Comment répartir les paiements en ligne entre un praticien et la clinique ?

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Par défaut, tous les paiements en ligne de vos clients arrivent sur le compte bancaire de la clinique. Avec le partage des paiements, vous pouvez donner à un praticien son propre compte bancaire : Colib lui envoie sa part automatiquement, au moment même où le paiement est encaissé. Aucun rapprochement mensuel, aucun virement manuel.

Cet article explique comment le configurer, comment la part est calculée, et surtout quel praticien Colib retient pour décider où va l'argent.

Avant de commencer

• Le partage des paiements est offert avec le forfait Practice Pro et les forfaits sur mesure.
• Les paiements en ligne doivent déjà être activés pour votre clinique. Si ce n'est pas le cas, configurez d'abord le compte bancaire de la clinique, sous Réglages→ Paiements.
• Chaque praticien doit fournir ses propres coordonnées bancaires et ses informations personnelles. Notre fournisseur de paiement (Stripe) les vérifie directement, et Colib ne conserve ni n'examine ces documents.
• Ajouter un compte bancaire à un praticien est facultatif. Les praticiens qui n'en ont pas continuent de fonctionner exactement comme avant : leurs paiements vont entièrement à la clinique.

Ajouter un compte bancaire à un praticien (Compe admin requis)

1. Allez dans Réglages → Équipe.
2. Dans la liste des membres, cliquez sur l'icône carte bancaire à côté du crayon, sur la ligne du praticien.
3. Activez Utiliser un compte bancaire distinct pour ce praticien.
4. Renseignez les coordonnées bancaires (numéro d'institution financière, numéro de transit, numéro de compte) et les informations du praticien : date de naissance, courriel, numéro de téléphone, catégorie d'activité et adresse.
5. Choisissez comment le paiement doit être réparti (voir la section suivante).
6. Cliquez sur Sauvegarder. Vous êtes redirigé vers un formulaire sécurisé hébergé par notre fournisseur de paiement, où le praticien termine la vérification.

Travailleur autonome ou société. Si le praticien exerce en son nom propre, laissez le type d'activité sur Individuel. S'il exerce par l'intermédiaire d'une société, choisissez Société et ajoutez la raison sociale et le numéro d'entreprise.

Choisir le mode de répartition

Deux options sont possibles.

Un pourcentage

Le praticien reçoit un pourcentage de chaque paiement, la clinique garde le reste. Par exemple, à 60 %, un paiement de 100 $ envoie 60 $ au praticien et 40 $ à la clinique.

Un montant fixe

Le praticien reçoit un montant fixe en dollars canadiens sur chaque paiement, la clinique garde le reste. Par exemple, à 15 $, un paiement de 100 $ envoie 15 $ au praticien et 85 $ à la clinique.

Les règles

Voici les règles que Colib applique, dans cet ordre. Elles comptent : une répartition qui ne se comporte pas comme prévu s'explique presque toujours par l'une d'elles.

1. C'est le praticien de la facture qui décide où va l'argent

Colib regarde le praticien affecté à la facture, et personne d'autre. En particulier :

• Ce n'est pas la personne qui encaisse le paiement ni celle qui est connectée.
• Ce n'est pas le praticien qui a vu le client pour un autre rendez-vous.
• Ce n'est pas le praticien qui a saisi la carte de crédit du client.

Si une facture est affectée au mauvais praticien, l'argent part donc sur le mauvais compte bancaire. Vérifiez le praticien de la facture avant d'encaisser.

2. L'endroit où la carte a été saisie ne change rien

Les cartes de crédit des clients sont conservées chez Colib et ne sont rattachées à aucun praticien. Une même carte enregistrée peut payer n'importe quelle facture de votre clinique. Le bénéficiaire est déterminé au moment de l'encaissement, à partir de la facture, et non au moment où la carte a été enregistrée.

Cela signifie aussi que la répartition s'applique où que la facture soit payée : depuis Colib ou depuis le portail client.

3. Sans compte bancaire actif, tout va à la clinique

La totalité du paiement va à la clinique lorsque :

• aucun praticien n'est affecté à la facture ;
• le praticien n'a pas de compte bancaire configuré ;
• le compte bancaire du praticien a été désactivé.

4. La répartition se calcule après les frais de traitement

Les frais de traitement de la carte sont prélevés une seule fois, sur le paiement. C'est ce qui reste qui est réparti. Les deux parties supportent donc les frais dans la même proportion que le paiement : sur un partage 60/40, le praticien absorbe 60 % des frais et la clinique 40 %.

Dans le mode pourcentage, l'arrondi au cent près revient à la clinique, de sorte que les deux parts correspondent toujours exactement au montant encaissé.

5. Le montant fixe ne fonctionne qu'en dollars canadiens

• Si le paiement est inférieur au montant fixe, le praticien reçoit la totalité du paiement et la clinique ne reçoit rien.
• Si le paiement est dans une autre devise, le montant fixe ne peut pas être converti de façon fiable : la totalité du paiement va à la clinique.

Le partage en pourcentage n'a aucune de ces deux limites et fonctionne dans toutes les devises.

6. Modifier la répartition n'agit que sur les paiements à venir

Les paiements déjà encaissés ne sont jamais recalculés. Si vous changez un pourcentage ou un montant fixe, le nouveau réglage s'applique à partir du paiement suivant.

7. Un remboursement récupère les deux parts

Lorsque vous remboursez un paiement qui a été réparti, Colib récupère automatiquement ce qui a été envoyé au praticien comme ce qui a été envoyé à la clinique, puis rembourse le client. Vous n'avez rien à faire manuellement, et un paiement n'est jamais remboursé à moitié.

Retrouver les versements de chaque praticien

Allez dans Paramètres → Paiements et ouvrez la section Versements. Chaque ligne correspond à de l'argent envoyé vers un compte bancaire, le vôtre ou celui d'un praticien, la colonne Bénéficiaire indiquant lequel.

N'afficher qu'un seul praticien

Deux filtres se trouvent au-dessus de la liste.

• Bénéficiaire : laissez vide pour tout voir, ou choisissez votre clinique ou un praticien en particulier. Seuls les praticiens ayant leur propre compte bancaire apparaissent dans cette liste.
• À partir de : la période affichée, qui démarre sur les trois derniers mois. Choisissez une date antérieure pour remonter plus loin.

Sélectionner un praticien est aussi le moyen le plus rapide de répondre à la question « combien cette personne a-t-elle reçu jusqu'ici ? » : filtrez sur elle, réglez la date, et la liste contient tous les virements partis vers son compte, y compris ceux effectués pendant que son compte était désactivé.

Lire une ligne

Une même facture peut donc apparaître sur deux lignes, une pour le praticien et une pour la clinique, chacune avec sa part du montant et des frais. C'est exactement à cela que ressemble un paiement réparti.

Ce qui va partir et ce qui est déjà parti

• Une ligne sans date, marquée En transit : de l'argent déjà encaissé auprès du client mais dont le versement n'est pas encore programmé. C'est ce qui va être envoyé vers ce compte bancaire. C'est la ligne à regarder pour savoir ce qu'un praticien va recevoir prochainement.
• Une ligne avec une date, marquée En transit : le versement est en route et arrivera à cette date.
• Disponible ou Payé : l'argent a été remis au compte bancaire.

Les paiements mettent généralement de 4 à 7 jours civils à atteindre un compte bancaire : un paiement récent apparaît donc normalement sans date pendant quelques jours, avant qu'une date de versement s'affiche.

Exporter

L'icône Excel exporte la liste avec la colonne Bénéficiaire et respecte les deux filtres : vous exportez exactement ce que vous voyez à l'écran. C'est le moyen le plus simple de remettre à un praticien un relevé de ce qui lui a été versé sur une période.

Lire les icônes de la liste de l'équipe

L'icône carte bancaire de chaque ligne indique d'un coup d'oeil l'état du compte bancaire du praticien.

Désactiver un compte bancaire

Ouvrez la fenêtre du compte bancaire du praticien et désactivez Utiliser un compte bancaire distinct pour ce praticien. À partir de là, ses paiements vont entièrement à la clinique.

Le compte lui-même est conservé et jamais supprimé : les versements passés restent visibles dans votre historique, et les informations du praticien sont toujours là si vous le réactivez plus tard.

Résolution de problèmes

L'argent est allé à la clinique au lieu du praticien

Dans la quasi-totalité des cas, la facture n'était affectée à aucun praticien ou l'était à un autre. Ouvrez la facture et vérifiez le praticien. Les règles 1 et 3 ci-dessus couvrent les autres possibilités.

Le praticien n'a pas reçu son versement

Regardez l'icône dans la liste de l'équipe. Si elle est orange, notre fournisseur de paiement attend encore des informations et retient le versement tant qu'il ne les a pas. Cliquez sur l'icône pour rouvrir le formulaire et le compléter.

Un message me demande de vous contacter quand j'ouvre la fenêtre

Les informations de paiement d'une partie de vos clients n'ont pas encore été migrées vers le nouveau système. Le partage des paiements ne peut pas être activé tant que ce n'est pas fait. Contactez-nous, nous nous en occupons.

L'option n'est pas disponible avec mon forfait

Le partage des paiements nécessite le forfait Practice Pro ou un forfait sur mesure. Vous pouvez changer de forfait sous Paramètres → Forfait.