Comment passer d'un cabinet à plusieurs praticiens à des comptes Démarrage séparés ?

À qui s'adresse cet article ?

Votre cabinet réunit plusieurs praticiens dans le même compte Colib, mais n'a pas le volume qui justifie un forfait avec des licences de praticien. Vous voulez que chaque praticien retrouve son propre compte au forfait Démarrage, facturé au rendez-vous, avec ses propres clients.

Cet article explique, dans l'ordre, comment exporter les clients de chaque praticien, comment chaque praticien crée son propre compte et importe ses clients, et comment passer le compte d'origine au forfait Démarrage.

Avant de commencer : le forfait Démarrage est prévu pour un seul praticien (avec jusqu'à 3 comptes de personnel administratif). Colib le refuse tant que le compte compte plus d'un membre de l'équipe indiqué comme praticien, et vous ne pouvez pas ajouter de praticien à un compte Démarrage. Seul un administrateur voit la section Plan. Pour comparer les forfaits, consultez Comment fonctionne le paiement des forfaits Colib ?

Important : les dossiers clients contiennent des renseignements de santé. Avant de copier les dossiers d'un praticien dans un autre compte, assurez-vous que le transfert respecte les règles de votre ordre professionnel et vos ententes avec les praticiens, et décidez qui reste responsable de chaque dossier. Le compte d'origine garde sa copie de chaque dossier tant que vous ne l'archivez pas ou ne le supprimez pas.

1Décider qui garde le compte actuel

• Un praticien garde le compte actuel, avec tout son historique : clients, notes, rendez-vous, factures, formulaires et documents. Ce compte passera au forfait Démarrage à la fin (étape 6).
• Chacun des autres praticiens obtient un nouveau compte Colib, dans lequel vous importez ses propres clients (étapes 3 et 4).
• Vérifiez que chaque client a le bon praticien principal : ouvrez le dossier client, onglet Profil, section Informations générales, champ Praticien(ne). Les exports de l'étape 2 sont filtrés sur ce champ. Consultez Attribuer des praticiens et configurer la visibilité des clients.

2Exporter les clients de chaque praticien qui part

Faites-le pendant que les praticiens sont encore membres de l'équipe. Un administrateur qui voit tous les clients et toutes les notes fait les exports.

1. Allez dans la liste des clients (www.colib.io/fr-ca/clients), choisissez le praticien dans Praticien(ne) et cliquez sur l'icône Excel (Exporter vers Excel). L'onglet Clients du fichier liste ses clients, avec le praticien principal dans la colonne Practitioner ; l'onglet Notes contient le texte des notes de ces clients, avec le praticien qui a rédigé chaque note.
2. Désactivez Clients actifs et exportez de nouveau pour ses clients archivés.
3. Dans l'horaire (www.colib.io/fr-ca/scheduler), affichez le praticien et la période voulus, puis utilisez Télécharger le fichier Excel sous Exports pour ses rendez-vous. Veuillez consulter l'article nommé « Comment imprimer ou exporter mon horaire en PDF ou en Excel ? ».
4. Pour chaque client, téléchargez le dossier complet (icône Télécharger sous le nom du client) : un fichier zip avec les notes, les formulaires remplis et les factures en PDF, ainsi que les documents du dossier.
5. Au besoin, filtrez les factures (www.colib.io/fr-ca/invoices) sur le praticien et cliquez sur Exporter vers Excel, pour sa comptabilité.

Le détail de chaque export : Comment exporter les données de mes clients.

Clients partagés : la colonne Practitioner contient seulement le praticien principal. Les praticiens supplémentaires d'un client ne figurent pas dans le fichier : un client suivi par deux praticiens n'apparaît donc que dans l'export de son praticien principal. Entendez-vous sur qui prend ces clients avant de commencer.

3Chaque praticien crée son propre compte

1. Chaque praticien crée son compte sur www.colib.io/fr-ca/signup.
2. L'adresse courriel choisie ne doit pas être déjà utilisée par un compte Colib. L'adresse actuelle du praticien appartient toujours à son compte d'utilisateur du cabinet, même après son retrait de l'équipe : avec cette adresse, Colib affiche Désolé, cet utilisateur existe déjà. Utilisez une autre adresse (par exemple une adresse professionnelle à son nom), ou écrivez-nous à support@colib.io avant de commencer si la personne souhaite garder la même adresse.
3. Dans le nouveau compte, choisissez le forfait Démarrage : Plan (www.colib.io/fr-ca/planandpayments) > Changer de forfait > Sélectionner le plan sous Démarrage > Confirmer, puis ajoutez une carte de crédit dans l'onglet Mode de paiement. Veuillez consulter l'article nommé « Comment choisir ou changer mon forfait ».
4. Créez les types de rendez-vous et configurez les informations du cabinet avant l'importation : les rendez-vous importés doivent utiliser des types de rendez-vous qui existent dans le nouveau compte.

4Importer les clients dans le nouveau compte

1. Dans le nouveau compte, allez dans la liste des clients et cliquez sur Chargement par lots (www.colib.io/fr-ca/uploadclients).
2. Choisissez le type de modèle Générique et téléchargez le modèle.
3. Copiez les données exportées dans le modèle : les clients dans l'onglet Clients (avec l'adresse courriel du nouveau compte du praticien dans Practitioner email address), les notes dans l'onglet Notes, les rendez-vous dans l'onglet Appointments, et les documents dans un dossier par client.
4. Importez le fichier zip, avec Envoyer des notifications aux clients désactivé si vous ne voulez pas que les clients soient contactés pendant le transfert, puis vérifiez les journaux.

Pas à pas, avec ce qui peut être importé ou non : Comment migrer vos clients, rendez-vous, documents et notes vers Colib, section Déplacer des clients depuis un autre compte Colib.

5Retirer les praticiens qui partent du compte d'origine

1. Leurs rendez-vous à venir restent dans le compte d'origine, avec leurs rappels, tant que vous ne les supprimez pas. Une fois qu'ils sont importés dans le nouveau compte, supprimez-les du compte d'origine. Un client est avisé de la suppression d'un rendez-vous futur quand ses notifications sont activées : consultez Comment supprimer un rendez-vous.
2. Allez dans Réglages > Équipe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=team) et cliquez sur l'icône de corbeille (Supprimer le membre de l'équipe) de chaque praticien qui part. Ses notes, ses factures et ses rendez-vous ne sont pas supprimés, et ses clients ne sont plus assignés à personne. Veuillez consulter l'article nommé « Comment supprimer un membre de l'équipe ou renvoyer son invitation ? ».
3. Un membre de l'équipe qui reste sans être praticien (une personne à l'accueil, par exemple) peut rester : dans sa fenêtre de modification, l'option Praticien(ne) doit être désactivée.

6Passer le compte d'origine au forfait Démarrage

1. Allez dans Plan (www.colib.io/fr-ca/planandpayments) et cliquez sur Changer de forfait.
2. Sous Démarrage, cliquez sur Sélectionner le plan, puis sur Confirmer.

Si le compte compte encore plus d'un praticien, Colib refuse le changement et vous indique que le forfait Démarrage ne peut pas être choisi si votre clinique compte plus d'un praticien : revenez à l'étape 5.

Ce qui change avec le forfait Démarrage

Important : si vous restreignez l'accès à Colib à certaines adresses IP, retirez ces restrictions avant de changer de forfait : une fois la fonctionnalité exclue de votre forfait, vous ne pouvez plus modifier ses réglages. Veuillez consulter l'article nommé « Comment restreindre l'accès à Colib à certaines adresses IP ».

Bon à savoir

• Informez vos clients — les clients qui suivent un praticien dans son nouveau compte réservent sur la page de réservation de ce compte. Veuillez consulter l'article nommé « Comment partager votre page de réservation et son code QR ».
• Dans l'autre sens — pour regrouper plus tard plusieurs comptes dans un seul cabinet, veuillez consulter l'article nommé « Comment regrouper plusieurs comptes Colib dans un seul cabinet ».
• Vous changez d'avis — vous pouvez revenir à tout moment à un forfait à plusieurs praticiens avec Changer de forfait, puis inviter de nouveau les praticiens depuis Réglages > Équipe. Une adresse courriel déjà associée à un autre cabinet Colib est refusée avec Désolé, cet utilisateur est déjà associé à une entreprise.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir à planifier le transfert.