Comment regrouper plusieurs comptes Colib dans un seul cabinet ?

À qui s'adresse cet article ?

Plusieurs praticiens ont chacun leur propre compte Colib, souvent au forfait Démarrage, et veulent maintenant travailler ensemble dans un seul compte partagé : un cabinet à plusieurs praticiens, ou un cabinet à plusieurs emplacements (multicliniques). Cet article explique comment un compte devient le cabinet, comment inviter les autres comme membres de l'équipe, comment déplacer les clients des autres comptes, et ce qui peut être déplacé ou non.

Avant de commencer : il n'existe pas de fusion automatique de deux comptes Colib. Un compte devient le cabinet, et les clients des autres comptes y sont copiés grâce aux exports et au chargement par lots. Seul un administrateur du cabinet peut changer le forfait et inviter des membres de l'équipe.

Important : les dossiers clients contiennent des renseignements de santé. Avant de regrouper les dossiers de plusieurs praticiens dans un seul compte, assurez-vous que cela respecte les règles de votre ordre professionnel, décidez qui peut voir quels dossiers (étape 4) et informez vos clients lorsque vos règles l'exigent.

1Choisir le compte qui devient le cabinet

• Choisissez le compte qui a le plus d'historique (clients, notes, factures) : il garde tout tel quel.
• Son propriétaire, ou un administrateur, fait les étapes suivantes. Les autres praticiens s'y joindront comme membres de l'équipe, et leurs clients y seront importés.

2Changer le forfait du cabinet

1. Allez dans Plan (www.colib.io/fr-ca/planandpayments) et cliquez sur Changer de forfait.
2. Sous le forfait voulu, cliquez sur Sélectionner le plan, puis sur Confirmer.

Le forfait Démarrage est prévu pour un seul praticien : vous ne pouvez pas ajouter de praticien à votre équipe tant que vous y êtes. Aux forfaits Praticien et Pratique Pro, une licence est ajoutée chaque mois pour chaque praticien supplémentaire (temps partiel ou temps plein, selon son nombre de rendez-vous). Consultez Comment fonctionne le paiement des forfaits Colib ?

3Exporter les clients des autres comptes

Chaque praticien qui se joint au cabinet le fait dans son propre compte, avant de le fermer :

1. Clients et notes — liste des clients (www.colib.io/fr-ca/clients), icône Excel (Exporter vers Excel). Désactivez Clients actifs et exportez de nouveau pour les clients archivés.
2. Rendez-vous — horaire (www.colib.io/fr-ca/scheduler), Télécharger le fichier Excel sous Exports, pour les rendez-vous à venir et l'historique à conserver.
3. Documents, formulaires, factures, notes signées — le dossier complet de chaque client (icône Télécharger sous le nom du client), un fichier zip de fichiers PDF et de documents.
4. Comptabilité — la liste des factures (www.colib.io/fr-ca/invoices, Exporter vers Excel) et les rapports de la section Rapports, à conserver avec sa propre comptabilité.

Le détail : Comment exporter les données de mes clients.

4Inviter les praticiens comme membres de l'équipe

1. Dans le cabinet, allez dans Réglages > Équipe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=team) et cliquez sur Créer un membre de l'équipe.
2. Entrez le nom et l'adresse courriel du praticien, activez Praticien(ne), choisissez son rôle et ses droits, puis sauvegardez. Une invitation lui est envoyée par courriel.
3. Choisissez ce que voit chaque praticien : quand Possibilité de consulter les informations d'autres praticiens est désactivé, un praticien ne voit que les clients qui lui sont assignés. Consultez Attribuer des praticiens et configurer la visibilité des clients et Quels sont les différents niveaux de droits/options pour les membres de mon cabinet?

Un compte, un cabinet : un compte Colib n'est lié qu'à un seul cabinet. L'adresse courriel qu'un praticien utilise pour son propre compte y est toujours associée : Colib la refuse avec Désolé, cet utilisateur est déjà associé à une entreprise. Invitez cette personne avec une autre adresse courriel (par exemple son adresse au cabinet), ou écrivez-nous à support@colib.io avant de commencer si la personne souhaite garder la même adresse.

Pour tous les détails de l'invitation, veuillez consulter l'article nommé « Comment inviter un membre de mon équipe ».

5Préparer le cabinet, puis importer les clients

1. Créez les types de rendez-vous des praticiens qui se joignent au cabinet, et donnez à chaque praticien les types qu'il offre. Les rendez-vous importés doivent utiliser des types de rendez-vous qui existent dans le cabinet. Veuillez consulter l'article nommé « Comment créer un type de rendez-vous ».
2. Allez dans la liste des clients et cliquez sur Chargement par lots (www.colib.io/fr-ca/uploadclients), puis choisissez le type de modèle Générique et téléchargez le modèle.
3. Copiez les données exportées de chaque ancien compte dans le modèle : les clients dans l'onglet Clients, avec l'adresse courriel du praticien dans le cabinet dans Practitioner email address (et sa clinique dans Clinic(s) si vous utilisez plusieurs cliniques), les notes dans l'onglet Notes, les rendez-vous dans l'onglet Appointments, et les fichiers PDF et les documents dans un dossier par client.
4. Importez le fichier zip, avec Envoyer des notifications aux clients désactivé si vous ne voulez pas que les clients soient contactés, puis vérifiez les journaux et corrigez les lignes qui n'ont pas été importées.

Pas à pas : Comment migrer vos clients, rendez-vous, documents et notes vers Colib, section Déplacer des clients depuis un autre compte Colib.

6Fermer les anciens comptes

1. Vérifiez dans le cabinet que les clients, les notes, les rendez-vous et les documents de chaque ancien compte s'y trouvent.
2. Dans chaque ancien compte, supprimez les rendez-vous à venir qui ont été déplacés, pour que les clients ne reçoivent pas de rappels des deux comptes. Un client est avisé de la suppression d'un rendez-vous futur quand ses notifications sont activées : consultez Comment supprimer un rendez-vous.
3. Résiliez l'abonnement de l'ancien compte : Plan > Se désabonner. Au forfait Démarrage, le lien n'apparaît plus dès que le compte a plus de 10 rendez-vous dans la période de facturation en cours : écrivez-nous pour résilier. Les données de l'ancien compte sont conservées jusqu'à ce que son propriétaire nous demande de les supprimer. Veuillez consulter l'article nommé « Comment annuler mon abonnement ou fermer mon compte Colib ? ».

Ce qui peut être déplacé ou non

Quand le mode multicliniques est-il utile ?

Le mode multicliniques (forfait Pratique Pro) est utile quand les praticiens qui se joignent au cabinet travaillent à des emplacements différents : chaque clinique peut avoir sa propre adresse et ses heures d'ouverture, sa propre page de réservation, ses propres renseignements de facturation, et des membres de l'équipe qui ne voient que les clients et les rendez-vous de leurs cliniques. Si tout le monde travaille à la même adresse, vous n'en avez pas besoin.

• Comment configurer une pratique multicliniques (plusieurs emplacements)?
• Comment la création de plusieurs cliniques affecte-t-elle les droits des praticiens?
• Comment avoir une page de réservation différente pour chaque clinique?
• Comment les filtres changent-ils dans Colib après la création de plusieurs cliniques?
• Pour une vue d'ensemble, veuillez consulter l'article nommé « Mode multicliniques : ce qui change dans Colib (vue d'ensemble) ».

Bon à savoir

• Page de réservation — les clients réservent maintenant sur la page de réservation du cabinet. Veuillez consulter l'article nommé « Comment partager votre page de réservation et son code QR ».
• Paiements en ligne — les paiements en ligne sont reçus dans le compte de paiement du cabinet. Au forfait Pratique Pro, un praticien peut recevoir sa part directement : consultez Comment partager les paiements en ligne entre un praticien et la clinique.
• Vous séparer de nouveau plus tard — veuillez consulter l'article nommé « Comment passer d'un cabinet à plusieurs praticiens à des comptes Démarrage séparés ».

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir à planifier le transfert.