Comment déplacer ou reporter un rendez-vous ?

À qui s'adresse cet article ?

Un client demande à venir un autre jour, un praticien est absent, une séance doit commencer plus tard : cet article montre les deux façons de déplacer un rendez-vous dans votre horaire, ce que Colib fait ensuite (notifications, rappels) et comment vos clients peuvent reporter un rendez-vous eux-mêmes.

Avant de commencer : pour déplacer un rendez-vous, il faut avoir le droit de créer, modifier et supprimer des rendez-vous. Les utilisateurs qui peuvent seulement consulter l'horaire ne peuvent pas les déplacer. Ouvrez votre horaire avec l'icône de calendrier de la barre du haut (www.colib.io/fr-ca/scheduler).

1Méthode 1 : glisser-déposer le rendez-vous

1. Dans votre horaire, affichez la semaine (ou la journée) du rendez-vous.
2. Cliquez sur le rendez-vous, gardez le bouton de la souris enfoncé et faites-le glisser vers le nouveau jour et la nouvelle heure. Pour changer de semaine, utilisez plutôt la deuxième méthode (étape 2).
3. Relâchez le bouton. La fenêtre Confirmation Nécessaire affiche le nouveau début et la nouvelle fin du rendez-vous.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer, ou sur Non pour remettre le rendez-vous à sa place.

Changer la durée : faites glisser le bord inférieur du rendez-vous vers le haut ou vers le bas. La même confirmation est demandée.

Le glisser-déposer a quelques limites :

• vous ne pouvez pas déposer un rendez-vous sur une date ou une heure déjà passée ;
• vous ne pouvez pas changer le praticien ni la clinique de cette façon : dans les vues par praticien ou par clinique, un rendez-vous déposé dans une autre colonne revient à sa place ;
• un événement qui dure plusieurs jours se modifie dans sa fenêtre (étape 2).

2Méthode 2 : changer la date et l'heure dans la fenêtre du rendez-vous

1. Cliquez sur le rendez-vous dans votre horaire. La fenêtre Modifier le rendez-vous s'ouvre.
2. Dans Date et heure, changez la date et l'heure de À partir de. Quand vous changez l'heure de début, l'heure de fin (Jusqu'au) suit : la durée reste la même. Modifiez Jusqu'au si vous voulez aussi allonger ou raccourcir le rendez-vous.
3. Au besoin, choisissez un autre Praticien(ne) dans Type et professionnel, ou une autre Salle.
4. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la fenêtre.

Le rendez-vous s'affiche à sa nouvelle date et à sa nouvelle heure.

3Prévenir le client (ou non)

Si le client avait déjà reçu la notification de ce rendez-vous, Colib demande, après le déplacement : Les dates de rendez-vous ont été modifiées. Vous souhaitez informer vos clients de ces changements ?

• Oui — le client reçoit un courriel l'informant du changement, avec la nouvelle date et une invitation de calendrier, et un texto (SMS) indiquant que le rendez-vous a été déplacé, selon ses préférences de communication.
• Non — rien n'est envoyé. Pensez à prévenir le client vous-même.

Colib ne pose pas cette question pour un rendez-vous dont la notification initiale n'a pas été envoyée, pour un rendez-vous annulé, ni quand la nouvelle date est déjà passée.

Dans tous les cas, les rappels du rendez-vous sont replanifiés automatiquement pour la nouvelle date, et le statut du rendez-vous devient Reporté.

Rendez-vous récurrents

Quand vous enregistrez une modification sur un rendez-vous qui fait partie d'une série, Colib vous demande de l'appliquer à Ce rendez-vous seulement ou à Ce rendez-vous et les suivants.

• Si vous avez changé la date, seul Ce rendez-vous seulement est possible : déplacez d'abord ce rendez-vous, puis faites vos autres modifications.
• Pour changer l'heure de tous les rendez-vous suivants, changez seulement l'heure et choisissez Ce rendez-vous et les suivants.
• Avec le glisser-déposer, seul le rendez-vous déplacé change.

Voir aussi Comment créer et modifier des rendez-vous récurrents.

Quand vos clients reportent eux-mêmes

Vos clients peuvent déplacer un rendez-vous avec le lien Modifier mon rendez-vous de leurs courriels, le lien de leurs textos ou le lien Modifier de leur rendez-vous dans le portail client. Ils choisissent alors une nouvelle plage sur votre page de réservation.

• C'est toujours possible pour les rendez-vous qu'ils ont réservés en ligne. Pour les rendez-vous que vous avez créés dans votre horaire, activez Autoriser les clients à modifier les rendez-vous réservés par les praticiens dans Réglages > Réservations (www.colib.io/fr-ca/settings?show=bookingpage).
• Pour refuser les changements de dernière minute, fixez le délai minimum dans Réglages > Horaire (www.colib.io/fr-ca/settings?show=scheduler) : Ne pas autoriser l'annulation ou le report sous ... heures avant le rendez-vous. Ce champ apparaît quand Permettre aux clients d'annuler leurs rendez-vous est activé. Passé ce délai, le client est invité à vous contacter.
• Une notification apparaît dans Colib quand un client reporte un rendez-vous. Choisissez qui reçoit cette notification dans Réglages > Communications (www.colib.io/fr-ca/settings?show=communications), événement Rendez-vous reporté. Pour recevoir aussi un courriel, activez Recevoir une notification par courriel pour chaque rendez-vous réservé, annulé ou mis à jour par le client dans Réglages > Réservations.

Bon à savoir

• Vérifiez les disponibilités vous-même — quand vous déplacez un rendez-vous, Colib vérifie seulement que la salle est libre (si le rendez-vous a une salle). Il ne vous avertit pas d'un autre rendez-vous à la même heure : regardez l'horaire avant de déposer le rendez-vous.
• Le rendez-vous d'un collègue — quand vous glissez-déposez le rendez-vous d'un autre praticien, ce praticien reçoit une notification dans Colib avec l'ancienne et la nouvelle date.
• Renvoyer la confirmation — pour renvoyer la confirmation après un changement, ouvrez le rendez-vous, cliquez sur Plus d'actions, puis sur Envoyer de nouvelles notifications de confirmation aux clients. Voir Comment puis-je renvoyer manuellement une notification de confirmation (courriel ou SMS) pour un rendez-vous ?
• Annuler plutôt — si le client ne veut pas d'autre date, annulez le rendez-vous : voir Comment annuler un rendez-vous : pour les praticiens et les clients.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.