Comment mettre une autre adresse en copie des courriels d'un client ou d'une facture ?

À qui s'adresse cet article ?

Il arrive qu'une autre personne doive recevoir les courriels que vous envoyez à un client : un parent qui suit les soins d'un jeune adulte, un employeur ou un assureur qui paie les séances, un agent d'indemnisation de la CNESST. Colib propose pour cela deux réglages distincts :

• Courriels supplémentaires pour les communications par courriel, dans le dossier client : les adresses saisies sont mises en copie (CC) de tous les courriels que Colib envoie à ce client.
• Courriel CC, sur une facture : cette adresse est mise en copie uniquement des courriels de facture et de reçu de cette facture.

Avant de commencer : vous devez avoir le droit de modifier les informations du client (pour le dossier client) ou la facture (pour la facture). Les personnes ajoutées voient tout le contenu des courriels qu'elles reçoivent : n'ajoutez une adresse qu'avec l'accord de votre client.

1Mettre une ou plusieurs adresses en copie de tous les courriels d'un client

1. Ouvrez le dossier du client à partir de votre liste de clients (www.colib.io/fr-ca/clients).
2. Cliquez sur l'onglet Profil, puis ouvrez la section Informations générales.
3. Dans Courriels supplémentaires pour les communications par courriel, saisissez l'adresse à mettre en copie. Pour en ajouter plusieurs, séparez-les par un point-virgule, par exemple parent@example.com; rh@example.com.
4. Cliquez sur Sauvegarder au bas de la page.

Chaque adresse est vérifiée à la sauvegarde. Si l'une d'elles n'est pas une adresse courriel valide, Colib vous indique laquelle et rien n'est enregistré tant que vous ne l'avez pas corrigée.

Quels courriels sont mis en copie ?

Une fois sauvegardées, les adresses supplémentaires sont mises en copie des courriels que Colib envoie à ce client, notamment :

• les notifications de rendez-vous : confirmation, rappels, modifications et annulations ;
• les factures, les reçus, les rappels de paiement automatiques, les avis de remboursement et les demandes d'informations de paiement ;
• les formulaires que vous envoyez (à la main ou automatiquement avant un rendez-vous), les documents et les notes que vous partagez avec le client ;
• les avis de nouveaux messages privés, le courriel de bienvenue, les courriels de la liste d'attente et des relances, les certificats-cadeaux.

Les textos (SMS) ne sont pas copiés : seuls les courriels le sont.

2Mettre une adresse en copie d'une seule facture

Utilisez ce réglage lorsqu'une tierce personne n'a besoin que d'une facture, par exemple un employeur qui rembourse une série de séances précise, sans recevoir les autres courriels du client.

1. Ouvrez la facture depuis Factures (www.colib.io/fr-ca/invoices) ou depuis l'onglet Facturation du dossier client.
2. Dans Courriel CC, saisissez l'adresse à mettre en copie. Ce champ accepte une seule adresse.
3. Sauvegardez la facture, puis envoyez-la comme d'habitude.

L'adresse est mise en copie des courriels de cette facture : la facture, son reçu (y compris le reçu envoyé lorsque le client paie en ligne) et les rappels de paiement automatiques. Elle s'ajoute aux courriels supplémentaires du client, s'il y en a. Vous pouvez modifier ou vider le champ à tout moment : les courriels suivants de la facture utilisent la nouvelle valeur.

Quel réglage choisir ?

Bon à savoir

• Vérifier qui a reçu un courriel — dans l'onglet Communications du dossier client, la colonne CCs indique les adresses mises en copie de chaque courriel. Voir Comment consulter les communications d'un client.
• Formulaires envoyés à la main — la fenêtre d'envoi d'un formulaire a son propre champ Courriel CC, à remplir à chaque envoi. Voir Comment envoyer un formulaire à mes clients ?
• Groupes de clients — lorsqu'un client fait partie d'un groupe de clients, le propriétaire du groupe et les responsables peuvent recevoir les notifications à sa place, et leurs propres courriels supplémentaires sont aussi mis en copie. Voir Comment communiquer avec des enfants grâce aux groupes de clients et Comment gérer les notifications d'un groupe de clients.
• Ne plus mettre quelqu'un en copie — effacez l'adresse du champ et sauvegardez. Les courriels déjà envoyés ne sont pas touchés.

Important : les adresses en copie reçoivent le même courriel que votre client, y compris la facture ou le reçu joint et les liens qu'il contient. Vérifiez bien chaque adresse et tenez cette liste à jour lorsque la situation de votre client change.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous serons heureux de vous aider.