Comment suspendre temporairement l'accès d'un client à son dossier ?

À qui s'adresse cet article ?

Vos clients peuvent consulter dans le portail client les notes et les documents que vous partagez avec eux. Dans de rares cas, un professionnel de la santé peut juger que donner accès au dossier maintenant risquerait vraisemblablement de causer un préjudice grave à la santé de la personne. Les lois sur la protection des renseignements personnels permettent alors de suspendre temporairement l'accès, à condition de documenter la décision.

Cet article explique comment consigner cette décision dans Colib, ce que voit le client pendant qu'elle s'applique et comment rétablir l'accès.

Avant de commencer : il faut un accès complet aux informations du client pour consigner ou lever une décision. Les membres de l'équipe qui n'ont qu'un accès en lecture au dossier voient la décision, sans pouvoir la modifier. La décision relève du jugement professionnel : Colib la consigne, mais ne la prend pas à votre place.

1Ouvrir la section d'accès du client

1. Ouvrez le dossier du client à partir de votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients).
2. Cliquez sur l'onglet Intimité, puis sur Accès client.
3. La section Accès du client à son dossier affiche la situation actuelle. Par défaut : Ce client peut voir tout ce que vous avez partagé avec lui.

2Consigner la décision

1. Cliquez sur Suspendre temporairement l'accès.
2. Dans Accès de nouveau possible le, choisissez la date à partir de laquelle le client pourra de nouveau consulter son dossier. La date doit être dans le futur.
3. Dans Motif de la décision, expliquez pourquoi l'accès est suspendu. Ce champ est obligatoire.
4. Activez Je confirme que, selon mon jugement professionnel, donner accès maintenant risquerait vraisemblablement de causer un préjudice grave à la santé de la personne. La décision ne peut pas être sauvegardée sans cette confirmation.
5. Cliquez sur Sauvegarder.

La section affiche alors L'accès est actuellement suspendu jusqu'au suivi de la date, avec la date et l'heure de la décision, le professionnel qui l'a consignée et le motif. Le panneau du client affiche aussi Accès restreint.

Que voit le client ?

Tant que la décision s'applique, pour ce dossier :

• le client ne voit plus, dans le portail client, les notes et les documents que vous avez partagés avec lui ;
• les formulaires remplis partagés avec le client sont aussi masqués, mais les formulaires encore à remplir restent disponibles, pour que le client puisse continuer à répondre à vos demandes ;
• dans son profil du portail, sous Mes renseignements, le client voit le message Cette clinique a temporairement suspendu l'accès aux notes et documents de ce dossier, jusqu'au suivi de la date, et est invité à communiquer avec la clinique. Ses renseignements d'identité restent visibles.

Le client ne reçoit aucun courriel lorsque vous consignez ou levez la décision. Ses rendez-vous, ses factures et ses paiements ne sont pas touchés.

3Rétablir l'accès

L'accès revient de lui-même à la date choisie : vous n'avez rien à faire. Pour le rétablir plus tôt :

1. Dans Intimité > Accès client, cliquez sur Rétablir l'accès maintenant.
2. Confirmez avec Oui.

Le client voit de nouveau immédiatement tout ce que vous avez partagé avec lui. La décision passe dans Décisions antérieures, avec sa date, la date de fin prévue, la date du rétablissement, le professionnel qui l'a consignée et le motif.

Bon à savoir

• Une décision à la fois — tant qu'une décision s'applique, le bouton Suspendre temporairement l'accès est masqué. Pour changer la date, rétablissez l'accès, puis consignez une nouvelle décision.
• Historique conservé — les décisions ne sont jamais supprimées : elles restent dans Décisions antérieures comme trace de vos choix. Chaque décision et chaque rétablissement sont aussi inscrits au journal d'activité du dossier. Voir Comment accéder au journal d'activité.
• Par dossier de clinique — la décision ne s'applique qu'au dossier tenu par votre clinique. Si le client est suivi par une autre clinique qui utilise Colib, son dossier chez elle n'est pas touché.
• Uniquement le portail client — la décision masque le contenu dans le portail client. Elle ne bloque pas ce que vous transmettez par d'autres moyens (courriel, télécopie, copie papier) : évitez d'envoyer au client les renseignements visés tant que la décision s'applique.

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