Que se passe-t-il quand un paiement Interac arrive avant la création de la facture ou du client ?

À qui s'adresse cet article ?

Il arrive que votre client paie par virement Interac avant que vous ayez créé la facture, ou même avant que vous ayez créé son dossier client. Cet article explique comment Colib garde ces paiements en attente et les rapproche dès que la facture ou le client existe.

En bref : un paiement reçu avant sa facture attend jusqu'à 30 jours. Il est appliqué à la prochaine facture du client, qu'elle soit créée à la main, créée automatiquement ou sortie du brouillon. Un paiement dont l'expéditeur n'est pas encore un client est comparé de nouveau à vos nouveaux clients pendant 10 jours.

Le paiement attend sa facture

Lorsque Colib trouve le client mais qu'aucune facture ne peut recevoir le paiement, celui-ci reste dans la liste des paiements Interac au statut Client trouvé, et vous recevez une notification. Il reste en attente pendant 30 jours après sa réception.

1Vous créez la facture à la main

• Créez la facture du client comme d'habitude. Si un paiement de ce client est en attente et convient à la facture, le panneau Statut et paiement affiche Virement Interac reçu, avec le montant, la date, l'expéditeur et la référence Interac de chaque paiement.
• Le message Ce virement Interac sera appliqué à la facture lors de son enregistrement. vous rappelle ce qui va se passer : à l'enregistrement, le paiement est inscrit sur la facture. S'il couvre tout le montant, la facture passe à Payé et devient un reçu.
• Plusieurs paiements en attente peuvent être proposés ensemble, tant que leur total ne dépasse pas le montant de la facture.
• Tant qu'un virement est appliqué, le client ne peut pas être débité par carte : l'option de débit de la carte est désactivée et le message Le client ne peut pas être débité par carte tant qu'un virement Interac est appliqué à la facture. s'affiche.

Ce paiement n'est pas pour cette facture ? Activez Ne pas rapprocher ces virements Interac avec cette facture avant d'enregistrer. Colib garde votre choix pour cette facture : elle ne sera jamais rapprochée automatiquement d'un virement, et le paiement reste disponible pour une autre facture.

2La facture est créée automatiquement

Lorsque la facture est créée sans vous, par exemple quand un rendez-vous passe à Complété avec la facturation automatique activée, un paiement en attente du client y est appliqué aussitôt, avec les mêmes règles. Lorsque le paiement couvre tout le montant :

• la facture passe à Payé et le rendez-vous est marqué comme payé ;
• la carte du client n'est pas débitée ;
• la facture n'est pas envoyée par courriel : le client reçoit le reçu à la place, si l'envoi automatique du reçu est activé.

Il en va de même lorsqu'une facture sort du statut Brouillon depuis la liste des factures. Dans tous les autres cas, le rapprochement suivant (plusieurs fois par jour) cherche les paiements en attente qui conviennent à une facture et les rapproche.

3Le client est créé après le paiement

Lorsqu'aucun client ne correspond à l'expéditeur, le paiement prend le statut Aucune correspondance. Pendant les 10 jours suivants, chaque rapprochement compare de nouveau l'expéditeur aux clients créés ou modifiés récemment. Dès que vous créez le dossier client (ou corrigez le nom du client), le paiement est relié à ce client, puis à sa facture avec les règles ci-dessus.

Quand le paiement n'est pas rapproché

Rapprochez le paiement à la main depuis la liste des paiements Interac (veuillez consulter l'article nommé « Comment suivre et rapprocher les paiements Interac à la main ») lorsque :

• le paiement a été reçu il y a plus de 30 jours, ou son expéditeur n'est toujours pas un client après 10 jours ;
• le nom de l'expéditeur est trop différent du dossier client (après un rapprochement manuel, Colib le mémorise) ;
• la facture est datée de plus de 6 mois, n'est pas en CAD, est adressée à un tiers payeur, ou vous avez activé Ne pas rapprocher ces virements Interac avec cette facture ;
• le paiement est supérieur au solde de toutes les factures du client.

Bon à savoir

• Facture supprimée — lorsque vous supprimez une facture payée par un virement, le paiement revient au statut Client trouvé et peut être rapproché d'une autre facture.
• Un choix manuel n'est jamais refait — un paiement que vous avez rapproché, révoqué ou ignoré à la main n'est pas modifié par le rapprochement automatique.
• Seulement avec l'automatisation activée — rien n'est proposé sur les factures lorsque l'automatisation Interac est désactivée.

Articles connexes

• Comment configurer l'automatisation des paiements Interac
• Veuillez consulter l'article nommé « Comment les paiements Interac sont-ils rapprochés des factures ? »
• Veuillez consulter l'article nommé « Comment suivre et rapprocher les paiements Interac à la main ».
• Veuillez consulter l'article nommé « Que se passe-t-il une fois un paiement Interac rapproché ? »
• Gmail / Google Workspace : Comment transférer automatiquement les courriels de notification Interac dans Gmail ?
• Outlook / Microsoft 365 : Comment transférer automatiquement les courriels de notification Interac dans Outlook / Microsoft 365 ?

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