Comment automatiser le rapprochement des paiements Interac et des factures ?

À qui s'adresse cet article ?

Si vos clients vous paient par virement Interac, Colib peut rapprocher automatiquement les paiements Interac reçus des factures créées dans Colib. À chaque virement reçu, Colib lit le courriel de notification Interac, trouve le client et la facture, et marque la facture comme payée.

Cet article explique comment activer l'automatisation, comment fonctionne le rapprochement et comment traiter les paiements qui n'ont pas pu être rapprochés automatiquement.

Avant de commencer : deux étapes sont nécessaires : indiquer dans Colib l'adresse courriel qui reçoit vos notifications Interac, puis créer une règle de transfert automatique dans cette boîte de réception. Il vous faut l'accès aux réglages de la clinique et aux réglages de votre messagerie (Gmail, Outlook, etc.).

1Activez l'automatisation dans Colib

1. Accédez à Réglages > Paiements (www.colib.io/fr-ca/settings?show=payment).
2. Faites défiler jusqu'à la section Paiements Interac.
3. Activez Activer l'automatisation Interac.
4. Dans Adresse courriel recevant les courriels de confirmation de paiement Interac, saisissez l'adresse courriel qui reçoit la notification chaque fois que votre entreprise reçoit un paiement Interac. Si vous les recevez à plusieurs adresses, séparez-les par un point-virgule, par exemple payments@example.com;billing@example.com.
5. Cliquez sur Sauvegarder.

Colib refuse une adresse non valide, une adresse se terminant par @payments.interac.ca (saisissez votre propre adresse, pas celle d'Interac) et une adresse déjà configurée pour une autre clinique : chaque adresse ne peut servir qu'à un seul compte Colib.

2Transférez les courriels Interac à Colib

Chaque boîte de réception indiquée à l'étape 1 doit transférer automatiquement les courriels de confirmation Interac à Colib. Sans cette étape, aucun paiement ne sera enregistré.

1. Dans votre messagerie, créez une règle de transfert automatique pour tous les courriels reçus de notify@payments.interac.ca.
2. Transférez-les à interac@colib.io.

Guides pas à pas :

• Gmail / Google Workspace : Comment transférer automatiquement les courriels de notification Interac dans Gmail ?
• Outlook / Microsoft 365 : Comment transférer automatiquement les courriels de notification Interac dans Outlook / Microsoft 365 ?

Si vous utilisez Google comme messagerie : Gmail envoie à interac@colib.io une demande de confirmation que notre équipe doit approuver. Écrivez à support@colib.io pour nous dire que vous avez configuré le transfert automatique, en précisant la date de la configuration.

Colib analyse ces courriels pour en extraire les informations des paiements Interac. Nous garantissons la sécurité de cette adresse : elle sert uniquement à notre programme pour récupérer les courriels, et personne ne consulte les courriels reçus. Une fois traités, les courriels reçus dans interac@colib.io sont supprimés automatiquement. N'hésitez pas à nous écrire en cas de difficulté technique : support@colib.io.

Comment les paiements sont rapprochés des factures

Les rapprochements ont lieu plusieurs fois par jour (vers 7 h 15, 12 h 15, 15 h 40 et 20 h, heure du Pacifique). À chaque fois, Colib récupère les nouvelles notifications de virement Interac et applique les règles suivantes.

Important : créez la facture dans Colib avant que le paiement Interac soit fait. Un paiement reçu avant la création de sa facture n'est pas rapproché plus tard de lui-même : il reste dans la liste (Client trouvé ou Aucune correspondance) et vous recevez une notification. Une fois la facture créée, rapprochez le paiement à la main (étape 3 ci-dessous).

3Suivez et rapprochez vos paiements Interac

1. Accédez à www.colib.io/fr-ca/invoices?show=interac (ou Factures, puis Paiements Interac dans le menu de gauche). Ce menu apparaît une fois l'automatisation activée.
2. La liste montre les paiements reçus avec leur Date, Statut, Expéditeur, Montant, Client, Facture et Details. Par défaut, elle remonte environ cinq semaines en arrière : changez À partir de, Jusqu'au ou Statut pour voir d'autres paiements.

Pour rapprocher un paiement à la main, sélectionnez le client, puis la facture associée au paiement. La modification est enregistrée dès votre choix ; seules les factures impayées du client en CAD sont proposées, et une facture dont le solde est inférieur au paiement est refusée.

Notre plateforme mémorise l'association que vous faites entre un expéditeur Interac et un client. La prochaine fois que ce client fait un paiement, Colib reconnaît automatiquement à quel client il appartient, même si le nom utilisé pour Interac diffère de celui du dossier client. Petit à petit, vos paiements deviennent entièrement automatisés.

Chaque rapprochement peut être modifié ou supprimé à tout moment. Rapprocher, révoquer et ignorer des paiements demande le niveau Créer-Modifier-Supprimer pour les informations financières des clients ; la liste ne montre que les clients dont vous pouvez voir les informations financières.

Une fois le paiement rapproché

• Sur la facture — une fois rapprochés, les paiements Interac apparaissent dans la section Paiements de la facture, avec le type Virement électronique Interac.
• Reçu — si vous avez activé Envoyer automatiquement un reçu lorsqu'un paiement a été enregistré. dans Réglages > Factures (www.colib.io/fr-ca/settings?show=invoices), le reçu est envoyé automatiquement dès qu'une facture est associée (automatiquement ou à la main) au paiement Interac, à condition que le montant envoyé corresponde au solde de la facture. Aucun reçu n'est envoyé pour un paiement partiel.
• Notifications — vous recevez une notification interne Colib (icône de cloche) chaque fois qu'un paiement est rapproché automatiquement ou qu'une non-concordance est détectée. Elle va au praticien du client, ou au propriétaire du compte si le praticien n'a pas accès aux informations financières.

Bon à savoir

• Seuls les virements reçus comptent — les notifications d'argent que vous avez envoyé et les rappels de fonds qui arrivent à échéance sont ignorés.
• Rien ne se passe ? — vérifiez que la règle de transfert est activée, que les courriels Interac n'arrivent pas dans vos pourriels ou votre courrier indésirable, et que l'adresse saisie dans Colib est bien celle qui reçoit les notifications Interac.
• Désactiver l'automatisation — désactivez Activer l'automatisation Interac et sauvegardez : les adresses sont retirées et le menu Paiements Interac disparaît. Pensez aussi à supprimer la règle de transfert dans votre messagerie.
• Remboursements — un paiement Interac ne peut pas être remboursé depuis Colib. Voir Comment rembourser un paiement ?
• Autres paiements manuels — pour un paiement comptant ou par chèque, voir Comment puis-je enregistrer un paiement hors ligne ou manuel sur une facture ?

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.