Comment supprimer un client ?

À qui s'adresse cet article ?

Vous avez créé un client par erreur, ou un dossier d'essai, et vous voulez le retirer de Colib. Cet article explique comment supprimer un client, ce que la suppression efface, et quand il vaut mieux archiver le client.

Important : supprimer un client efface tout le dossier : notes, documents, formulaires, factures et historique. La plupart des ordres professionnels exigent de conserver les dossiers pendant plusieurs années. Si le client ne vient simplement plus à votre cabinet, archivez-le plutôt : le dossier reste complet, mais n'apparaît plus dans vos listes.

Avant de commencer : il vous faut le droit de modifier les renseignements des clients. Les utilisateurs qui peuvent seulement consulter les dossiers ne voient pas l'option Supprimer le client.

1Ouvrez le dossier du client

1. Allez dans votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients).
2. Trouvez le client avec le champ de recherche, puis cliquez sur sa référence pour ouvrir le dossier.

Vous voulez en garder une copie avant ? Cliquez sur l'icône Télécharger (flèche) sous le nom du client pour télécharger son dossier complet dans un fichier zip. Voir Comment exporter les données de mes clients ?

2Supprimez le client

1. Sous le nom du client, cliquez sur l'icône Plus d'actions (trois points).
2. Cliquez sur Supprimer le client, en bas du menu.

3. Colib demande Êtes-vous sûr de vouloir supprimer ce client? Cette action ne peut pas être annulée. Cliquez sur Supprimer pour confirmer, ou sur Annuler.
4. Le message Le client a été supprimé. s'affiche et vous revenez à votre liste de clients.

Ce qui se passe quand vous supprimez un client

• Le dossier disparaît aussitôt — le client n'est plus dans votre liste de clients, vos recherches ni la fenêtre de rendez-vous, même avec le filtre Clients actifs désactivé.
• Rendez-vous à venir — le client est retiré de ses rendez-vous à venir. Les rendez-vous restent dans votre horaire sans ce client, et aucun avis d'annulation n'est envoyé. Supprimez-les ou réutilisez ces plages.
• Envois récurrents de formulaires — les formulaires programmés pour être envoyés automatiquement à ce client sont arrêtés.
• Groupes de clients — le client est retiré de son groupe de clients. Si ce client en était le titulaire responsable, le groupe est supprimé.
• Effacement définitif après 45 jours — 45 jours après la suppression, le dossier et tout son contenu sont effacés définitivement : profil, notes, documents, formulaires, factures, historique des rendez-vous, messages et communications.
• Traçabilité — la suppression est inscrite dans votre journal d'activité, avec l'utilisateur et la date. Voir Comment accéder au journal d'activité ?

Quand un client ne peut pas être supprimé

Pour protéger votre comptabilité, Colib refuse de supprimer un client dans ces cas :

• Paiements en ligne — le client a payé l'une de ses factures en ligne par Colib. Le message Le client ne peut pas être supprimé car certains paiements sont attachés à son profil. s'affiche.
• Paiement par carte récent — un paiement a été fait avec l'une des cartes du client il y a moins de 15 jours (la période pendant laquelle un paiement peut encore être remboursé ou contesté). Le message Ce client ne peut pas être supprimé : un paiement par carte a été effectué il y a moins de 15 jours. s'affiche.

Dans les deux cas, archivez le client : le dossier quitte vos listes et garde son historique de paiements.

Bon à savoir

• Un doublon ? — plutôt que de supprimer l'un des deux dossiers, fusionnez-les : les renseignements des deux sont conservés dans un seul dossier. Voir Puis-je fusionner deux comptes clients ?
• Une demande du client — avant de supprimer un dossier à la demande d'un client, vérifiez les règles de tenue de dossiers de votre ordre professionnel et de votre province.
• Aucun retour en arrière — Colib n'a pas de corbeille pour les clients : téléchargez d'abord le dossier si vous risquez d'en avoir besoin.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.