d'attente, strictement dans l'ordre de la liste, jusqu'au nombre indiqué. Pour changer l'ordre, voir Comment mettre à jour les priorités des demandes de liste d'attente.
• Textos — un texto ne peut être envoyé que si le client a indiqué un numéro de téléphone. Pour en avoir un à coup sûr, activez Rendre le numéro de téléphone obligatoire pour soumettre la demande sur la même page.

Quand Colib détecte-t-il une nouvelle ouverture ?

Les nouvelles ouvertures sont détectées dans les situations suivantes au sein de votre clinique :

• Annulation de rendez-vous
• Modification de rendez-vous (date ou praticien)
• Suppression de rendez-vous

Seuls les rendez-vous encore à venir sont concernés. Quelques minutes plus tard, Colib cherche les plages réservables en ligne le jour du rendez-vous libéré et avertit les clients dont les préférences correspondent. Quand la plage libérée peut de nouveau être réservée, c'est elle qui est proposée.

De plus, chaque semaine, Colib examine les plages qui viennent de devenir réservables au bout de votre période de réservation en ligne (les 7 derniers jours que vos clients peuvent réserver) et avertit les clients concernés inscrits sur la liste d'attente depuis au moins 3 jours.

Quels clients sont avertis ?

Un client n'est averti que si la plage libre correspond à sa demande :

• le jour et le moment de la journée (matin, midi, après-midi, soir) font partie des disponibilités cochées ;
• la plage peut être réservée pour l'un des types de rendez-vous souhaités, avec le praticien demandé (ou n'importe quel praticien) et, pour les cabinets qui ont plusieurs cliniques, dans la clinique choisie ;
• les règles de réservation du type de rendez-vous sont respectées (délai minimum et nombre maximum de jours à l'avance). Un type de rendez-vous qui exige votre autorisation n'est proposé qu'aux clients que vous avez autorisés.

Que reçoit le client ?

• Par courriel : la ou les plages disponibles avec le praticien, un bouton Prendre rendez-vous qui ouvre votre page de réservation et un lien pour quitter la liste d'attente. Le courriel est envoyé dans la langue utilisée pour s'inscrire sur la liste d'attente, et les réponses arrivent à votre clinique.
• Par texto : un court message avec la date de l'ouverture et le lien vers votre page de réservation, avec la mention Premier arrivé, premier servi.

Premier arrivé, premier servi : l'alerte ne réserve pas la plage. Le premier client qui la réserve sur votre page de réservation l'obtient. Dès qu'un rendez-vous est pris pour un client, sa demande de liste d'attente est retirée automatiquement de votre liste.

Bon à savoir

• Suivre les alertes envoyées — dans les détails d'une demande (icône en forme d'œil sur la page www.colib.io/fr-ca/waitlist), Colib affiche le nombre de notifications reçues par le client et la date de la plus récente. Voir Comment consulter les demandes de ma liste d'attente.
• Désactiver les alertes — désactivez l'option et cliquez sur Sauvegarder : la liste d'attente continue de fonctionner, mais les clients ne sont plus avertis automatiquement.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.