Comment configurer un message courriel par défaut pour ses formulaires (et son utilisation lors de l'envoi) ?

Arrive prochainement  

Aperçu

Vous pouvez définir un message courriel par défaut sur chacun de vos formulaires. Ce message est automatiquement utilisé comme corps du courriel que vos clients reçoivent lorsque vous leur envoyez ce formulaire — que l'envoi soit manuel ou automatique (lorsqu'un formulaire est rattaché à la notification d'un rendez-vous).

Vous évitez ainsi de réécrire les mêmes instructions à chaque fois, tout en gardant la possibilité de réviser et d'ajuster le message avant chaque envoi.

▎ À savoir — trois éléments sont ajoutés automatiquement, vous n'avez donc jamais à les insérer vous-même :
▎ - ? Un message d'accueil (ex. : « Bonjour [prénom du client], »)
▎ - ? Le lien vers le formulaire (« Remplir le formulaire »)
▎ - ? Le pied de page de votre clinique (le pied de page courriel défini dans les paramètres de votre pratique)
▎
▎ Vous n'avez qu'à rédiger le message lui-même (vos instructions, le contexte, votre signature, etc.).

1. Configurer le message par défaut

1. Allez dans Formulaires et ouvrez le formulaire à configurer (Modifier le formulaire). => https://www.colib.io/forms
2. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Courriel envoyé aux clients (✉️), situé entre Sections et Questions et Pages post-soumission.
3. Saisissez votre message dans l'éditeur de texte enrichi.
- Si votre formulaire est en anglais seulement, vous verrez l'éditeur anglais.
- Si votre formulaire est en français seulement, vous verrez l'éditeur français.
- Si votre formulaire est bilingue, vous verrez les deux éditeurs — remplissez chaque langue.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Le message est optionnel. Si vous le laissez vide, un message par défaut standard est utilisé à la place.

Conseils pour un bon message
- Rédigez uniquement votre contenu (une courte introduction, la raison du formulaire, une formule de politesse). Le message d'accueil, le lien vers le formulaire et le pied de page sont ajoutés pour vous.
- Restez concis — les clients remplissent plus volontiers le formulaire quand le message est clair.
- Le message prend en charge la mise en forme de base (gras, listes, liens, etc.).

2. Envoyer un formulaire manuellement

Lorsque vous envoyez un formulaire à un client depuis l'écran « Envoyer un formulaire à votre client » :

1. Choisissez le client (ou ouvrez l'action directement depuis la fiche d'un client).
2. Sélectionnez le formulaire à envoyer.
- Dès que vous choisissez un formulaire, son message par défaut se charge automatiquement dans l'éditeur.
- Si ce formulaire n'a pas de message par défaut, le message standard est chargé à la place.
3. Révisez et modifiez le corps au besoin pour ce client précis.
- Le lien vers le formulaire est déjà inclus dans le message — veuillez le conserver.
- Le message d'accueil (Bonjour [prénom du client]) et le pied de page ne sont pas affichés dans l'éditeur : ils sont ajoutés automatiquement au moment de l'envoi.
4. Ajustez l'objet, ajoutez un courriel en copie (CC) optionnel, et choisissez la date d'envoi (vous pouvez le
planifier pour plus tard ?).
5. Cliquez sur Envoyer.

▎ Si vous changez le formulaire sélectionné, l'éditeur se recharge avec le message par défaut de ce formulaire.

3. Envoyer des formulaires automatiquement (avec les notifications de rendez-vous)

Si un formulaire est configuré pour être envoyé automatiquement avec la notification initiale d'un rendez-vous, la
même logique s'applique :

- Le corps du courriel utilise le message par défaut du formulaire (ou le message standard si aucun n'est défini).
- Le message d'accueil, le lien vers le formulaire et le pied de page sont ajoutés automatiquement.
- La langue (français / anglais) suit la langue du client.

Aucune configuration supplémentaire n'est requise au-delà de la définition du message par défaut sur le formulaire et de l'activation de l'option « envoyer le formulaire avec la notification » sur le type de rendez-vous.

4. Comment la langue est choisie

- Envoi manuel : le message suit la langue de l'interface que vous utilisez.
- Envoi automatique : le message suit la langue du client.
- Si un message n'existe que dans une seule langue, cette version est utilisée comme solution de repli.

5. À quoi ressemble le courriel final

Bonjour [Prénom du client] ?,

[ Votre message par défaut — ou le message que vous avez modifié avant l'envoi ]
[ Lien « Remplir le formulaire » ]

[ Le pied de page de votre clinique ]

Foire aux questions

Dois-je inclure le lien du formulaire dans mon message ?
Non. Le lien est ajouté automatiquement. Si vous modifiez le corps avant un envoi manuel, assurez-vous simplement de ne pas supprimer le lien déjà présent.

Que se passe-t-il si je ne définis pas de message par défaut ?
Un message standard, prêt à l'emploi, est envoyé à la place — vos clients recevront tout de même un courriel clair avec le lien du formulaire.

Puis-je tout de même personnaliser le courriel pour un seul client ?
Oui. Lors d'un envoi manuel, le message par défaut n'est qu'un point de départ — vous pouvez modifier le corps, l'objet et le CC avant l'envoi.

D'où provient le pied de page ?
Des paramètres de pied de page courriel de votre pratique (anglais/français). Il est appliqué automatiquement au courriel du formulaire.