Comment ajouter un document à un client ?

À qui s'adresse cet article ?

Cet article s'adresse à toute personne de votre pratique qui conserve des documents dans un dossier client : lettres de recommandation, rapports, résultats d'imagerie, consentements signés, enregistrements audio, etc. Il explique comment ajouter un document, classer les documents dans des dossiers, et ce que vous pouvez en faire ensuite.

Avant de commencer : il faut avoir accès aux documents dans vos droits d'utilisateur. Si vous ne voyez pas l'onglet Documents dans le dossier client, ou si vous ne pouvez pas ajouter ou modifier un document, adressez-vous à l'administrateur de votre pratique.

1Ouvrir l'onglet Documents

1. Ouvrez le dossier du client à partir de votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients).
2. Cliquez sur l'onglet Documents en haut du dossier. Le nombre affiché à côté correspond au nombre de documents du dossier.

2Ajouter un document

1. Cliquez sur Ajouter un document. La fenêtre Créer un document s'ouvre.
2. Saisissez un Titre (obligatoire).
3. Au bas de la fenêtre, faites glisser votre fichier dans la zone en pointillés, ou cliquez dessus pour choisir un fichier sur votre ordinateur. Attendez que l'aperçu s'affiche.
4. Remplissez les options utiles (voir le tableau ci-dessous).
5. Cliquez sur Sauvegarder. Le document apparaît dans l'onglet Documents.

Fichiers acceptés : PDF, images (JPG, PNG, GIF), documents Word, Excel et PowerPoint, audio (MP3, WAV, AIFF), vidéo (MP4, MOV), fichiers texte et archives ZIP, jusqu'à 250 Mo par fichier.

3Voir, télécharger, modifier ou télécopier un document

Chaque document s'affiche sous forme de carte avec son titre, sa référence et ces icônes :

4Classer les documents dans des dossiers (facultatif)

1. Dans l'onglet Documents, cliquez sur Ajouter un dossier.
2. Saisissez le Nom du dossier et cliquez sur Confirmer.

Dès que le dossier client contient des dossiers, l'onglet Documents affiche les dossiers : cliquez sur un dossier pour voir ses documents, et sur Retour pour revenir à la liste des dossiers. Quand vous ajoutez un document, choisissez son Dossier.

Les documents du dossier client qui ne sont pas encore dans un dossier sont déplacés dans le dossier que vous créez.

Important : supprimer un dossier (icône de corbeille à côté de son nom) supprime aussi tous les documents qu'il contient. Déplacez d'abord les documents à conserver dans un autre dossier (Éditer > Dossier).

Documents envoyés par le client

Vos clients peuvent aussi vous envoyer des documents depuis la section Documents du portail client (Envoyer un document). Vous recevez une notification dans Colib et le document apparaît dans l'onglet Documents de son dossier. L'onglet Aperçu du dossier indique combien de documents ont été ajoutés par le client. En savoir plus : Qu'est-ce que le portail client ?.

Bon à savoir

• Télécharger tout le dossier — l'icône de téléchargement sous le nom du client télécharge un fichier ZIP du dossier du client.
• Documents de votre ancien système — vous pouvez les importer avec vos clients : voir Comment migrer mes clients depuis mon ancien système ?.
• Formulaires — les formulaires remplis par le client ne sont pas dans l'onglet Documents : ils se trouvent dans l'onglet Formulaires du dossier.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.