Comment configurer un accès pour la réception qui gère les rendez-vous des praticiens ?

À qui s'adresse cet article ?

Votre clinique compte une personne à la réception, une adjointe ou un adjoint, ou une personne à la coordination qui prend, déplace et annule les rendez-vous des praticiens. Cet article explique comment lui donner son propre accès à Colib avec les bons droits, pour gérer l'horaire de tous les praticiens sans être soi-même praticien.

Avant de commencer : les membres de l'équipe se gèrent dans Réglages > Équipe (www.colib.io/fr-ca/settings?show=team). Il faut le rôle Administrateur avec l'option Possibilité de modifier les informations et les autorisations des membres de l'équipe. Chaque personne a besoin de sa propre adresse courriel : deux membres de l'équipe ne peuvent pas partager la même adresse.

1Créer le compte de la réception

1. Allez à www.colib.io/fr-ca/settings?show=team et cliquez sur Créer un membre de l'équipe. Si la personne a déjà un compte, cliquez plutôt sur l'icône de crayon de sa ligne.
2. Dans Général, saisissez son Courriel, son Prénom et son Nom de famille.
3. Ouvrez la section Droits et suivez les étapes suivantes.

2Choisir le rôle et laisser Praticien(ne) désactivé

1. Dans Rôle, choisissez : 
   • Membre de l'équipe — le choix habituel pour la réception. Un membre de l'équipe ne peut pas créer ni modifier de formulaires et n'a pas accès aux réglages de la clinique, à Plan & Paiements ni aux Statistiques.
   • Administrateur — accès complet au compte, réglages compris. Choisissez-le seulement si la personne gère aussi la configuration de la clinique.
2. Laissez Praticien(ne) désactivé. Les rendez-vous ne peuvent être attribués qu'aux praticiens : la réception prend des rendez-vous pour les praticiens, pas pour elle-même.
3. Réglez Niveau d'accès aux rendez-vous et à la liste d'attente sur Créer-Modifier-Supprimer. C'est ce niveau qui permet de prendre, déplacer et annuler des rendez-vous et de gérer la liste d'attente.

3Ajuster les autres niveaux d'accès

Chaque niveau d'accès peut valoir Aucun, Visualisation uniquement ou Créer-Modifier-Supprimer. Ne donnez que ce dont la réception a besoin :

Les options Accès à la section Rapports et Accès à la messagerie fax sont facultatives. Chaque droit est décrit dans Quels sont les différents niveaux de droits des membres de ma clinique ?

4Donner accès à tous les praticiens

1. Vérifiez que Possibilité de consulter les informations d'autres praticiens est activé. Pour un membre de l'équipe qui n'est pas praticien, Colib enregistre toujours cette option comme activée : la réception voit les clients, rendez-vous, factures et formulaires de tous les praticiens.
2. Si votre compte comprend plusieurs cliniques, le champ Cliniques s'affiche : sélectionnez chaque clinique où la personne travaille. Elle ne voit et ne gère que les clients et rendez-vous de ces cliniques.
3. Cliquez sur Sauvegarder. La personne reçoit un courriel d'invitation pour choisir son mot de passe et accéder à Colib.

5Prendre un rendez-vous pour un praticien

Une fois connectée, la réception ouvre l'horaire (www.colib.io/fr-ca/scheduler). Tous les praticiens sont sélectionnés par défaut et peuvent être filtrés.

1. Cliquez sur une plage libre dans la colonne du praticien, ou créez un nouveau rendez-vous.
2. Choisissez d'abord le type de rendez-vous : la liste des praticiens en dépend.
3. Vérifiez le champ Praticien(ne), choisissez le client et sauvegardez.

Un praticien qui gère aussi les rendez-vous de ses collègues

L'option Praticien(ne) et le rôle sont deux réglages distincts. Un praticien (qui reçoit ses propres rendez-vous) peut aussi gérer l'horaire de collègues : dans ses droits, réglez Niveau d'accès aux rendez-vous et à la liste d'attente sur Créer-Modifier-Supprimer et activez Possibilité de consulter les informations d'autres praticiens. Sans cette option, un praticien ne voit que les clients et les rendez-vous qui lui sont assignés.

Praticien ou non : qui compte dans votre facture ? C'est l'option Praticien(ne) qui compte pour la facturation, pas le rôle. Un membre de l'équipe qui n'est pas praticien et n'a aucun rendez-vous à son nom n'est pas facturé comme praticien. Avec le forfait Démarrage, il n'est pas possible d'ajouter un praticien à l'équipe. Consultez Comment fonctionne le paiement des plans Colib ?

Bon à savoir

• Visualisation uniquement — avec ce niveau pour les rendez-vous, la personne voit l'horaire mais ne peut pas créer ni modifier de rendez-vous.
• Plusieurs cliniques — la réception ne peut modifier que les rendez-vous des cliniques qui lui sont assignées. Si l'horaire paraît vide, vérifiez le champ Cliniques.
• Modifier les droits plus tard — cliquez sur l'icône de crayon de la ligne de la personne dans www.colib.io/fr-ca/settings?show=team, modifiez ses droits et sauvegardez.
• Visibilité des clients — pour choisir quels clients voit chaque praticien, consultez Assigner les praticiens et configurer la visibilité des clients.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.