Comment changer le statut d'une facture ?

À qui s'adresse cet article ?

Le statut d'une facture indique où elle en est : impayée, partiellement payée, payée, annulée, etc. Colib le met à jour de lui-même quand un client paie en ligne, mais vous le changerez souvent vous-même, par exemple quand un client paie en espèces ou par virement électronique.

Il existe deux façons de modifier manuellement le statut d'une facture : depuis la liste des factures ou depuis la page de la facture. Cet article présente les deux, ainsi que ce qui se passe ensuite.

Les statuts possibles

1Changer le statut depuis la liste des factures

1. Allez sur www.colib.io/fr-ca/invoices.
2. Trouvez la facture à mettre à jour dans la liste (les filtres du haut vous aident : dates, Statut, client).
3. Sélectionnez le nouveau statut dans la liste déroulante de la colonne Statut. Le statut est mis à jour dès qu'il est sélectionné.

Selon le statut choisi, il se peut que vous deviez saisir des informations supplémentaires :

• Payé — si l'option Exiger des informations sur le mode de paiement lors de la sélection du statut « Payé » pour une facture. est activée dans Réglages > Factures (www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices), une fenêtre demande le mode de paiement (Carte, virement électronique, Espèces, Tiers payant ou Autre, avec des détails). Cochez ou décochez Envoyer le reçu au client, puis cliquez sur Confirmer.
• Partiellement payée — une fenêtre demande le montant reçu et qui l'a payé (Payé par). Cliquez sur Confirmer : le montant déjà payé apparaît sur la facture et dans la colonne Reste à payer. Le montant doit être inférieur au total de la facture. Consultez Comment enregistrer un paiement partiel sur une facture

2Changer le statut depuis la page de la facture

1. Allez sur www.colib.io/fr-ca/invoices.
2. Trouvez la facture dans la liste et cliquez sur son titre (le lien) pour ouvrir la page de la facture.
3. Choisissez le nouveau statut dans la liste Statut, dans le panneau Statut et paiement à droite de la page.
4. Si vous sélectionnez Payé, de nouveaux champs apparaissent : Date de paiement et Moyen de paiement (ainsi que Détails du mode de paiement si vous choisissez Autre). Si la date de paiement reste vide, la date du jour est utilisée. Quand l'option Exiger des informations sur le mode de paiement lors de la sélection du statut « Payé » pour une facture. est activée, le moyen de paiement est obligatoire.
5. Cliquez sur Sauvegarder dans le panneau de droite, sous Solde dû (sur un écran plus étroit, dans la barre au bas de l'écran).

3Ce qui se passe quand une facture est payée

Une fois que le statut de la facture est passé à Payé, la facture est automatiquement transformée en reçu.

Vous pouvez également envoyer automatiquement le reçu à votre client dans ce cas. Pour activer cette option, allez sur www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices, section Automatisation, et activez Envoyer automatiquement un reçu lorsqu'un paiement a été enregistré. Vous pouvez toujours envoyer le reçu vous-même avec Envoyer le reçu dans la liste.

Bon à savoir

• Payée par carte au moyen de Colib — quand une facture a un paiement en ligne par carte complété, son statut ne peut plus être modifié.
• De Payé à un autre statut — le reçu redevient une facture, et sa date et son moyen de paiement sont retirés.
• Clients qui ignorent l'automatisation — aucun reçu n'est envoyé automatiquement à un client dont le dossier a l'option Ignorer les automatisations de facturation (Comment ignorer les automatisations de facturation pour certains clients). Dans la fenêtre du mode de paiement, c'est toutefois la case Envoyer le reçu au client qui décide.
• Accès en lecture seule — si votre accès aux informations financières est en consultation seulement, le statut s'affiche en texte et ne peut pas être modifié.
• Paiements reçus en dehors de Colib — consultez Comment enregistrer un paiement hors ligne ou manuel sur une facture

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.