À qui s'adresse cet article ?
Cet article s'adresse aux cabinets qui utilisent l'automatisation des paiements Interac et veulent comprendre comment Colib relie chaque virement reçu à un client et à une facture.
Avant de commencer : l'automatisation doit être activée et vos courriels Interac transférés à Colib : consultez Comment configurer l'automatisation des paiements Interac.
Quand le rapprochement a-t-il lieu ?
Les rapprochements ont lieu plusieurs fois par jour (vers 7 h 15, 12 h 15, 15 h 40 et 20 h, heure du Pacifique). À chaque fois, Colib récupère les nouvelles notifications de virement Interac et applique les règles ci-dessous. Il essaie aussi de nouveau de rapprocher les paiements reçus plus tôt qui attendent encore leur client ou leur facture (veuillez consulter l'article nommé « Que se passe-t-il quand un paiement Interac arrive avant la création de la facture ou du client ? »).
Les règles de rapprochement
| Règle | Ce que fait Colib |
|---|---|
| Trouver le client | Le nom de l'expéditeur est comparé au prénom et au nom de vos clients actifs (sans tenir compte des majuscules, des accents ni des traits d'union), ou au nom Interac mémorisé lors d'un rapprochement manuel précédent. |
| Factures retenues | Les factures de ce client qui ne sont ni payées, ni annulées, ni en brouillon, datées de moins de 6 mois, et dont le solde est au moins égal au montant reçu. Si le client est le responsable d'un groupe de clients (une famille, par exemple), les factures de tous les membres du groupe sont retenues. |
| Choix de la facture | D'abord une facture dont le solde est exactement le montant reçu. Sinon, une facture déjà partiellement payée par virement. Sinon, la première facture trouvée. |
| Montant égal au solde | La facture passe à Payé, avec le virement comme mode de paiement. |
| Montant inférieur au solde | La facture passe à Partiellement payée et le solde restant est mis à jour. Un prochain virement du même client la complète. |
| Montant supérieur à tous les soldes | Aucune facture n'est rapprochée : le paiement reste au statut Client trouvé et vous recevez une notification. Rapprochez-le à la main (un paiement ne peut payer qu'une seule facture). |
| Référence et message | La référence Interac et le message de l'expéditeur sont affichés dans la colonne Details, mais ne servent pas au rapprochement. |
| Devise | Les virements Interac sont en dollars canadiens : utilisez-les pour des factures en CAD. Un rapprochement manuel n'est possible qu'avec une facture en CAD. |
Factures jamais rapprochées automatiquement
- Factures adressées à un tiers payeur — une facture envoyée à un assureur ou à un autre payeur n'est jamais rapprochée automatiquement d'un virement.
- Factures payées par carte — les factures créées par la réservation en ligne ou par l'achat d'un certificat-cadeau sont payées par carte et ne sont pas rapprochées d'un virement.
- Factures pour lesquelles vous avez refusé le rapprochement — lorsque Ne pas rapprocher ces virements Interac avec cette facture est activé dans la facture (veuillez consulter l'article nommé « Que se passe-t-il quand un paiement Interac arrive avant la création de la facture ou du client ? »).
- Factures en brouillon, payées ou annulées, dans une autre devise que le CAD, ou datées de plus de 6 mois.
Bon à savoir
- Un paiement, une facture — un virement ne paie qu'une seule facture. En revanche, plusieurs virements du même client peuvent payer la même facture, jusqu'à atteindre son solde.
- Facture entièrement payée — lorsque les virements couvrent tout le solde, la facture passe à Payé et devient un reçu.
- Aidez le rapprochement — demandez à vos clients d'envoyer leurs virements au nom de leur dossier client, et créez la facture le plus tôt possible. Lorsqu'un nom ne correspond pas, un rapprochement manuel apprend à Colib le nom utilisé pour Interac.
Articles connexes
- Comment configurer l'automatisation des paiements Interac
- Veuillez consulter l'article nommé « Que se passe-t-il quand un paiement Interac arrive avant la création de la facture ou du client ? »
- Veuillez consulter l'article nommé « Comment suivre et rapprocher les paiements Interac à la main ».
- Veuillez consulter l'article nommé « Que se passe-t-il une fois un paiement Interac rapproché ? »
- Gmail / Google Workspace : Comment transférer automatiquement les courriels de notification Interac dans Gmail ?
- Outlook / Microsoft 365 : Comment transférer automatiquement les courriels de notification Interac dans Outlook / Microsoft 365 ?
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Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.
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