Comment restreindre certains types de rendez-vous à des clients spécifiques ?

À qui s'adresse cet article ?

Certains types de rendez-vous ne devraient être réservés en ligne que par certains clients. Un cas courant : les nouveaux clients peuvent seulement réserver un appel découverte gratuit, et les séances régulières sont réservées aux clients que vous connaissez déjà.

Colib gère cela en deux étapes : vous indiquez que le type de rendez-vous est restreint, puis vous autorisez les clients qui peuvent le réserver. Cet article explique ces deux étapes et comment Colib reconnaît un client autorisé sur votre page de réservation.

Avant de commencer : la réservation en ligne doit être activée (Réglages > Réservations, www.colib.io/fr-ca/settings?show=bookingpage) et le type de rendez-vous doit déjà être réservable en ligne. Consultez Comment configurer le processus de réservation dans Colib ?

1Restreindre le type de rendez-vous

1. Allez dans Réglages > Rendez-vous (www.colib.io/fr-ca/settings?show=appointments).
2. Cliquez sur l'icône crayon du type de rendez-vous à restreindre.
3. Dans la section Général, désactivez Disponible pour tous les clients.
4. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la fenêtre.

Dès lors, ce type n'apparaît plus sur votre page de réservation, sauf pour les clients que vous autorisez. Si une catégorie ne contient que des types restreints, la catégorie elle-même est masquée pour les autres clients.

2Autoriser un client

1. Ouvrez le dossier du client depuis votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients).
2. Cliquez sur l'onglet Profil et ouvrez la section Réglages.
3. Activez Autorisé à voir tous les types de rendez-vous pendant le processus de réservation.
4. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la page.

Répétez l'opération pour chaque client à autoriser, par exemple après son premier rendez-vous.

3Comment Colib reconnaît le client

À la première étape de la page de réservation, le client saisit son adresse courriel. Si elle correspond au courriel d'un dossier client actif de votre pratique où l'option est activée, les types de rendez-vous restreints s'affichent. Sinon, le client ne voit que les types offerts à tous.

Important : le client doit réserver avec la même adresse courriel que celle de son dossier. Avec une autre adresse, il est traité comme un nouveau client et ne voit pas les types restreints.

Bon à savoir

• Tout ou rien — un client autorisé voit tous les types de rendez-vous restreints de la pratique. Il n'est pas possible d'autoriser un client pour un seul type restreint.
• Nouveaux types — Disponible pour tous les clients est activé par défaut quand vous créez un type de rendez-vous.
• Votre équipe n'est pas concernée — la restriction ne s'applique qu'à la réservation en ligne. Votre équipe peut toujours réserver un type restreint pour n'importe quel client depuis l'horaire.
• Liste d'attente — quand une place se libère pour un type restreint, les notifications de la liste d'attente ne sont envoyées qu'aux clients autorisés.
• Autres filtres — un type de rendez-vous est aussi masqué quand Disponible pour la réservation des clients et la liste d'attente est désactivé, ou quand il n'est pas offert par le praticien ou la clinique choisis. Consultez Une catégorie apparaît-elle à la réservation en ligne si ses types de rendez-vous ne sont pas réservables ?.

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Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.