Comment recevoir un courriel lorsqu'un client effectue un paiement

À qui s'adresse cet article ?

Lorsqu'un client paie une de vos factures en ligne par carte de crédit ou de débit, vous voulez sans doute le savoir tout de suite. Cet article explique comment Colib vous prévient : par une notification dans Colib et, si vous le souhaitez, par un courriel à l'adresse de votre clinique.

Avant de commencer : ces avis concernent les factures payées en ligne par vos clients, ce qui demande d'avoir activé le système de paiement en ligne. Voir Comment activer le système de paiement en ligne de Colib ?

La notification dans Colib (toujours active)

Chaque fois qu'un client paie une facture en ligne par carte, le praticien assigné au client reçoit une notification dans Colib (icône de cloche dans la barre du haut). Elle indique le nom du client, la référence de la facture et le montant payé, avec un lien Voir la facture. Vous n'avez rien à configurer.

1Vérifier l'option de courriel

1. Allez dans Réglages > Paiements (www.colib.io/fr-ca/settings?show=payment).
2. Repérez la section Préférences, sous les informations de paiement.
3. L'interrupteur Recevoir un courriel lorsqu'un paiement est effectué par un client doit être activé. Tout changement est sauvegardé dès que vous cliquez sur l'interrupteur.

Important : la section Préférences ne s'affiche que si l'option de courriel est activée pour votre compte. Si vous ne la voyez pas, l'option est désactivée : écrivez à support@colib.io pour la faire activer. Si vous la désactivez vous-même, la section disparaît et il faudra nous contacter pour la réactiver.

2Vérifier l'adresse qui reçoit le courriel

Le courriel est envoyé à l'adresse courriel de votre clinique : le champ Email de l'entreprise dans Réglages > Général (www.colib.io/fr-ca/settings?show=general). Assurez-vous que quelqu'un consulte cette adresse.

Que contient le courriel ?

• L'objet : Nouveau paiement d'un client, suivi des initiales du client et de la référence de la facture.
• Le message : les initiales du client, la référence de la facture et son montant.
• Un lien qui ouvre la facture dans Colib (une connexion vous est demandée au besoin).

Pour protéger la vie privée de votre client, le courriel n'affiche que ses initiales, jamais son nom complet. Il est rédigé dans la langue que le client utilisait au moment du paiement (français ou anglais).

Bon à savoir

• Quels paiements ? — le courriel et la notification sont envoyés lorsqu'un client paie une facture en ligne par carte. Les paiements que vous enregistrez vous-même (comptant, chèque, virement Interac saisi à la main), les cartes que vous débitez depuis Colib et les paiements prélevés automatiquement lors de la réservation en ligne ne les déclenchent pas.
• Le client reçoit aussi un reçu — après un paiement en ligne, le client reçoit automatiquement son reçu par courriel.
• Suivre vos versements — les montants versés dans votre compte bancaire et les frais associés sont listés dans Réglages > Paiements. Voir Où consulter les versements à ma pratique et les frais de paiement associés ?
• Autres notifications d'événements — pour choisir qui est prévenu des réservations, modifications, confirmations et annulations, voir Comment configurer les destinataires des notifications d'événements dans Colib.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.