Comment lier deux clients (parent, conjoint, tuteur) ?

À qui s'adresse cet article ?

Certains de vos clients se connaissent : un parent et son enfant, deux conjoints suivis en thérapie de couple, des frères et sœurs, un proche qui paie les soins. Avec les relations, vous consignez ces liens entre deux dossiers clients et vous passez d'un dossier à l'autre en un clic.

Cet article explique comment ajouter, modifier et supprimer une relation, et en quoi les relations diffèrent des groupes de clients.

Avant de commencer : les deux personnes doivent déjà avoir un dossier client dans Colib (voir votre liste de clients : www.colib.io/fr-ca/clients). Il faut avoir le droit de modifier les informations des clients.

1Ajouter une relation

1. Ouvrez le dossier de l'un des deux clients depuis votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients), puis cliquez sur l'onglet Profil.
2. Ouvrez la section Relations. Le nombre à côté de son titre est le nombre de relations du client.
3. Cliquez sur Ajouter une relation. La fenêtre Créer une relation s'ouvre.
4. Choisissez le Type de relation, qui se lit comme une phrase commençant par le client dont le dossier est ouvert : par exemple, Nicolas Gagnon est Parent de…
5. Dans la liste en dessous (-- Sélectionnez un client --), choisissez l'autre client. Tapez quelques lettres du nom pour le trouver plus vite.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

La relation s'affiche dans la section Relations, avec son type et le nom de l'autre client. Cliquez sur le nom pour ouvrir son dossier.

2Voir la relation depuis l'autre dossier

Une relation ne s'ajoute qu'une fois : elle apparaît automatiquement dans le dossier de l'autre client aussi, formulée de son point de vue. Par exemple, quand Nicolas est Parent de Léa, le dossier de Léa affiche Enfant de Nicolas.

Il n'existe pas de type « tuteur » : pour un tuteur ou un représentant légal, choisissez le type le plus proche (Parent de ou Membre de la famille).

3Modifier ou supprimer une relation

• Modifier — cliquez sur l'icône de crayon de la ligne : la fenêtre Modifier la relation permet de changer le type ou l'autre client. Cliquez sur Sauvegarder.
• Supprimer — cliquez sur l'icône de corbeille de la ligne et confirmez. La relation disparaît des deux dossiers; les deux dossiers clients eux-mêmes ne sont pas modifiés.

Bon à savoir

• Une relation sert à l'information — elle ne change pas qui reçoit les courriels, les rappels ou les factures, et elle ne donne aucun accès au dossier de l'autre client dans le portail client.
• Pour envoyer les communications d'un enfant à un parent — utilisez plutôt les groupes de clients : consultez Comment communiquer efficacement avec les clients mineurs grâce aux groupes de clients.
• Réservations faites par un parent — pour permettre à un parent de réserver en ligne pour un enfant, consultez Comment permettre aux clients de réserver pour une personne à charge.
• Quels clients sont proposés — la liste de la fenêtre n'affiche que les clients actifs que vous avez le droit de voir.
• Deux dossiers pour la même personne ? — ne les liez pas : fusionnez-les. Consultez Puis-je fusionner deux comptes clients ?
• Traçabilité — l'ajout, la modification et la suppression d'une relation sont inscrits au journal d'audit de votre pratique.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.