Combien coûte le stockage de fichiers et où voir mon utilisation ?

À qui s'adresse cet article ?

Chaque forfait Colib comprend un espace de stockage sécurisé pour les documents de votre cabinet. Cet article explique ce qui est compté dans votre stockage, où voir votre utilisation et ce qu'il en coûte si vous dépassez le stockage inclus dans votre forfait.

1Voir votre utilisation du stockage

1. Allez sur www.colib.io/fr-ca/planandpayments, ou cliquez sur l'icône Plan (poignée de main) de la barre du haut.
2. Dans l'onglet Plan, repérez la section Utilisation du stockage de fichiers : la barre indique le pourcentage utilisé, avec votre Utilisation actuelle et le Maximum inclus dans votre forfait, en gigaoctets (Go, affichés « GB »).

L'utilisation est mise à jour régulièrement : un fichier que vous venez d'ajouter ou de supprimer peut prendre un peu de temps à être pris en compte.

2Stockage inclus dans chaque forfait

3Prix du stockage supplémentaire

Si votre utilisation dépasse le stockage inclus dans votre forfait, des frais mensuels s'ajoutent à votre facture Colib. Ils dépendent de votre utilisation totale :

Les prix sont en dollars canadiens, taxes en sus. Les frais figurent sur votre facture mensuelle, dans l'onglet Facturation (www.colib.io/fr-ca/planandpayments?show=billing). Avec les forfaits Démarrage et Praticien(ne), cette grille est aussi affichée sous Tarifs du stockage de fichiers dans l'onglet Plan.

Bon à savoir : aucun blocage : vous pouvez continuer à ajouter des fichiers lorsque vous dépassez le stockage inclus dans votre forfait.

Ce qui est compté dans votre stockage

• les documents enregistrés dans les dossiers de vos clients;
• les copies PDF des formulaires remplis par vos clients;
• les copies PDF de vos factures et de vos reçus;
• les fichiers échangés avec vos clients dans la messagerie sécurisée.

Ce qui n'est pas compté : les renseignements saisis directement dans Colib (profils des clients, rendez-vous, notes rédigées dans l'éditeur, formulaires que vous créez, messages sans pièce jointe). Seuls les fichiers occupent du stockage.

Que représente 1 Go ?

1 Go équivaut à 1 000 Mo. Comme seuls les fichiers sont comptés, le nombre de rendez-vous ou de dossiers clients que vous pouvez conserver ne dépend pas de votre stockage : un rendez-vous ou une note rédigée n'en utilise pas. Ce qui remplit votre stockage, c'est la taille des fichiers eux-mêmes, qui varie beaucoup d'un fichier à l'autre : un document numérisé, une photo ou un long PDF prend bien plus de place qu'un court document texte.

Pour vous faire une idée selon votre clinique :

• regardez la taille d'un fichier typique avant de l'importer dans un dossier client (votre ordinateur l'indique dans les propriétés du fichier);
• consultez votre Utilisation actuelle dans l'onglet Plan après quelques semaines d'utilisation normale, et comparez-la au Maximum de votre forfait.

Bon à savoir : pour limiter votre utilisation, privilégiez les fichiers PDF aux photos de documents, et numérisez avec une résolution raisonnable.

Bon à savoir

• Libérer de l'espace — supprimer les documents dont vous n'avez plus besoin réduit votre utilisation. Avant toute suppression, assurez-vous de respecter la durée de conservation des dossiers qui s'applique à votre profession.
• Garder une copie — vous pouvez exporter les données de vos clients en tout temps : consultez Comment exporter les données de mes clients.
• Fonctionnement du paiement mensuel — consultez Comment fonctionne le paiement des forfaits Colib ?.

Vous avez encore une question ?

Écrivez-nous à support@colib.io, nous vous aiderons avec plaisir.