Comment puis-je gérer le délai des réservations clients afin d’éviter les rendez-vous de dernière minute et de contrôler les réservations effectuées trop à l’avance ?

À qui s'adresse cet article ?

Vous ne voulez pas qu'un client réserve une séance qui commence dans 20 minutes, ou dans un an ? Pour chaque type de rendez-vous, Colib vous permet de définir un délai de réservation : le préavis minimum (en heures) et l'avance maximale (en jours) acceptés pour les réservations en ligne.

Cet article explique où définir ce délai, comment il s'applique et les réglages liés qui limitent aussi les changements de dernière minute.

Avant de commencer : le délai de réservation se règle sur chaque type de rendez-vous, dans Réglages > Rendez-vous (www.colib.io/fr-ca/settings?show=appointments). Il faut avoir accès aux réglages de la pratique pour modifier les types de rendez-vous.

1Ouvrir le type de rendez-vous

1. Allez à www.colib.io/fr-ca/settings?show=appointments. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Réglages (engrenage) dans la barre du haut, puis sur Rendez-vous dans le menu Admin à gauche.
2. Repérez le type de rendez-vous dans sa catégorie et cliquez sur l'icône de crayon de sa ligne. Si le type de rendez-vous n'existe pas encore, créez-le : la fenêtre de création comporte la même section Réservation directe.

2Définir le préavis minimum et l'avance maximale

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquez sur la section Réservation directe.
2. Vérifiez que Disponible pour la réservation des clients et la liste d'attente est activé : sinon, vos clients ne peuvent pas du tout réserver ce type en ligne.
3. Sur la ligne La plateforme acceptera uniquement les réservations faites entre … heure(s) et … jour(s) avant le début du rendez-vous :
   • dans la première case, saisissez le préavis minimum en heures (par exemple 24 : aucune réservation pour une plage qui commence dans moins de 24 heures);
   • dans la deuxième case, saisissez l'avance maximale en jours (par exemple 30 : aucune réservation à plus de 30 jours).
4. Faites défiler vers le bas et cliquez sur Sauvegarder.

Répétez l'opération pour chaque type de rendez-vous : chacun peut avoir son propre délai. Par exemple, un court suivi peut être réservé jusqu'à 2 heures avant, alors qu'une évaluation initiale exige 48 heures de préavis.

3Comment le délai s'applique

• Préavis minimum — il se calcule en heures à partir du moment où le client consulte votre page de réservation. Avec 24 heures, le lundi à 15 h, les premières plages proposées commencent le mardi à 15 h.
• Avance maximale — elle se calcule en jours : avec 30 jours, vos clients peuvent réserver jusqu'à la fin du 30^e jour suivant aujourd'hui. Les dates plus lointaines n'affichent aucune disponibilité.
• Où il s'applique — sur votre page de réservation en ligne, quand un client modifie son rendez-vous en ligne et pour les plages proposées aux clients de votre liste d'attente.
• Où il ne s'applique pas — vous et votre équipe pouvez toujours créer un rendez-vous à tout moment depuis votre horaire.
• Valeurs par défaut — un nouveau type de rendez-vous commence avec 16 heures de préavis minimum et 60 jours d'avance maximale. Les deux valeurs doivent être d'au moins 1.

Bon à savoir

• Annulations et changements de dernière minute — le délai de réservation ne contrôle que les nouvelles réservations. Pour empêcher vos clients d'annuler ou de reporter à la dernière minute, réglez Ne pas autoriser l'annulation ou le report sous … heures avant le rendez-vous dans Réglages > Horaire (www.colib.io/fr-ca/settings?show=scheduler). Consultez comment annuler un rendez-vous.
• Tampons — dans la même section Réservation directe, les champs Tampon temporel avant le RDV et Tampon temporel après le RDV gardent du temps libre autour de chaque rendez-vous sur votre page de réservation.
• Autres façons de limiter les réservations — les groupes de disponibilité déterminent les jours et heures où chaque type peut être réservé, et l'intervalle entre les plages disponibles règle la fréquence des plages proposées.
• Facturer les annulations tardives — consultez comment facturer les absences et les annulations tardives.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.