Comment ajouter automatiquement le nom du responsable légal sur une facture client

À qui s'adresse cet article ?

Quand vous suivez un enfant, les factures sont généralement payées par un responsable légal, le plus souvent un parent. Colib peut ajouter automatiquement le nom du responsable légal sur chaque facture de l'enfant, pour vous éviter de modifier chaque facture à la main.

Cet article explique comment relier le responsable légal et l'enfant dans un groupe de clients, comment activer l'option et ce qui apparaît sur les factures.

Avant de commencer : le responsable légal (Client B) et l'enfant (Client A) doivent tous deux avoir un dossier client dans Colib. Dans cet article, le responsable légal est le propriétaire du groupe et l'enfant est membre du groupe.

1Créer un groupe de clients dont le responsable légal est propriétaire

1. Ouvrez le dossier du responsable légal depuis votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients).
2. Cliquez sur l'icône Groupe de clients dans le résumé à gauche du dossier.
3. Cliquez sur créer un nouveau groupe de clients et confirmez. Le responsable légal devient le propriétaire du groupe.
4. Ouvrez Ajouter un client existant en tant que dépendant au groupe de clients, sélectionnez l'enfant et confirmez. L'enfant apparaît maintenant parmi les membres du groupe.

Pour en savoir plus sur les groupes de clients, consultez Comment communiquer avec les clients mineurs grâce aux groupes de clients.

2Activer l'option

1. Dans la fenêtre du groupe de clients, ouvrez Options de communication et de facturation.
2. Assurez-vous que l'option Indiquer le nom du propriétaire du groupe de clients sur les factures et les reçus est activée. Le changement est enregistré immédiatement.

3Créer les factures de l'enfant comme d'habitude

Lorsque cette option est activée, le nom du propriétaire du groupe (Client B) est automatiquement ajouté à toute facture créée pour le membre du groupe (Client A). Le champ Nom(s) du client affiché(s) sur la facture, dans la carte Information de la facture, indique le nom du responsable légal suivi de celui de l'enfant, par exemple Isabelle Fortier (pour Léo Fortier). Sur les factures en anglais, « pour » devient « for ».

Cela fonctionne quelle que soit la façon de créer la facture : depuis le rendez-vous, depuis le dossier du client ou depuis la liste des factures, ainsi que pour les factures créées par vos automatisations de facturation.

Bon à savoir

• Cas d'usage typique — le responsable légal est généralement le parent d'un enfant, mais l'option fonctionne pour tout groupe : proche aidant, conjoint qui paie pour l'autre, etc.
• Nouvelles factures seulement — le nom est ajouté à la création de la facture. Les factures existantes gardent leur nom : modifiez-les à la main au besoin (Comment modifier un reçu (facture déjà payée)).
• Toujours modifiable — le nom reste modifiable sur chaque facture, dans Nom(s) du client affiché(s) sur la facture.
• Factures du propriétaire du groupe — les factures du responsable légal lui-même ne changent pas.
• Qui paie et qui reçoit les courriels — dans les mêmes Options de communication et de facturation, Facturer uniquement le propriétaire du groupe de clients facture au propriétaire du groupe toutes les factures des clients du groupe, et Envoyer des notifications relatives à la facturation au titulaire responsable transmet au responsable légal les courriels de facturation. Consultez Comment gérer les notifications d'un groupe de clients.
• Depuis le dossier de l'enfant — l'icône Groupe de clients est aussi offerte dans le dossier de l'enfant, et l'onglet Profil contient une section Groupe de clients avec un lien Gérer le groupe.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.