Comment puis-je renvoyer manuellement une notification de confirmation (courriel ou SMS) pour un rendez-vous ?

À qui s'adresse cet article ?

Un client affirme ne jamais avoir reçu la confirmation de son rendez-vous, l'a supprimée par erreur, ou vous venez de corriger son adresse courriel ou son numéro de téléphone ? Vous pouvez renvoyer la notification de confirmation d'un rendez-vous à tout moment, en deux clics.

Cet article explique comment la renvoyer, ce que reçoivent vos clients et quoi vérifier si rien n'arrive.

Avant de commencer : assurez-vous que votre client dispose d'une adresse courriel et/ou d'un numéro de cellulaire valide dans son dossier. La confirmation part par courriel, par SMS ou les deux, selon le canal choisi pour votre clinique et la préférence du client.

1Ouvrir le rendez-vous

1. Allez dans votre horaire (www.colib.io/fr-ca/scheduler).
2. Cliquez sur le rendez-vous : la fenêtre Modifier le rendez-vous s'ouvre. Vous pouvez aussi l'ouvrir depuis le dossier du client, dans la liste de ses rendez-vous.

2Renvoyer la confirmation

1. Cliquez sur le bouton à trois points à côté de Plus d'actions.
2. Cliquez sur Envoyer de nouvelles notifications de confirmation aux clients.

Il n'y a pas d'étape de confirmation : la notification part dès que vous cliquez. Le message Une notification de confirmation a été envoyée aux clients concernant ce rendez-vous. s'affiche.

3Ce que reçoivent vos clients

En quelques secondes, chaque client du rendez-vous reçoit la même confirmation qu'au moment de la réservation :

• la date, l'heure et le type du rendez-vous, le praticien et le lieu, ou le lien pour rejoindre la rencontre en ligne ;
• les liens pour modifier ou annuler le rendez-vous, si vos réglages le permettent ;
• le contenu supplémentaire de la notification initiale défini dans le type de rendez-vous, et le message personnalisé du rendez-vous, s'il y en a un ;
• les formulaires liés au type de rendez-vous, si le type les envoie avec la notification initiale (sauf si Empêcher l'envoi si le client a déjà soumis ce type de formulaire est activé et que le client les a déjà remplis). Consultez Comment puis-je demander automatiquement à un client de remplir mon formulaire avant sa séance ?

Important : la confirmation n'est envoyée que si Envoyer une notification initiale par SMS et/ou courriel. est activé pour ce rendez-vous, dans les Options de la fenêtre du rendez-vous. Si l'option est désactivée, le message ci-dessus s'affiche mais rien n'est envoyé. Activez-la, cliquez sur Sauvegarder, puis renvoyez la confirmation.

Bon à savoir

• Rendez-vous seulement — l'action est offerte pour les rendez-vous déjà sauvegardés, pas pour les tâches ni les autres événements. Rien n'est envoyé pour un rendez-vous annulé.
• Les rappels ne changent pas — renvoyer la confirmation ne modifie pas les rappels prévus avant le rendez-vous. Pour les voir, consultez Comment voir et supprimer les notifications programmées pour un rendez-vous ?
• Enfants et familles — pour un client qui fait partie d'un groupe, la notification peut être adressée à la personne responsable. Consultez Comment gérer les notifications des groupes de clients ?
• Vérifier la livraison — consultez Comment consulter les communications client : Statut des courriels et SMS ? et Comment surveiller les échecs de livraison de SMS et des courriels pour les clients ?
• Courriel ou SMS — le canal suit le réglage de votre clinique et la préférence du client. Pour en savoir plus, veuillez consulter l'article nommé « Comment choisir d'envoyer les notifications aux clients par courriel, SMS ou les deux ? »
• Toutes les notifications — pour savoir ce que reçoivent vos clients et à quel moment, consultez Quelles notifications les clients reçoivent-ils après la réservation ?

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Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons ravis de vous aider.